E-upphandling på frammarsch?

EUs förhoppning om 50 procent elektronisk upphandling 2010 blev ett fiasko. Mindre än fem procent blev resultatet. Kerstin Wiss Holmdal på SKL berättar vad som nu händer kring e-upphandling i EU.

Vi har pratat med Kerstin Wiss Holmdahl som länge arbetet med dessa frågor på Sveriges Kommuner och Landsting, och som deltog vid en hearing i Bryssel nyligen.

Varför har inte elektronisk upphandling och handel kommit längre än man förväntat?

– E-upphandling och e-handel innebär användning av IT som verktyg för att stödja en effektiv inköpsprocess. Jag tror inte att tekniken är det största hindret längre. E-handel innebär ett förändrat arbetssätt, men detta kräver också att resurser måste tillsättas initialt och ett arbete göras konkret både internt och gentemot leverantörerna, menar Kerstin Wiss Holmdahl.

Varför bör den offentliga sektorn ta dessa steg?

– Det gäller att dels införa en effektivare upphandlingsprocess men även att synliggöra de avtal som finns för att öka ramavtalstroheten. Då styrs inköpen till rätt leverantör och rätt produkt eller tjänst. Det underlättar för en ökad prismedvetenhet och möjliggör styrning och uppföljning.

Men om dessa fördelar finns, varför har då inte e-upphandling och e-handel redan införts bredare i EU?

– EUs ministrar uttryckte 2005 en förhoppning att minst 50 procent av all upphandling över tröskelvärdena skulle ske elektroniskt senast 2010. I den grönbok om en ökad användning av e-upphandling i EU som kom nu i oktober konstateras att mindre än fem procent av de totala upphandlingsbudgetarna i de medlemsstater som ligger i framkant genomförs via elektroniska system. EU-kommissionen vill nu lägga fram ett program för en bättre offentlig upphandling på inre marknaden och det kan även leda till en översyn av direktiven, säger Kerstin Wiss Holmdahl.

Lanserat ett verktyg
I grönboken, där e-upphandling definieras som hela kedjan från annonsering och upphandling till och med order- och fakturaprocessen, beskrivs vad som hittills gjorts av kommissionen.

Det gäller vissa ändringar i direktiven, samfinansiering av forskning och stöd till gränsöverskridande tester som nu sker genom det så kallade PEPPOL-projektet. Vidare har man lanserat ett verktyg, E-Certis som är ett gratis online verktyg som innehåller information om de olika certifikat och intyg som krävs vid offentliga upphandlingar i medlemsstaterna.

Och genom e-Prior har man utvecklat en lösning för att utbyta e-kataloger, e-ordrar och e-fakturor. Leverantörer till kommissionen ska nu genom detta skicka elektroniska fakturor och nästa steg är att kunna ta emot ordrar elektroniskt.

Både morot och piska
Vilka förslag till åtgärder ges i grönboken?
– Både morot och piska anses behövas för att påskynda en mer utbredd användning av e-upphandling. Man konstaterar att det kan finnas behov av politiska åtgärder och eventuellt lagstiftning för att ge upphandlande myndigheter incitament att övergå till e-upphandling.

Vidare vill man underlätta gränsöverskridande e-upphandling och nämner olika frågor som idag ses som problem, bland annat att underlätta erkännande av elektronisk identifiering, styrkande avhandlingar och andra åtgärder för att underlätta för leverantörerna.

Man vill även uppmuntra till standardisering av centrala processer och system och  tillhandahålla gemensamma byggstenar för e-upphandlingssystem. Upphandling behöver också göras mer tillgänglig för små och medelstora leverantörer.

Vid en Open hearing om e-upphandling och grönboken som EU-kommissionen anordnade i Bryssel den 25 november deltog du som en av paneldeltagarna. Vad diskuterades och vad kom man fram till?

– Dels gavs presentationer av de fördelar som e-upphandling innebär, dels diskuterades de problem som gör att användningen är begränsad. Olika aspeker framkom, både från offentliga sidan och från företrädare för leverantörers organisationer. I Portugal är det nu sedan drygt ett år krav på att e-upphandling ska utföras elektroniskt.

Kerstin fortsätter:

– Man kan sammanfatta det så att önskemål framkom om att förenkla det så mycket som möjligt för leverantörerna. E-upphandling innehåller fördelar för båda parter. Men det konstaterades samtidigt att man måste övertyga de upphandlande myndigheterna att införa e-upphandling. Den gränsöverskridande handeln framhölls men även de problem som det finns kring den. Standarder behöver utvecklas ytterligare, samtidigt som broar behövs mellan redan befintliga lösningar, ofta portallösningar i de olika länderna. Problemen med e-signaturer togs upp.

Elektroniska signaturer
Vad ser du själv som de största hindren som behöver lösas för att öka e-upphandlingen?

– Jag tror att man måste övertyga på politisk nivå om fördelarna med e-upphandling, det är först då som resurser ges för ett införande och legitimiteten fås för detta arbete. Men man måste också övertyga de som ska arbeta med detta och se till att de får konkret kunskap kring hur man inför verktyget. Även på leverantörssidan bör det satsas mer.

När det gäller den gränsöverskridande handeln måste man lösa frågorna kring användningen av elektroniska signaturer, utveckla standarder ytterligare kring bland annat e-kataloger och lösa frågor om produktklassificering mm. Glädjande nog framkom det på hearingen att man planerar att se över direktiven för elektroniska signaturer!