3 upphandlings-fällor (och hur du undviker dem)
Dags för upphandling? Se upp för de vanligaste misstagen.
Fel förfarande, gammalt underlag och många ska-krav. Tre ingredienser som bäddar för en dyr, tidskrävande upphandling med tveksamt resultat. Så hur ska man göra istället?
Öppet eller förhandlat förfarande?
I öppet förfarande är alla villkor är fasta: inga väsentliga förändringar kan göras. Det
innebär att leverantörerna måste ta höjd för alla risker, vilket gör att det blir dyrt, och risk för färre antal inkomna anbud.
— När vi inte vet förutsättningarna så vet vi heller inte hur vi ska prissätta vår lösning. Hur ser det ut med API:er, integrationer, resurser från beställarens sida, informations-säkerhetskrav, överlämning från befintlig leverantör med mera? Vi tvingas ta höjd för det mesta, och då blir priset också högt. Det tjänar ingen på, säger Roland Sjögren, upphandlingsexpert hos Visma.
Ibland avbryts en upphandling efter fråga-svar-perioden, om frågorna från leverantörerna visar att förutsättningarna är otydliga och kraven alltför rigida. Att avbryta och börja om blir ofta kostsamt för den upphandlande parten, som redan lagt ner mycket tid och resurser.
Förhandlat — rimligare pris
— Förhandlat förfarande är bättre för alla parter. För det första går leverantörerna igenom en kvalificeringsfas innan man träder in i fas 2, själva upphandlingen. Därmed vet man att alla som deltar i fas 2 verkligen är kvalificerade för uppdraget. För det andra är det möjligt att be leverantören förtydliga ett redan inlämnat anbud. Du kanske vill att ett inlämnat svar ska preciseras, eller så vill leverantören ha mer information om ett visst krav, säger Roland Sjögren.
Leverantören får även möjlighet att justera priset för att sedan lämna ett slutbud. På så vis kan båda parter känna sig tryggare med att prissättningen är rimlig för det som ska levereras. Men är det då aldrig läge att välja öppet förfarande?
— Jo, öppet förfarande lämpar sig i upphandlingar av enklare varor eller bulkköp, som 20 000 datorer. Det vill säga, sammanhang där priset väger tyngst och det inte finns så mycket att reda ut kring förutsättningar, kvalifikationer med mera, säger Roland Sjögren.
Det viktiga underlaget
Upphandlingsunderlaget listar ofta ett stort antal ska-krav. Vad bör man tänka på när man formulerar kraven?
— Kom ihåg att alla krav du ställer kostar pengar. Jag har sett upphandlingar med enbart ska-krav. Om det överhuvudtaget kommer in några anbud, så ligger de väldigt högt i pris eftersom leverantören ska kunna möta alla krav. Ett ska-krav kan kosta leverantören 1 miljon, vilket reflekteras i priset. Fundera på om några av ska-kraven kan ändras till bör-krav. Då kan ni ändå få en bra leverantör — till ett bättre pris, säger Roland Sjögren.
De obligatoriska minimi-kraven ska inte tummas på. Men det är enbart bör-kraven som utvärderas, så en leverantör som inte möter ska-kraven kommer inte finnas med i utvärderingen.
Finns det andra fällor att se upp för när det gäller underlaget?
— Det händer att upphandlande part kopierar samma underlag som de använde i sin förra upphandling för 10 år sedan. De tänker ”vi har varit nöjda, nu ska vi upphandla samma sak igen”. Men det blir tokigt, för mycket hinner hända med tjänsterna på 10 år. Så det blir ett uselt underlag som inte kommer resultera i den tjänst man behöver.
Roland Sjögren understryker att de riktigt dåliga underlagen blir allt ovanligare; nu väljer många att ta hjälp av upphandlingskonsulter, som ofta utgår ifrån en mall som sedan justeras efter aktuella behov.
— Då blir det oftast rätt. Och det sparar tid och pengar för båda sidor, att underlaget är vettigt från början.
Upphandling: De vanligaste misstagen
– Att välja öppet förfarande i upphandling av tjänster/system
– Ha med för många ska-krav
– Kopiera gammalt underlag utan att justera för din verksamhet
Visma PubliTech är specialiserat på kommuner och regioner.
Går du i upphandlings-tankar och vill räta ut några frågetecken?
Tanka kunskap på visma.se/upphandling/ !