Våga ta strategiska beslut om affärsstödet!

Offentlig sektor behöver få ut största möjliga nytta av it-investeringar för att skattepengarna ska användas på ett effektivt sätt. Det är också nödvändigt om Sverige ska nå målet att vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Idag premieras tyvärr ofta fel saker i upphandlingar och i många fall beror det på organisationens oro inför förändring.
Som leverantör deltar vi på Visma i ett stort antal upphandlingar och diskussioner kring införande av affärsstöd inom offentlig sektor. Där ledorden borde vara automation, ökad effektivitet och tillgång till information i realtid ser vi tyvärr alltför ofta att fel saker prioriteras. Många vågar inte ta de strategiska beslut som sätter en hög ambitionsnivå för hur affärsstödet, och därmed hela verksamheten, ska digitaliseras. Istället för att välkomna nya moderna standardiserade processer ställs krav på anpassningar till befintliga arbetssätt. En möjlig förklaring är att införande av ett modernt system ofta leder till en förändringsresa som påverkar alla roller inom ekonomifunktionen. Vi får då alltför ofta en situation där organisationens oro inför förändring bromsar digtaliseringsutvecklingen.
Idag har vi stora möjligheter att automatisera mycket av den tidskrävande administrationen kring exempelvis bokföring, attestering och fakturering. Moderna affärssystem sparar resurser, förbättrar datakvaliteten och ökar tillgången till data. Samtidigt förändras arbetet genom att kontroller införs tidigt i flödet och mer tid kan läggas på kvalificerat arbete såsom analys och prognoser. Många tror felaktigt att det här kommer att leda till förlorade arbetstillfällen, men det är en missuppfattning. Genom smarta moderna system och arbetsflöden kan medarbetarnas tid och kompetens istället fokuseras där den gör mest nytta och skapar mest värde för skattebetalarna istället för triviala och monotona administrativa uppgifter som nu kan automatiseras.
Ur ett digitaliseringsperspektiv finns många fördelar med en modern standardiserad och högt automatiserad ekonomiprocess. Men det kräver modet att utmana invanda arbetssätt. Vi vill uppmana alla ekonomidirektörer att våga lyfta ekonomiprocessen in i framtiden och föreslår följande checklista för upphandlingar som visar vägen in i framtiden:
● Våga fatta strategiska beslut för ökad automatisering och digitalisering. Det är en investering för verksamhetens framtid och en skyldighet gentemot skattebetalarna!
● Se över kravställan i anbudsförfarandet. Moderna affärssystems standardiserade ekonomiprocesser är byggda med optimalt fokus på automation, effektivitet och tillgång till information i realtid. Våga kopiera arbetssättet hos de som redan ligger långt fram och gör inte onödiga anpassningar.
● Förbered hela organisationen på förändring inför införande av nya system.
● Bemöt enskilda medarbetares oro och var tydlig med att kommunicera alla möjligheter för personlig utveckling som en fullt ut digitaliserad ekonomiprocess ger upphov till.
● Gör en plan för att utveckla medarbetarnas kompetens i god tid och rekrytera den som saknas.
● Var öppen för att lära av andra och att utmana invanda arbetssätt.

Sofia Gerstenfeld, VD för Visma Enterprise AB