Därför ska du välja förhandlat förfarande

Öppna förfaranden kanske verkar enkla, men leder ofta till sämre och dyrare lösningar med gammal teknik. Roland Sjögren, anbudsansvarig på Publitech, menar att offentliga verksamheter alltid bör välja förhandlat förfarande när de upphandlar mer tekniskt avancerade system.

Roland Sjögren, anbudsansvarig Publitech.

När det kommer till offentliga upphandlingar står beslutsfattare inför valet: öppet eller förhandlat förfarande. Skillnaden mellan öppet och förhandlat förfarande är att i öppet förfarande är alla villkor strikta. Det innebär att som upphandlande organisation får man inte föra en dialog med leverantören, mer än i skriftlig form.

Även om de flesta kommuner och regioner väljer förhandlat förfarande när det gäller system inom lön, HR och ekonomi, ser vi tyvärr fortfarande alltför många exempel på upphandlingar med öppet förfarande. För bättre och mer kostnadseffektiva upphandlingar – välj förhandlat. Här är tre anledningar till varför:

1. Du får det du efterfrågar

Du får i princip exakt det du efterfrågar. Att kunna prata om resurser och införande efter rätt premisser minimerar risker och missförstånd. Det blir en mycket mer träffsäker lösning, vilket är särskilt viktigt när det handlar om långa kontrakt och samhällskritiska system.

2. Du får ett bättre pris

Öppna förfaranden innebär att alla villkor måste följas strikt och all kommunikation sker skriftligt. Som leverantör måste vi ta höjd för osäkerheter, vilket driver upp priset – det blir helt enkelt dyrt och ineffektivt. Något som leder till att vi som systemleverantör oftast inte svarar på anbud med öppet förfarande.

3. Du får den senaste tekniken

Ja, förhandlade förfaranden kan ta lite längre tid i början, men fördelen är att du får en skräddarsydd, och framförallt aktuell, lösning. Upphandling av it-system är komplext, även om det är standardleverans och kunden har haft ett system tidigare. Mycket har hänt sedan man upphandlade systemet förra gången. Det har skett en teknisk utveckling med SaaS-drift, samt även containermodeller. Genom att välja förhandlat förfarande slipper vi missförstånd och gissningar.

Vi har potentialen att skapa en effektivare och mer flexibel upphandlingskultur som gynnar både våra verksamheter och medborgarna. Valet är enkelt; för att säkerställa bästa möjliga affärsnytta för både verksamheter och skattebetalare, använd förhandlat förfarande.

Roland Sjögren, anbudsansvarig Publitech