Samtala utan att bli korrupt

Många upphandlare är lite rädda för att prata med leverantörerna för de vet inte riktigt vad de får göra. Offentliga Affärer frågade Helena Sundén, Institutet mot mutor (IMM) och några upphandlare hur de ser på saken.
– Det är viktigt att kunna göra affärer och att kunna sköta sitt jobb. En förutsättning för att kunna göra ett bra jobb och nå det resultat som önskas är att parterna pratar med varandra. Däremot är det viktigt att veta var gränsen går för vad som är tillåtet i det gemensamma umgänget, säger Helena Sundén, generadirektör Institutet mot mutor, IMM.
Många efterlyser en bättre dialog mellan offentliga inköpare och leverantörer. Samtidigt finns en rädsla för att man gör någon olämpligt. Hur ser du generellt på denna problematik?
– Jag får då och då frågan från personer inom det offentliga som är oroliga för att ens prata med leverantörer från den privata sidan. Så ska det självklart inte vara. På varje arbetsplats behöver det finnas tydliga regler för vad som gäller och var gränsen går för vad som tillåtet både på den offentliga och privata sidan.
– Vi ser ett ökat intresse av att samverka och att inom olika sektorer både på den privata och offentliga sidan faktiskt föra en dialog om var gränsen för vad som tillåtet utifrån respektive verksamhets syn. Det vi vill är att alla anställda ska ha tryggheten i att göra rätt och då måste de som skriver regelverken ha klart för sig vad som är tillåtet och inte och hänga upp det på praktiska exempel som hela verksamheten förstår.
Frågorna som Offentliga Affärer ställde till upphandlare var följande.
1)Har ni en policy för dialog med leverantörer?
2)När anser ni att dialog är lämpligt respektive olämpligt?
3)Känner ni till Näringslivets kod – Regler för näringslivets förhållningssätt mot myndigheter – som anger hur företagen ska bete sig i sina kontakter med en offentlig förvaltning?
Jan Ekström, inköpschef, Kiruna, säger att man inte har någon särskilt policy för leverantörsdialogen. Han tycker att det förs alldeles för lite dialog med leverantörer.
– Dialog är direkt nödvändigt med antagna leverantörer under avtalstiden. Dialog kan också vara lämpligt som en del av nödvändiga omvärlds- och marknadsanalyser inför upphandlingar. Däremot är det olämpligt mad alltför vidlyftiga dialoger under själva upphandlingen, menar han.
Anna Sandklev, upphandlingsansvarig i Gnesta kommun säger att man har en upphandlingspolicy, men ingen enbart för dialog med leverantörerna. Hon anser att dialog är nödvändig kring allt rörande direktupphandling samt uppföljning av ingångna avtal.
– Däremot anser vi inte att det är tillämpligt är vid annonserad upphandling, innan tilldelningsbeslut.
I grova drag känner man även till näringslivets uppförandekod men har dessutom egna riktlinjer för hur man ska förhålla sig. – Dessutom är vår upphandlingsansvarige certifierad enligt SILF, säger Anna Sandklev.
I kommande pappersutgåva av OFFENTLIGA AFFÄRER utvecklar Helena Sundén ytterligare synpunkter kring detta och fler inköpare kommer till tals.