Hårt arbete och ögonen på målet – så lyckades Skogsstyrelsen med sin e-handel

När internet kom, kom e-handeln. Vi kan buda på en soffa på Blocket, köpa en elvisp hos Clas Ohlsson eller handla en kavaj hos Zalando, allt via internet. Men i den offentliga sektorn ser det annorlunda ut, än så länge. Sedan 2008 har staten arbetat för att införa e-handel, första steget var e-faktura och nu är det dags för e-beställningar.

Några som arbetar intensivt med e-beställningar är Skogsstyrelsen, en myndighet med knappt 1 000 anställda, spridda över ett hundratal orter i landet.

– Vår upphandlingsresa började redan 2006, då gick vi från att vara elva olika skogsvårdsstyrelser till att bli en enda myndighet. Vi skulle lära oss att trampa i takt, också vad gäller upphandling. Vi gick till exempel från elva olika tröskelvärden till ett, säger Charlotta Strengberg, upphandlingsansvarig på Skogsstyrelsen.

Hon tror att sammanslagningen av myndigheten var en fördel för arbetet med e-beställningar, eftersom att det innebar att de redan tidigt började se över sina upphandlingsregler- och rutiner.

Stor hjälp från oberoende konsult
Skogsstyrelsen har avropat sitt e-handelssystem från Ekonomistyrningsverkets ramavtal, det blev Visma Proceedo, som var billigast. Skogsstyrelsen har också använt ESV:s ramavtal för oberoende konsulter.

– Den leverantörsoberoende konsulten var ett lyckokast. Det är bra att ha med en person som står utanför och inte är involverad, en person som kan hålla ihop det hela – se till att mötena blir av och att deadlinen hålls, säger Charlotta Strengberg.

På Skogsstyrelsen har man varit ambitiösa i e-handelsprojektet och lagt ner mycket tid på att få in så många avtal som möjligt i systemet.

– Ett av våra beslut när vi började var att allt ska gå att köpa genom e-beställningssystemet, för att det ska vara attraktivt att gå in och titta. Man måste ju hitta något – inte bara pennor och suddgummi. Så vi gav oss den på att det mesta skulle ligga där.

Har beställare
Alla medarbetare kan beställa kurslitteratur, en mobiltelefon och arbetskläder i systemet. Vill de ha något annat får de gå till sin beställare och be om hjälp. Det finns 60 beställare utplacerade över hela myndigheten, de är alla vana användare av systemet.

– Vi ville inte ha sällananvändare, som bara går in vartannat år eller varannan månad – det kan räcka för att vi bytt ut avtal. Vi ville ha frekventa beställare som blev snabba och duktiga på det de gör. Det blir en avlastning för oss att ha beställarna, samtidigt som vi stöttar dem mycket eftersom det är jobbigt för dem att säga nej till kompisen i rummet bredvid.

Att ha beställare betyder också att Charlotta Strengberg och hennes kollegor numera inte behöver informera hela myndigheten när ett avtal har ändrats, det räcker att prata med beställarna.

Dessutom har myndigheten tre inköpssamordnare, en i varje region. De gör komplicerade avrop med förnyad konkurrensutsättning och stöttar vid direktupphandlingar.

På Skogsstyrelsen har de också inrättat en egen kundtjänst. Dit kan medarbetarna höra av sig för att till exempel få nya inloggningsuppgifter och bli lotsade i avtalskatalogen. Det har tagit ungefär ett år för kundtjänsten att lära sig systemet och avtalen.

Flera vinster
Innan man sjösatte projektet räknade man på vilka vinster e-handeln skulle resultera i. Man räknade med att de cirka 900 medarbetarna ägnade 20 minuter om året på att leta efter rätt varor, det är 300 timmar.

– Och ändå var vi inte i närheten av den verkliga tidsåtgången, konstaterar Charlotta Strengberg. Förutom att vi sparar tid, följer avtal, lagen och gör rätt så blir det också en vinst att personer gör det de är bra på – och det är inte att leta rätt avtalsleverantör.

Projektet hade en budget på 6,3 miljoner kronor, för förberedelser inför upphandlingen, själva upphandlingen och införandefasen. Utfallet för upphandlingsdelarna blev 1,8 miljoner och för införandefasen 3,2 miljoner kronor. Sammanlagt gick man alltså 1,3 miljoner under budget.

Över tvåhundra anslutna leverantörer
Skogsstyrelsen hade högt ställda mål i sitt e-handelsprojekt. De ville ha fem helintegrerade leverantörer, två hämtköpsleverantörer, tio prislisteleverantörer och sex statliga ramavtalsleverantörer i systemet. Drygt ett år senare har alla mål nåtts – med råge. Myndigheten har sex helintegrerade leverantörer, cirka 180 hämtköpsleverantörer, 25-30 prislisteleverantörer och sex statliga ramavtal i sitt system.

Att de fått in så många avtal i systemet har också lett till resultat.
– Sist vi mätte vår avtalstrohet så hade vi över 90 procent i avtalstrohet. När man mäter avtalstrohet så mäter man det på ramavtalen. Vi har ramavtal på 60 procent av det vi köper, 40 procent är direktupphandlingar, enstaka beställningar och även otillåtna direktupphandlingar. Vi vill nå ända fram, vi vill ha 80 procent av verksamheten täckt av upphandlade ramavtal som är beställningsbara via e-handelssystemet, så det får vi jobba på.

Charlotta Strengbergs bästa tips till myndigheter som arbetar med att införa e beställningar är att räkna med att det tar tid, mycket längre tid än vad man tror. Hon vill också uppmana myndigheterna att ta hjälp av ESV.

– Var med på ESV:s träffar, jag var med på nästan alla – ibland som talare ibland som åhörare. Där lärde jag mig mycket och kunde få stöd. Man behöver inte uppfinna hjulet själv, det är nästan alltid någon annan som tänkt i frågan.

Källa: Ekonomistyrningsverket