Nya krav på dataskydd och arkiv

I takt med digitaliseringens framfart har mängden lagrad och arkiverad information ökat dramatiskt. Dessutom kommer en ny dataskyddsförordning den 25 maj 2018.

Den nya EU-förordningen om dataskydd ska ersätta den svenska personuppgiftslagen, PUL. Förordningen kallas på svenska ”allmän dataskyddsförordning” och antogs i april 2016 av Europaparlamentet och EU:s ministerråd.
När organisationer i allt högre utsträckning övergår från manuella pappersrutiner till automatiserade digitala processer, ökar behovet av att spara och hämta digitalt material exponentiellt. Arkiverad information används även i allt högre grad som en del i företagens digitaliserade kundservice. Men överflödet av information gör ofta systemen långsamma och ineffektiva, vilket bromsar verksamheten och orsakar ökade kostnader.
Forskning från organisationen AIIM (Association for Information and Image Management) visar att 70 procent av företagens arkiverade data är ”skräp” utan affärsmässigt värde. Metoden att ”spara allt för all framtid” fungerar inte längre.
Kurser arrangeras
Datainspektionen arrangerar under hösten kurser kring den nya förordningen på flera platser i landet. Höstens kurser är nästan fulltecknade. Datainspektionen kommer att lägga ut kurserna för våren 2017 i december.
Ett företag som vill bistå offentliga aktörer med att hantera det ökade behovet av lagring, hämtning och borttagning av data, samt hjälpa företag att följa den nya dataskyddsförordningen inom EU är IT-jätten Tieto. Företaget lanserar därför en ny, molnbaserad arkiveringslösning för sina kunder i Norden. Den har fått namnet Tieto Archiving as a Service (AaaS).
Det är en molnbaserad lösning för lagring, visning, delning och hantering av all statisk affärsinformation på ett effektivt sätt, i enlighet med gällande lagar och regler. Lösningen gör att företagen kan kombinera alla sina arkiveringsbehov i en enda säker och centralt administrerad tjänst som förenklar arbetet med att extrahera och analysera relevant data och omvandla det till information som ger affärsvärde. Samtidigt kan onödig data sorteras bort snabbt.
– Digitaliseringen har en oerhört stark inverkan på arkiveringens roll. Företagen behöver övergå till ett företagsarkiv som kan samla in stora volymer och olika typer av information från olika källor, och som möjliggör snabb åtkomst till datan från valfri enhet, oberoende av tid och plats. För att inte tala om behoven för dataanalys och regelefterlevnad, säger Doreen Rothe, chef för informationshanteringslösningar (Enterprise Content Management) på Tieto. Den nya arkiveringslösningen är tillgänglig för kunder i Finland, Sverige, Norge och Danmark.

Fotnot: Förordningens fullständiga namn är Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), EUT L 119, 4.5.2016, s. 1.
Källor: Datainspektionen och Tieto.