Viktigt ge utrymme för anbudsgivarnas idéer

– Det är viktigt att utvärderingskriterier och bedömningsgrunder ger utrymme för anbudsgivarnas egna idéer, men ändå upprätthåller kravet på transparens och förutsebarhet.  Det säger mottagarna av priset för årets bästa upphandling 2013 – Handslaget, Christina Fagerström och Stefan Tengbom från Stockholms stad Serviceförvaltning.

Som vi rapporterade under Upphandlingsdagarna är vinnaren av Handslaget 2013 Stockholms stad, Serviceförvaltningen, ”för en upphandling i framkant vad gäller vård- och äldreomsorgsboenden”.

Juryns motivering löd:
”Vinnare har valts därför att man arbetat strategiskt med målet att erhålla bästa möjliga leverans i förhållande till kostnaden. Detta har man lyckats med genom att använda sig av nytänkande lösningar och inte minst ett väl genomfört utvärderingsarbete. Sammantaget har medborgarna erbjudits bättre vård och äldreomsorg för färre skattepengar. En upphandling i framkant värd att belönas med Handslaget för 2013 års bästa upphandling.”

Priset delades ut under festliga former på det anrika Hamburger Börs den 29 januari av förra årets vinnare Jan-Erik Olsson från Gävleborgs läns landsting. Mottog priset gjorde Christina Fagerström och Stefan Tengbom från Stockholms stad, Serviceförvaltningen.

Offentliga Affärer fick en intervju med mottagarna av priset.

Vill ni berätta litet hur ni tänkte och hur ni förberedde er inför den upphandling av vård- och äldreomsorgsboenden som gjorde att ni fick utmärkelsen Handslaget 2013?
Centralupphandling av driften av vård- och omsorgsboenden för äldre (VOB) i Stockholms stad har genomförts på liknande sätt fem gånger sedan 2008. Sammanlagt har driften av 46 VOB (cirka 3 300 platser) upphandlats. Upphandlingen som genomfördes 2013, och som vann Handslaget 2013, omfattade driften av tre VOB belägna i två olika stadsdelar i Stockholms stad.

I förberedelserna inför upphandlingen deltog äldreomsorgsexperter från de stadsdelar som har boenden som ingår i upphandlingen, även stadens äldreförvaltning representerades. Ett gemensamt förfrågningsunderlag för de tre boenden som ingick togs fram. Varje VOB utgjorde dock en specifik del och de särskilda förutsättningar som råder vid varje VOB beskrevs i särskilda bilagor. Utvärdering och tilldelningsbeslut fattades per VOB.

I framtagandet av utvärderingskriterier utgick gruppen från vilka prioriterade områden som Stockholms stads budget 2013 angav för äldreomsorgen, vilka förbättringsområden som den senaste brukarundersökningen pekat på och förbättringsområden som framkommit i det uppföljningsarbete som stadsdelarna gör av sin äldreomsorg.

Vilken utvärderingsmodell använde ni och varför?
Utvärderingen sker utifrån ”Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud till den av staden fastställda ersättningen”. Detta för att det inom Stockholms stad tillämpas samma ersättning för samtliga utförare, varför upphandlingen genomförs till fast pris. I kraven på tjänst anges bl.a. bemanningskrav vilka anbudsgivare minst ska uppfylla. (Dessa krav definieras av den stadsdelsnämnd inom vilket boendet är beläget.)

Anbudsutvärderingen görs utifrån kvalitetskriterier. Kriterierna utarbetas i nära samarbete med sakkunniga företrädare för stadsdelsförvaltningarna och stadens äldreförvaltning. Kriterierna är indelade i ett antal olika bedömningsgrunder och ska spegla fundamentala kvalitetsaspekter inom verksamheten och syfta till att utveckla verksamheten.

Anbudsgivaren ska göra beskrivningar och åtaganden utifrån dessa utvärderingskriterier/ bedömningsgrunder och utifrån förutsättningarna vid respektive VOB (t.ex. inriktning, lokaler, utvecklingsbehov etc.). För varje beskrivning efterfrågas hur anbudsgivarnas beskrivningar och åtaganden är till gagn för den enskilde brukaren.

Anbudsutvärdering görs av vilka mervärden som anbudsgivarens beskrivningar och åtaganden bedöms medföra utifrån förutsättningarna för respektive VOB.

Utvärderingen görs av sakkunniga inom äldreomsorg, huvudsakligen från de berörda stadsdelsförvaltningarna men också från stadens äldreförvaltning.

Samtliga anbud som gått vidare till utvärdering bedöms av en grupp om minst fyra personer. I upphandlingen som genomfördes 2013 fanns två bedömningsgrupper. Varje person läste och bedömde först varje anbud enskilt. Därefter samlades gruppen och gjorde en gemensam bedömning i konsensus av varje anbud. För att säkerställa bedömningarna gjordes sedan en gemensam bedömning i storgrupp, det vill säga båda grupperna träffades.  Även här gjordes bedömningen i konsensus. Bedömarna fick inte diskutera sina överväganden med någon annan innan gruppen träffades och någon diskussion mellan grupperna fick inte förekomma innan bedömningarna diskuterats i storgruppen.

Anbudsgivares beskrivningar/åtaganden ska vara tydliga och uppföljningsbara för att bedömas innebära mervärde. Med mervärde avses beskrivningar och åtaganden som går utöver ställda krav och utöver vad som anses vara god kvalitet inom äldreomsorg. De bedömda mervärdena ska stödjas av referenser och av den bemanningsplan som lämnats i anbudet. Det innebär bl.a. att de referenser som staden inhämtar (enligt mall som bifogas FFU) ska styrka bedömningsgruppens bedömningar av eventuella mervärden för att anbudet ska tilldelas viss poäng.

Vad anser ni själva var mest innovativt eller speciellt med er upphandling?
•    Att anbudsgivarna ges stora möjligheter att själva beskriva den verksamhet de vill bedriva och vad de vill och kan åstadkomma.
•    Att utvärderingsmodellen inbjuder till och stimulerar nya idéer och arbetssätt.
•    Att upphandlingen fokuserar på verksamhetens innehåll och kvalitet.

Vilket råd vill ni ge kollegor som står inför liknande upphandlingar?
Det är viktigt att utvärderingskriterier och bedömningsgrunder ger utrymme för anbudsgivarnas egna idéer, men ändå upprätthåller kravet på transparens och förutsebarhet.  Tänk på att utvärderingsmodellen är tidkrävande för både anbudsgivare och utvärderingsgrupper! Gör noggranna överväganden avseende referensernas inverkan på anbudets poängsättning!

Till sist: vad önskar ni er mest av allt just nu?
Det var den svåraste frågan att svara på! Vi vill tacka för priset och hälsa till alla upphandlarkollegor…  

Fakta Handslaget
Priset tillfaller den eller de som genomfört, alternativt medverkat till, en synnerligen god affär/upphandling inom offentlig förvaltning. Priset kan emellertid också gå till personer som genom engagemang och skicklighet arbetat med att utveckla upphandlingsfunktionen genom att, till exempel, kompetenssäkra organisationen – i samklang med Upphandlingsdagarnas syfte, att stimulera till nytänkande och bidra till en sund utveckling inom offentlig upphandling.

Bo Höglander