Vad kan vi göra åt nollbuden?

Under hösten har ett flertal upphandlingar av konsulttjänster uppmärksammats eftersom anbuden i vissa delar varit anmärkningsvärt låga.

Bud från noll till trettio kronor i timmen har förekommit i ett antal konsultupphandlingar under hösten, allt enligt principen att det man förlorar på gungorna tar man igen på karusellerna. Det viktiga är att vinna upphandlingen.

Först ut var Försäkringskassans upphandling av IT-konsulter. Ett avtal värt drygt 600 miljoner kronor. CapGemini vann upphandlingen och i anbudet fanns vissa tjänster offererade för en krona i timmen.
I Göteborgs stads konsultupphandling, värd cirka 400 miljoner kronor, lämnade leverantören KnowIT ett anbud med ovanligt låg timpenning för IT-konsulter, 320 kronor i timmen brukar en IT-arkitekt vanligtvis inte kosta.

Även Stockholms stad har under hösten genomfört en upphandling av IT-konsulter och där vann Netlight med sitt anbud som inkluderade vissa tjänster helt gratis. Den senaste upphandlingen av IT-konsulttjänster till Stockholms stad ligger nu för prövning hos förvaltningsrätten.

Väcker frustration
Det här är en utveckling som väcker frustration inte bara hos upphandlare utan även hos leverantörer.
− Som man frågar får man svar, menar David Ahlén från IT-leverantören Pulsen. Det sker ett alltmer taktiskt förhållningssätt till förfrågningsunderlagen och leverantörerna överträffar varandra i smarta anbud.
Vissa kompetenser i anbudet offereras till extremt låga priser medan andra, i samma anbud, kostar betydligt mer. Det man vill uppnå är ett lågt snittpris, men myndigheten kan inte räkna med att det är den billigaste konsulten som fått avtal.

− Det har varit för mycket fokus på pris i konsultupphandlingarna. Det är tveksamt om det leder till lägre konsultkostnader för myndigheterna, säger Fredrik Samson på Ida Infront.
Istället kan leverantören i efterhand hävda att de billiga konsulterna inte duger för en viss efterfrågad uppgift, eller att de inte har några lediga konsulter i den lägre priskategorin.
− Det är ett problem att anbudsutvärderingen måste vara så formell och fyrkantig, det ger för mycket fokus på pris på bekostnad av verksamhet.

En annan lösning
Även IBM är inne på samma spår och Lars Wiigh på IBM har en lösning på problemet.

− Min rekommendation till upphandlare är att göra funktionsupphandlingar. Om man upphandlar IT-tjänster på timme är det lätt att jämföra och man upplever att det blir billigt, men det är inte säkert att resultatet blir bra. Bättre då att upphandla på en högre nivå. Det går att ställa krav, men ställ krav på resultat, säger Lars Wiigh på IBM.

David Ahlén på Pulsen har vissa invändningar.
− Visst funktionsupphandlingar är bra, men bara för vissa tillfällen. Det är svårt att skriva funktionsupphandlingar och det krävs hög kompetens, säger David Ahlén.

− Olika företag vill sälja på olika sätt. De offentliga upphandlingarna ger inget utrymme för leverantörerna att erbjuda sin speciella kompetens. Vi vill leverera projekt, men 95 procent av alla upphandlingar fokuserar på timpriser. Det är svårt att få in affärsförtroendet i offentliga upphandlingar. Det saknas, menar David Ahlén.

De är alla eniga om att det behövs en förändring av hur myndigheter upphandlar, man siktar ofta fel. Dessutom är det dyrt.

− LOU är naturligtvis viktigt och bra för att förhindra felaktigheter, men det kostar mer än det smakar. Vi hade kunnat offerera lägre priser än idag. Vi lägger miljonbelopp varje år bara på att besvara upphandlingar och jag kan tänka mig att kostnaden hos den offentliga sektorn är ännu större, säger David Ahlén.

Ta hjälp av Kammarkollegiet

− Strategisk prissättning är ett problem och det är inte alldeles enkelt att hantera, säger Sofia Mårtensson på Kammarkollegiets upphandlingsstöd. Framförallt är det ett problem vid ramavtal, om den vinnande leverantören kan välja att tacka nej vid avrop på de tjänster som leverantören har lämnat låga priser på. Då går frågan vidare till nästa leverantör i rangordningen. Detsamma gäller vid ramavtal med förnyad konkurrensutsättning, om en leverantör kan välja att enbart lämna anbud på de tjänster som leverantören har prissatt högt och att avstå från att lämna anbud på de tjänster som leverantören har satt ett mycket lågt pris på.

Sofia Mårtensson konstaterar att prissättningen ofta är strategisk, men hon är noga med att påpeka att problemet inte enbart kan skyllas på leverantörerna.

− Som upphandlare bör man vara medveten om problemet och testa, simulera, utvärderingsmodellen för att säkerställa att man uppnår det resultat som man avsett.

Kammarkollegiets upphandlingsstöd kommer före årsskiftet att publicera en vägledning om anbudsutvärdering och vad man bör tänka på inför valet av tilldelningskriterier och utvärderingsmodell.

− I vägledningen skriver vi bland annat om att det är viktigt att förväntad upphandlingsvolym får genomslag vid utvärderingen, säger Sofia Mårtensson.

Om det gynnar leverantörerna offererar de låga priser på de tjänster som inte kommer att avropas i någon större omfattning.

− Därför är det viktigt att upphandlare tar hänsyn till förväntad volym i sin utvärderingsmodell, så att denna prissättning får en proportionerlig viktning i utvärderingen. Ett lågt pris på en ofta förekommande tjänst ska ge större genomslag vid utvärderingen än ett lågt pris på en sällan förekommande tjänst, säger Sofia Mårtensson.