Sex steg som gör molnresan enklare för myndigheter

Regionala och lokala myndigheter har mycket att vinna på att omfamna ny innovation – de får nya sätt att både interagera med, och engagera, oss. Men pressen att kunna ta sig an den här förnyelseprocessen trots begränsade resurser kan vara betungande på flera plan. Mycket av den statliga verksamheten gynnas därför av att flytta till molnet för att enkelt leverera tjänster som möter medborgarnas behov.
Alla molnresor ser olika ut, men samtliga bär med sig otaliga fördelar; från ökad effektivitet och kostnadsbesparingar, till utveckling av nya innovativa tjänster – så länge man anpassar strategin därtill. Vill myndigheterna påbörja sin resa på rätt sätt finns det vissa grundläggande steg och frågor som alla bör ställa sig innan de kastar loss:
 
1. Skapa rätt utgångsläge
Se till att planerna för IT-avdelningen ligger i linje med organisationens strategi. Utan att förstå organisationens kärnkompetens är det näst intill omöjligt att identifiera de områden som vinner mest på molnet. Finns det gamla program med högre krav på skalbarhet, tillförlitlighet eller säkerhet än vad som kan åstadkommas i den aktuella miljön? Vilka är hårdvaru-, bandbredds- och kapacitetsbehoven? Kommer organisationen att vara redo för att skala upp och ner när systemet väl implementerats? Och hur kan molnet främja såväl de organisatoriska målen som målen för IT?
 
2. Välj en sak att prioritera först
Det är lätt att ta sig vatten över huvudet om man börjar med för många projekt på samma gång. Identifiera därför de absolut mest kritiska behoven först och försök hitta en övergripande lösning för att möta dem. Genom att börja med något som personalen kommer att få direkt nytta av från start blir det lättare att få med sig alla på tåget redan från start. Till exempel kan det vara ett molnsamarbetsverktyg för att göra det enklare att dela filer eller arbeta på distans.
 
3. Testa projektet tidigt
När vi utvecklar nya medborgartjänster finns det ofta en önskan att möta alla medborgares behov med ett enda projekt, samtidigt som begränsade resurser gör utmaningen än större. Med en flexibel molnmiljö är det möjligt att fokusera på en enda fråga i taget, utveckla ett program som behandlar detta behov, för att sedan kunna upprepa processen. För att undvika problem på sikt behöver man definiera omfattningen i ett tidigt skede, genom att se till att rätt personer är inblandade från start. Det är också bra att så snart som möjligt få reda på om det finns delmoment och delprocesser som är för stora att hantera inom ramarna för projektet.
 
4. Ta fram ett “proof of concept”
När möjligheterna i molnet har utvärderats bör nästa steg vara att skapa ett ”proof of concept” för att visa att molnprojektet i fråga är ekonomiskt lönsamt. Det bör validera projektets omfattning och belysa de eventuella problemområden som kan uppstå under utvecklingen. Men framförallt handlar det om att testa och demonstrera framstegen tidigt för att avgöra om tjänsten uppfyller de mest centrala kraven och ger en bra användarupplevelse. Genom att göra detta kan organisationer inom den offentliga sektorn vara säkra på att de skapar en reell avkastning på sin investering redan från början.
 
5. Vänta inte för länge med att släppa tjänsten
Om en molntjänst eller ett molnprojekt släpps för tidigt kan det vara ofärdigt och sakna nödvändiga funktioner och således inte ge en bra användarupplevelse. Men om alla detaljer i en tjänst eller ett projekt istället spikats från början, utan att ha testats på användarna, är risken stor att man slösat bort viktig tid på att tänka fram funktioner och lösningar som inte är lämpliga. Lösningen är att börja med att släppa en version som innehåller ett absolut minimum av funktioner för att ändå vara användbar och sedan justera i takt med att man får kommentarer och förslag från användarna. Det är det fina med molnbaserade tjänster; att ett antal versioner av en och samma tjänst kan existera på samma gång, vilket gör det enkelt att göra ändringar och testa dem utan att ta tjänsten ur drift. Det gör utgivningscykeln mer produktiv och minimerar risken att utvecklare arbetar på funktioner som slutanvändarna inte vill ha.
 
6. Kom ihåg: crowdsourcing är inte bara till för startups
Att ta vara på kunders gensvar för att förbättra en tjänst eller produkt är inte ett nytt koncept, men få vet lika bra hur man involverar allmänheten redan i en utvecklingsfas som startups. I den moderna kundorienterade världen har crowdsourcing blivit ett viktigt verktyg för att finna lösningar på flera affärsproblem. Att lyssna till den kollektiva kunskap som finns hos användarna kan hjälpa hela konstruktions- och utvecklingsfasen. Det här är extra viktigt på ett lokalt plan, och en viktig resurs att ta vara på för att dra nytta av molnet i tjänster som kan anpassas efter allmänheten och förändras i just den takt som invånarna kräver.
 
Max Peterson, General Manager, Amazon Web Services, Global Public Sector