E-förvaltning – går det att knäcka koden?

Vad är det som driver etableringen av e-förvaltning? Är det invånarna, politiken, verksamheten eller kanske tekniken? Vad är det egentliga behovet och är det samma sak som vår förväntan? Hur balanserar vi införande av nya e-tjänster med intern verksamhetsutveckling? Går utvecklingen tillräckligt snabbt? Vad styr och går det att påverka? Hållbarhet, är det viktigt? Vad händer annars och sinkar det utvecklingstakten? Och hur är det egentligen med det där ”e:et”?
Frågorna hopar sig och blir stundtals nästan existentiella. Om vi istället byter perspektiv och försöker hitta vår egen väg till svaren genom att ställa oss frågorna: Var befinner sig min organisation? Vilken strategi passar oss? Hur ska vi prioritera? Vad fungerar i praktiken? Vad utmärker de som har lyckats riktigt bra och kan vi lära oss något av dem?
Jag har arbetat både statligt och kommunalt med frågor runt e-förvaltning. Jag trodde inledningsvis inte att verksamheterna stod inför samma utmaningar, vilket de faktiskt gör. Behovet av att förenkla och effektivisera kommunikation är gemensamt. Det handlar om att definiera livssituationer och behov för att möta dem på bästa sätt. Men också om att aktivt arbeta med verksamhetsutveckling.
Att kommunicera digitalt är idag en självklarhet
Jag menar att samhällsutvecklingen driver etableringen av e-förvaltning. Vårt sätt att kommunicera är idag lika självklart digitalt som det gissningsvis under senmedeltiden i Europa blev via papper. Dock har vi alla unika förutsättningar utifrån organisationens mognad och mottagarnas behov. Det är viktigt att veta åt vilket håll verksamheten ska för att kunna optimera organisationen och upphandla den bästa tekniken. Det handlar om att kunna prioritera utvecklingen utifrån definierade förutsättningar.
Våra förväntningar på digitala lösningar är höga och jag tror att vi därför skapar behoven. Rätt eller fel, får vara osagt. Det är en självklarhet att kontakt med myndigheter ska ske smidigt, men vad det innebär är personligt. En målgrupp förväntar sig en digital kanal med förifylld information. Nästa målgrupp förväntar sig papper och ett fysiskt möte. Det viktiga är att identifiera förväntningarna, definiera behov och slutligen prioritera. Oavsett om behovet är digitalt, analogt eller fysiskt.
Frågan om balans och vad som är framgångsrikt är intressant. Att påstå att en verksamhet är framgångsrik inom ett område som till stor grad definieras av skilda förutsättningar är märkligt. För att kunna mäta framgång behövs en gemensam definition, som inte finns. För vissa är framgång att publicera många enkla e-tjänster för medborgarna utan koppling till intern effektivitet. För andra är framgång att arbeta målmedvetet med den interna organisationen och verksamhetsintegrationer för optimal nytta med varje publicerad e-tjänst. Vem avgör vad som är mest framgångsrikt?
Jag hävdar att de inte ens kan jämföras då det är olika mål och angreppssätt. Det är en balansgång när vi kommer till frågan om vi prioriterar service mot medborgarna eller intern effektivitet. I den bästa av världar, både och. Men för att uppnå det behöver ledningen jobba med organisationen, arbetsprocesserna, medarbetarnas kompetens och verktyg som nyttokalkylering och självskattning.
Vad är tillräckligt snabbt?
Att arbeta med intern effektivisering innebär med all säkerhet att utvecklingen inte anses gå tillräckligt snabbt. Men vad är tillräckligt snabbt? Förhoppningsvis det resultat som ger både ger mervärde och är hållbart. Då skattepengar finansierar utvecklingen bör både genomtänkta lösningar och resurseffektivt arbete vara en prioritering.
Frågan om vad som är långsiktigt hållbart dyker osökt upp. En utvecklingsstrategi som är både långsiktig och hållbar gör att verksamheten inte tappar fart eller behöva starta om. En fråga att ställa sig är om verksamheten har den kompetens som behövs. Att våga ta in hjälp är inte en svaghet utan en styrka. Tar man hjälp ska leveransen ge en ökad egen förmåga att nå slutmålet genom praktisk kunskap och anpassade verktyg. Det är er organisation som ska växa med frågan, inte frågan som ska växa ifrån er.
E – en självklar och självständig definition
Sen har vi det där ”e:et”, en fantastisk bokstav. Från att ha varit en anonym del av alfabetet är det nu en självklar och självständig definition av något digitalt. Oavsett åsikt om e:et så finns det där och alla vet vad det står för. Utmaningen är att åter igen placera in e:et i alfabetet och göra de digitala frågorna till en naturlig del av helheten i organisationen i stället för att särskilja dem. Oavsett är ”e” för mig en definition av ett spännande arbetsområde med både möjligheter och utmaningar.
Vad tror jag då om koden? Jag tänker mig att koden är kopplad till en algoritm, som i sin tur är den egna organisationens resa. Kan koden knäckas? Javisst, bara ni förstår att ni själv äger utformningen i egenskap av hur ni arbetar med er verksamhetsutveckling. Jämför er inte med andra, arbeta utifrån era unika förutsättningar, definiera era mål och på så sätt er framgång. Då hittar ni lösningarna som till slut knäcker just er kod.
Henrietta Hurtig