Möbler för 375 miljoner
Statens stora möbelupphandlingar avslutades under hösten. Tre ramavtal ersätter tidigare fem, som tillsammans omsatte 375 miljoner kronor under 2010.
Det är en utmaning att upphandla möbler på statligt ramavtal. Alla har en åsikt och produktutbudet är gränslöst. Har ni spetsat in er på sadelstolar, eller snowflake rumsavskiljare – ja då får ni hoppas på det bästa. Inga garantier utlämnas.
Om en inköpsansvarig vill ha en specifik stol – hur kan han gå till väga då?
– Man kan inte gå ut och fritt välja produkter utan man måste kunna beskriva produkten man vill ha. Det händer ibland att myndigheterna tar hjälp av en arkitekt för att inreda ett kontor, som lämnar en produktlista till inköparen på myndigheten. Det fungerade förut men nu med de nya avropsordningarna får man anpassa sig efter situationen. Det är förstås inte så tillfredsställande för arkitekten och därför är det viktigt att myndigheten upplyser om förutsättningarna, säger Anna Söderholm, ansvarig upphandlare på Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet.
De har valt att göra en så bred upphandling som möjligt för att låta myndigheterna själva definiera sina behov. Och det är många behov som ska uppfyllas men ramavtalen rymmer dock betydligt mer än de typprodukter som har specificerats i upphandlingen.
– Leverantören har möjlighet att göra sortimentstillägg och då komplettera med lite smalare produkter, förklarar Stefan Persson, förvaltare av möbelavtalen på Statens inköpscentral.
Snabba avrop
Det är totalt tre möbelupphandlingar som blir klara under hösten, de går under beteckningarna Direkt, Design och Funktion samt Helhet. Anna Söderholm förklarar att den största skillnaden med årets nya avtal är av avropsteknisk karaktär. Enligt lagen om offentlig upphandling från 2008 måste ramavtal med flera anslutna leverantörer, avropas antingen genom rangordning eller som förnyad konkurrensutsättning.
– Vi har valt en av varje, Möbler Direkt avropas enligt rangordning och Möbler Design och Funktion avropas genom förnyad konkurrensutsättning.
I upphandlingen Direkt har priset fått vara en avgörande parameter. Anbuden utvärderades till 50 procent på pris och dessa avtal avropas genom en förutbestämd rangordning, vilket gör proceduren snabb och förutsebar. Prislistor publiceras på avropa.se så när myndigheterna behöver avropa är priset redan fastställt. Men hur kommer priserna att utvecklas under ramavtalsperioden?
– Tanken är att det ska gå enkelt och snabbt att avropa på det här avtalet. Det finns inget som säger att det bara är till för avrop av mindre kvantiteter, även om vi tror att det kommer att bli så, men det finns ingen gräns utan även större avrop kan göras på Direktavtalet, säger Anna Söderholm.
Vad är design?
Avtalet Design och Funktion avropas istället genom förnyad konkurrensutsättning, där ramavtalsleverantörerna får tävla om bästa offert enligt den avropande myndighetens specificerade behov.
– I den här upphandlingen har vi inte utvärderat på pris. Vid avrop är det upp till leverantören att sätta ett pris på produkten som efterfrågas och det kan skifta beroende på kvantitet och geografiskt läge.
Design, funktion och miljö har även utvärderats i Direktupphandlingen men därefter fick priset bli en tung parameter.
Designkriterierna har utarbetats och anbuden utvärderats av tre inredningsarkitekter. Det är de skriftliga anbuden som har tjänat som underlag i utvärderingen.
– Vi har tydligt angett i förfrågningsunderlag vilka designkriterier som skulle utvärderas. Våra experter har granskat alla anbud och satt poäng.
Helhet ger enkelhet
Statens inköpscentral håller som bäst på att utvärdera det tredje avtalsområdet, som kallas Möbler Helhet. På avtalet ska företagen kunna leverera alla huvudsakliga delar av kontorsmöblemang, såsom skrivbord, kontorsstol och förvaring som ett minimum. Om de sedan dessutom kan erbjuda konferensmöbler eller andra produkter som kunden efterfrågar så kan de inkludera de också.
Tanken är att tillgodose myndigheternas behov när ett flertal arbetsplatser ska inredas från grunden. Detta är ett tydligt önskemål som uppkommit i arbetet med upphandlingen.
– Tidigare har avtalen delats upp på produktområden så att olika företag har levererat skrivbord, stolar, förvaring osv. Det blir då både tidskrävande och logistiskt komplicerat för den myndighet som behöver lägga en stor beställning. Att kunna få en leverans från en och samma leverantör har varit ett konkret önskemål inför upphandlingen och därför har vi utformat det här avtalet som vi kallar Helhet, förklarar Anna Söderholm.
Trender och teknik
Under arbetet med möbelupphandlingen har de fått en viss inblick i trender på möbelmarknaden.
– Vi kan se vissa trender, till exempel får varje enskild person allt mindre yta att sitta på och kontoren får allt färre väggar. Dessutom ser vi nya typer av kontorsytor, små avkopplingsmiljöer dit man tillfälligt kan ta med sin dator för att jobba, säger Stefan Persson.
– Vi kan också se att distansmöten med teknikens hjälp ökar, och till det behövs vissa typer av möblemang, säger Stefan Persson.
Dessa trender leder bland annat till större efterfrågan på ljudabsorberande material, plattor och textilier, något som också kommer att finnas på ramavtalen.
Hög kvalitet
Totalt inkom 27 anbud i Direktupphandlingen och 32 i Design och Funktion.
– Anbuden som har kommit in har varit av hög kvalitet, jag tror att en bidragande orsak är förfrågningsunderlaget – vi har varit väldigt tydliga med vad vi frågar efter och vad vi utvärderar på, säger Anna Söderholm.
Att upphandla produkter som så många har åsikter om och att hitta avropsformer som passar alla har varit den största utmaningen, enligt Anna Söderholm.
– Det är därför vi har valt att upphandla tre olika ramavtal. Det ska bli spännande att se hur det utvecklar sig. Ingen har tidigare gjort en ramavtalsupphandling för möbler enligt den här modellen. Det har gjorts flera stora ramavtalsupphandlingar av möbler men de har allihop valt att teckna avtal med endast en leverantör, säger Anna Söderholm.
FAKTA
Omsättningen för de tidigare fem ramavtalen inom möbelområdet
2008: 330 miljoner kronor
2009: 350 miljoner kronor
2010: 375 miljoner kronor