Upphandlingsexperten: ”Alla krav du ställer kostar en peng någonstans”

Många leverantörer finner upphandlingsprocessen utmanande — men det är sällan en picknick för upphandlande myndighet heller. I dagarna lanserade Almega en rapport om hur tjänsteföretag vill förbättra offentliga upphandlingar. Frågan är: Hur balanserar man som upphandlare mellan korrekt genomförande och onödigt krångel?

Många — såväl upphandlare som leverantörer — upplever upphandlingsproceduren som krånglig och tyngd av formalia. Måste det vara så här svårt?

— Det korta svaret är: Ja, tyvärr! Men jag måste understryka här att det beror en hel del på vilket förfarande man avser att nyttja. Upphandlingar över tröskelvärdet är direktivstyrda, och då behövs formalian kring LOU. I övrigt gäller det att tänka på vad som ska upphandlas och vilka krav vi faktiskt behöver ställa. Många upphandlingar blir mycket krångligare än de behöver vara, eftersom kravställningen inte är i proportion till det som upphandlas. Det leder till att många, framförallt mindre företag, inte når upp till de oproportionerligt höga kraven. Då måste de avstå från att lämna anbud, och det gynnar ju ingen, säger Roland Sjögren, upphandlingsexpert hos Visma.

Han lyfter ändå ett varningens finger för en alltför enkel kravspec:

— Då riskerar du att få 50-60 anbud som du måste utvärdera. Men det är nog minst lika vanligt med en alltför komplicerad kravställning, som gör att du inte får några svar alls. Då får man avbryta upphandlingen och börja om, och tänka till kring kraven.

Relevanta krav

Transparens och öppenhet är nyckelord i en lyckad upphandling. Vad frågar ni efter, och hur ska det utvärderas? Om detta är tydligt så blir processen definitivt smidigare. Som upphandlande instans måste man tänka på att kraven ska stå i relation till det som upphandlas, understryker Roland Sjögren.

— Ska du köpa in 10.000 blyertspennor så kanske du inte måste ställa krav på leverantörens it-säkerhet … Det ska finnas relevans mellan kraven och det som upphandlas.

Just kravställningen lyfts fram som ett problem i rapporten, där leverantörerna upplever omfattande och irrelevanta krav från upphandlarens sida. Varför blir det så här, tror du?

— Om det handlar om ”sällan-köp”, alltså när exempelvis en myndighet ska upphandla ekonomisystem för första gången på tio år, så beror det nog helt enkelt på okunskap: man vet inte vad man ska fråga efter. Och kanske finns det en viss oro, man vill inte missa någonting, och ställer hellre lite för höga krav än tvärtom. Följden blir, förutom att du riskerar att inte få några anbud, att de som inkommer är väldigt högt prissatta. För alla krav du ställer kostar en peng någonstans. Om en leverantör lever upp till alla krav — även de som inte är nödvändiga för er — så blir priset väldigt högt.

Gör en RFI!

Vad kan man som upphandlare göra istället? Man vill ju veta att kraven är relevanta och tillräckliga, så att leverantören faktiskt kan leverera.

— Först och främst: Gör en ordentlig behovsanalys! Vad behöver vi, hur har våra behov förändrats under de senaste åren? Utöver behovsanalys är det verkligen en god idé att göra en RFI (Request For Information), där du testar frågor och kravställningar på leverantörer på marknaden. ”Vad tycker ni att vi behöver, hur fungerar det idag, är detta rimligt?”. Som upphandlare ska man inte vara rädd för att prata med tänkbara leverantörer och skaffa sig en uppfattning, det gynnar alla parter i slutänden, säger Roland Sjögren.

Förfarandet är också av stor vikt. Ska man välja öppet eller förhandlat förfarande? Roland Sjögren konstaterar att öppet förfarande är enklare för båda parter — men att det sällan är rätt val ändå. När det gäller upphandlingar av produkter, exempelvis datorer, är öppet förfarande tillräckligt. Men vid upphandling av tjänster eller ett stort ekonomisystem bör man välja förhandlat förfarande.

— I de flesta fall kommer ni behöva och vilja ha en dialog med leverantörerna, låta dem ställa frågor, komplettera och kanske ställa motfrågor. Det är helt enkelt ett väldigt bra sätt att se till att ni i slutänden väljer rätt leverantör.

Lägre pris, sämre kvalitet — eller?

Enligt rapporten så anser många företag att prisfokus är för stort i upphandlingar, på bekostnad av kvalitet. Hur bör man som upphandlande instans resonera här?

— Det behöver inte alls vara så att ett lägre pris innebär sämre kvalitet. Gäller det upphandling av produkter ska de ju vara miljömärkta, certifierade, hålla en viss kvalitet och så vidare, och det vägs ju in i utvärderingen. Så jag tror det är en uppfattning som ligger kvar sedan gammalt, för jag ser att många upphandlare lägger mycket större vikt vid andra kriterier än pris. Säkert förekommer prisdumpning, och det behöver man som upphandlare vara vaksam på; om timpriset på en konsulttjänst är uppseendeväckande lågt så fattar man ju att det inte kommer gå ihop. Som upphandlare kan du sätta golv- och tak-priser: ”den här tjänsten får kosta minst så här, och max så här”. Då minskar man risken för prisdumpning. Utvärderingsmodellen är central här: Var tydlig från början med vad ni utvärderar på, så förenklar ni för leverantörerna och får fler vettiga anbud.

Fler goda råd hittar du i Vismas upphandlingsskola!

Almegas rapport: ”Så vill tjänsteföretagen förbättra offentliga upphandlingar”