Kartläggning för e-upphandling
Kammarkollegiets kartläggning erbjuder en övergripande bild av vilka leverantörer och system som finns på marknaden för elektronisk upphandling. Ulla Karin Josefsson har gjort utredningen.
Som en del i arbetet med att främja utvecklingen av elektronisk upphandling har Kammarkollegiets upphandlingsstöd genomfört en kartläggning av marknaden för elektroniska upphandlingssystem och kommersiella annonsdatabaser.
Detta för att få en övergripande bild av vilka systemleverantörer och system som finns på marknaden och vilka delar av upphandlingsprocessen systemen stödjer.
En bild av verkligheten
Kartläggningen har genomförts via en enkätundersökning och uppföljande samtal med 13 systemleverantörer av upphandlingssystem. Resultatet ger en översiktlig nulägesanalys över hur marknaden ser ut idag. Marknaden för upphandlingssystem är mycket dynamisk både vad gäller utveckling av systemen samt ägandeförhållanden och samarbeten mellan olika aktörer.
– Rapporten ger ingen detaljerad beskrivning av de berörda företagens upphandlingssystem och dess funktioner men kan ge vägledning och stöd till upphandlande myndigheter som står i begrepp att anskaffa upphandlingssystem, säger Ulla Karin Josefsson, handläggare på Kammarkollegiet.
Ökat intresse för e-upphandling
– Tanken bakom kartläggningen är att uppmuntra fler myndigheter att använda elektronisk upphandling och det ser ljust ut, menar Ulla Karin. Intresset för e-upphandling har ökat avsevärt de senaste två åren och trots att rapporten inte ger några direkta siffror indikerar den ändå att många verkar vilja gå över till e-upphandling.
Översikt av marknaden
Kartläggningen visar också på att det finns god tillgång på upphandlingssystem som kan ge elektroniskt stöd till de flesta moment i upphandlingsprocessen. De upphandlande myndigheterna är olika och deras behov och krav på ett upphandlingssystem skiljer sig åt.
En större kommun eller ett landsting som gör stora och komplexa upphandlingar har t ex helt andra krav på ett upphandlingssystem än en mindre myndighet. Det är viktigt att varje upphandlande myndighet ser till sitt eget behov och kartlägger sina upphandlingsprocesser och rutiner noga innan de anskaffar ett upphandlingssystem.
Vissa tvekar
Fördelarna är många då hela upphandlingsprocessen kan effektiviseras genom det elektroniska förfarandet. Förutom att den manuella pappershanteringen med anbuden försvinner kan även en stor del av arbetet med kvalificering, kontroll av krav och utvärdering till stora delar göras automatiskt i systemen.
Men trots alla fördelar med elektronisk upphandling verkar vissa myndigheter tveka till övergången.
– För de som är osäkra finns det för flera av systemen möjligheten att dela upp anskaffningen i flera steg och bygga på med moduler och tjänster efterhand och successivt övergå till en helt elektroniskt process och på så sätt slippa stora förändringar på en gång, säger Ulla Karin Josefsson.
Vad som saknas enligt Ulla Karin Josefsson är en standardiserad tjänst för elektronisk signering och identifiering av anbud och kontrakt. Något som många av systemleverantörerna efterlyser.
Annonsering
I upphandlingssystemen skapas förutom själva förfrågningsunderlagen också underlag till annonsering av upphandlingarna. Annonsering sker i EU:s annonsportal TED samt i nationella elektroniska annonsdatabaser. Flera av leverantörerna i kartläggningen tillhandahåller förutom upphandlingssystem också annonsdatabaser t ex Allego och OPIC.
Stina Rangmar