Brandförsvaret outsourcar redovisningen

Storstockholms Brandförsvar behövde investera i ett nytt ekonomisystem. Istället valde man att outsourca funktionen till Litauen och sänkte därmed kostnaderna.

 

År 2009 bildades kommunalförbundet Storstockholms brandförsvar, SSBF, vilket var en sammanslagning av räddningstjänsten för kommunerna Danderyd, Lidingö, Solna, Stockholm, Sundbyberg, Täby, Vallentuna, Vaxholm, Värmdö och Österåker. Det omfattar ett område där det bor cirka 1,2 miljoner människor.

I samband med att man bildade förbundet, slogs det fast att man skulle överväga outsourcing för de administrativa funktionerna vid upphandlingar.  Detta för att ett av syftena med att bilda förbundet var att rationalisera.

– Vid fusionen fattade man ändå beslutet att använda befintligt ekonomisystem från en av de fusionerande organisationerna, den mindre. Bland annat på grund av större volymer fungerade aldrig detta system bra för SSBF efter fusionen, vilket gjorde att upphandling av ett nytt ekonomisystem, och därmed även outsourcing kom på tal, berättar ekonomichef Maria Andersson.

Efter en förstudie fattades beslut om att genomföra en upphandling och att den skulle innefatta outsourcing av de administrativa processerna kring kund- och leverantörsreskontra.

– Outsourcingen innebär minskad kostnad för SSBF. Outsourcingen förväntas även öka kvaliteten samt att minska sårbarheten som annars finns på en liten ekonomienhet, säger Maria Andersson.

Kontoret i Litauen
Byte av ekonomisystem och outsourcingen var i skarp drift 1 januari 2011.

– Införandeprojektet har hittills gått bra. Vi tillsatte en projektledare för detta ändamål och outsourcingföretaget gjorde motsvarande. Detta är enligt min bedömning nödvändigt för att införandeprojektet ska nå bästa effekt. Det kvarstår givetvis några punkter innan allt är klart, säger Maria Andersson.

Tjänsterna utförs vad jag förstår i Vilnius, funkar det bra?
– Det fungerar alldeles utmärkt. Personalen i Vilnius pratar svenska eller norska, säger Maria Andersson.

Outsourcing görs i regel i syfte att effektivisera och minska kostnaderna för verksamheten. Offshoring, det vill säga att förlägga kontoret i ett annat land där lönerna i regel är lägre, bidrar till att reducera kostnaderna.

– Offentlig sektor, till skillnad från privat, har en tradition att outsourca det som är kärnverksamheten medan man behåller administrationen inhouse. Jag tänker till exempel på skolor eller vårdmottagningar, säger Thomas Persson, vd på outsourcingföretaget Mirror.

Han tror att det kan bero på att det är lättare att effektivisera verksamheten utanför huvudkontoret. Många tycker också att det innebär en minskad kontroll att lämna ut redovisning och revision på en extern part.

– Men jag menar att man missar de besparingar som medborgarna förväntar sig. De är i regel beredda att betala mer för kärnverksamheten än för den administrativa förvaltningen.

Hans slutsats är att en funktion måste konkurrensutsättas för att nå effektivitet. Tomas Persson garanterar sina kunder att minst kunna göra besparingar på 20 procent genom att lägga ut de ekonomiadministrativa uppgifterna.

– Ofta är besparingen betydligt högre än så, 20 procent är ett försiktigt löfte. Vi har kunder som sparat 50 procent av kostnaderna, det finns en enorm potential.

Besparingen ligger i graden av automatisering och standardisering. Lägg sedan till de volymfördelar en extern part får så börjar det märkas i kostnaderna, enligt Thomas Persson.

Vilka trender finns?
Vi ber Thomas Persson berätta vilka trender han ser i sin bransch.

– En trend inom det offentliga är en ökad organisering kring så kallade shared services, det vill säga gemensamma ekonomifunktioner och gemensamma processer i flera verksamheter. En parallell trend är automatiseringen, och båda trender påverkar organisationerna och deras kompetensbehov.

– Vi är på väg in i en elektronisk värld vilket medför att många av de arbetsuppgifter vi gör idag, kommer att försvinna. Det kräver en viss kompetensutveckling, säger Thomas Persson.

Han menar att vi ser en förändring i den ekonomiska uppföljningen. Affärscontrollern kommer att bli vanligare och skillnaden mellan ekonomisk planering och ekonomisk uppföljning kommer att suddas ut. Allt ingår som en naturlig del i den finansiella kontrollen.

– Traditionella månadsavslut och budgetprocesser ersätts av en löpande planering, kontroll och uppföljning. De flesta organisationerna är rustade för detta kompetens- och systemmässigt, men organisatoriskt är man ännu inte framme. Shared service centers och outsourcing är därför viktiga verktyg för att nå fram.

För att nå framgång krävs att ekonomerna arbetar närmare verksamheten. Dagens IT-system kan erbjuda en mängd data, men till vilken nytta? Det är ekonomernas uppgift att känna verksamheten tillräckligt bra för att veta vilka utdrag som ska göras ur systemet.

– Många talar om business intelligence och talar då om IT-system och grafer, men verklig BI innebär att en organisation har kunskap om den egna verksamheten för att kunna fatta rätt beslut, säger Thomas Persson.