Brister i offentlig datahantering

En ny stor undersökning tydliggör brister gällande datahantering i svensk offentlig sektor.
– När ledningen i en organisation motsätter sig förändring är det kontraproduktivt och åstadkommer mer skada än hjälp, menar Alexander Drevstad, försäljningschef för offentlig sektor på Unit4 i Norden.

Alexander Drevstad.

Det är just Unit4, global leverantör av affärssystem i molnet för organisationer med fokus på människor, som helt nyligen presenterat undersökningen Unit4:s State of the Digital Nation for Public Sector 2023. Den beskriver digitalisering inom den offentliga sektorn i Sverige, Storbritannien, Kanada och Nederländerna. Undersökningen bygger på intervjuer med 300 beslutsfattare, varav 75 från Sverige, inom både central och lokal offentlig förvaltning, samt inom andra myndigheter.

OFFENTLIGA AFFÄRER ställde några frågor till Alexander Drevstad med anledning av de utmanande resultaten i undersökningen. Se frågorna och svaren längre ner i texten.

Undersökningen visar framför allt på stora brister för datahantering i svensk offentlig sektor, jämfört med övriga länder:

● 49 procent av de svenska deltagarna anger att data matas in manuellt från pappersunderlag. Medeltal för samtliga länder är 36 procent.

● 59 procent av de svenska deltagarna anger att data exporteras manuellt mellan system. Medeltal för samtliga länder är 42 procent.

● 12 procent av de svenska deltagarna anger att data är kompatibla mellan vissa system. Medeltal för samtliga länder är 35 procent.

● Endast 8 procent av de svenska deltagarna anger att data är kompatibla mellan alla system. Medeltal för samtliga länder är 9 procent. Här ligger Sverige alltså inte märkbart sämre till än de andra länderna. Men andelen är låg.

– Man kan tro att den här lägesbilden innebär en stor vilja inom svensk offentlig sektor att investera i lösningar för datahantering. Men så verkar det inte vara. Undersökningen visar att de svenska deltagarna känner klart mindre behov av sådana investeringar, än deltagarna från de andra länderna, säger Alexander Drevstad, försäljningschef för offentlig sektor på Unit4 i Norden.

17 procent av de svenska deltagarna känner ett behov av genomgripande förbättringar av datahantering. Det kan jämföras med 41 procent av deltagarna från Kanada, 35 procent för Storbritannien och 21 procent för Nederländerna.

24 procent av de svenska deltagarna känner ett behov av stora förbättringar av datahantering. Det kan jämföras med 41 procent av deltagarna från Nederländerna, 39 procent för Storbritannien och 32 procent för Kanada.

– Det är något förvånande att en så stor del data fortfarande matas in manuellt i svensk offentlig sektor, och att de svenska respondenterna inte ser större behov av investeringar för datahantering. Att inte investera i bättre digital hantering av data kan eventuellt göra gott för den offentliga ekonomin på kort sikt, men på lite längre sikt kan det bli direkt kontraproduktivt och i värsta fall bli ett hinder, säger Alexander Drevstad.

En möjlig förklaring till motviljan mot satsningar på datahantering finns kanske i att 46 procent av deltagarna från Sverige anger att ledningen motsätter sig förändringar. Medeltal för samtliga länder är 34 procent (Storbritannien 39 procent, Nederländerna 17 procent och Kanada 33 procent).

Bland andra intressanta rön märks att den genomsnittliga tiden för att genomföra program för digitalisering i Sverige är 2,5 år. Det är längre tid än för övriga länder i undersökningen. Frågan är om det beror på att vi är långsamma eller mer ambitiösa i Sverige.

Den vanligaste åtgärden för att sänka kostnader inom svensk offentlig förvaltning är att satsa på billigare lösningar som ökar effektiviteten i arbetet genom att underlätta samarbete. Det anger 36 procent av de svenska respondenterna.

20 procent av de svenska deltagarna anger att man sänker kostnader genom att sänka standarden för service till medborgarna. Det är lägst andel bland de deltagande länderna. För Storbritanniens del är andelen hela 37 procent.

Sverige sticker ut negativt vad gäller att sänka kostnader genom att satsa på molntjänster, vilket bara 17 procent gör. Det kan jämföras med 35 procent för Nederländerna.

OFFENTLIGA AFFÄRER ställde några frågor till Alexander Drevstad med anledning av de utmanande resultaten i undersökningen.

Vad tror du är anledningen till att Sverige halkar efter i hantering av data i offentlig sektor? Ambitionerna har ju varit så höga.

– En svensk kommun har ofta ett bredare åtagande jämfört med offentlig sektor i andra länder, vilket kan förklara varför ändrade prioriteringar och fokus – speciellt i spåren av pandemi och krig – påverkar digitaliseringsarbetet. Debatten och osäkerheten kring lagstiftning som Screms kan också ha inflytande, men det är även så att digitalisering kan vara initialt resurskrävande vilket kan påverka beslutsfattandet.

Vad krävs för att Sverige ska komma på banan igen och förhoppningsvis hinna i kapp jämförbara länder som nu drar ifrån?

– Det är viktigt att inte bara vänta eller spara sig igenom digitalisering, utan att aktivt investera i moderna plattformar och tekniker. Organisationer i Sverige bör även jobba med utmaningen där ledningen motsätter sig förändring, vilket är kontraproduktivt och kommer till mer skada än hjälp.

– Att Sverige ligger lågt vad gäller molntjänster är inte oväntat. Det finns fortfarande en osäkerhet kring vad som gäller med lagstiftningen. Molntjänster är dock en viktig del av digitaliseringen och vi har molntjänster anpassade för den offentliga sektorn så det behöver inte vara ett hinder, avslutar Alexander Drevstad.

Läs mer on Unit4 här: