Kan dynamiska inköps­system under­lätta?

Upphandlingsutredningen hoppas att dynamiska inköpssystem ska underlätta upphandlande myndigheters hantering av avrop från ramavtal. Vad tror våra experter?

Upphandlingsutredningen, som presenterade sitt delbetänkade i förra veckan, har pekat på vissa problem relaterade till ramavtalsupphandlingar, och överväger att föreslå att förfarandet dynamiska inköpssystem införs i LOU. Enligt utredningens bedömning skulle införandet av sådana system kunna underlätta upphandlande myndigheters hantering av avrop. Att dessutom tillåta nya leverantörer ansluta under avtalets löptid skulle gynna konkurrensen.

Ser du att ramavtalen begränsar konkurrenssituationen?

– I de fall som den ekonomiska volymen, och omfattningen av varor/tjänster i en upphandling är mycket stor, kan det vara svårt för små företag att delta i upphandlingen. Det kan då vara en fördel att dela upp upphandlingen i mindre delar, för att ge fler potentiella leverantörer möjlighet att lämna anbud. Ur konkurrenssynpunkt kan ju detta vara fördelaktigt.
Myndigheten bör ju som utgångspunkt alltid ha ”den goda affären”, och göra ett ordentligt analysarbete innan man bestämmer sig för om en ramavtalsupphandling kan förväntas ge bästa möjliga resultat.
Alf Oskarson, Områdeschef Inköp, Västra Götalandsregionen

– Det finns en sådan risk. Den som upphandlar ramavtal måste alltid ta hänsyn till hur marknaden ser ut och formulera förfrågningsunderlaget därefter. En särskild aspekt är hur förfrågningsunderlaget kan utformas så att hänsyn tas till små och medelstora företags möjlighet att lämna anbud. Det gäller att dela upp upphandlingsföremålet på ett sådant sätt att dessa kan delta i upphandlingen och att tänka på vilka krav man ställer på leverantörens tekniska, ekonomiska och juridiska kapacitet och förmåga.
Pia Nylöf, chefsjurist, SKL Kommentus

– Trots att EU-direktiven slår fast att en upphandlande myndighet inte får använda ramavtal på ett otillbörligt sätt eller på ett sådant sätt att konkurrensen förhindras, begränsas eller snedvrids måste användningen av ramavtal anses medföra en viss konkurrensbegränsning. Konkurrensbegränsningen uppstår till följd av att ramavtal under en given tidsperiod garanterar uppdrag till en eller ett fåtal leverantörer. Effekten blir särskilt tydlig när de obligatoriska kraven i en upphandling är mycket specialiserade eller så högt ställda att endast leverantörer med större resurser uppfyller kraven. Långsiktigt kan en sådan konkurrensbegränsning leda till en marknad som domineras av ett fåtal storföretag.
Olof Hallberg, advokat, Advokatfirman Lindahl

– Det förekommer säkert sådana exempel. Därför måste upphandlaren vara särskilt uppdaterad på hur marknads- och konkurrensläget ser ut då upphandlingen utformas. Det krävs varsamhet i utformningen av upphandlingen bland annat avseende avtalstid och omfattning. Mycket stora upphandlingar och med lång avtalsperiod, kan komma att medföra att konkurrensen på sikt utarmas. Det ligger i ramavtalets ursprungstanke att konkurrensen begränsas under en viss period, men enkelheten att avropa skulle då motivera detta och väga upp den negativa effekten.
Roland Pettersson, Upphandlingskonsult i Sverige AB

Finns det ett behov att förenkla avrop från ramavtal?

– Förenklade regler kring avrop från ramavtal skulle kunna vara positivt för upphandlande myndigheterna av skälet att det skulle kunna öka följsamheten till ramavtalet(avtalstroheten). Det vill säga om ramavtalen uppfattas som lättare att hantera. Detta kan då medföra lägre kostnader genom att ingångna avtal följs, men ger också förutsättningar för att göra bättre volymprognoser för inköpsavdelningen, vilket i sin tur ger bättre möjligheter till den goda affären genom att leverantören kan få bättre prognoser om vilka volymer som denne förväntas leverera.
Alf Oskarson, Områdeschef Inköp, Västra Götalandsregionen

– En förnyad konkurrensutsättning upplevs av många som svår att genomföra. Om ett ramavtal ska tillämpas genom förnyad konkurrensutsättning så bör det finnas en tydlig vägledning som talar om hur detta ska gå till. Vilka krav med avseende på produkterna och/eller tjänsterna kan ställas, vilka priser ska ingå, vilka tilldelningskriterier ska användas och hur ska de viktas? I en ramavtalsupphandling är det svårt att förutse vilka tilldelningskriterier som kan vara aktuella under en avtalsperiod om fyra år. Här vore det bra om lagstiftaren kunde mjuka upp och tydliggöra regelverket, t.ex. genom att avropande myndigheter ska kunna välja bort tilldelningskriterier som inte är aktuella just vid deras avrop.
Ett sätt att förenkla för avropande myndigheter är att utveckla elektroniska beställningssystem.
Pia Nylöf, chefsjurist, SKL Kommentus

– Det finns situationer då rådande avropsmöjligheter inte är lämpliga och då det vore gynnsamt med förenklade avrop från ramavtal. Detta gäller t.ex. avrop av varor eller tjänster som kräver anpassning till enskilda individers förhållanden och önskemål eller då det är svårt för den upphandlande myndigheten att formulera sitt behov.
Olof Hallberg, advokat, Advokatfirman Lindahl

– Enkelhet är önskvärt, dessvärre är det inte alltid förenligt med t ex stora samordnade ramavtal och regelverket kring avrop. Att få möjlighet att förenkla, genom att nyttja ett elektroniskt systemstöd för avrop, tror jag skulle vara bra.
Roland Pettersson, Upphandlingskonsult i Sverige AB

Kan införande av regler kring dynamiska inköpssystem vara till nytta och i så fall, för vilka situationer?

– Har uppfattningen att allt som underlättar för att göra den goda affären är positivt. Dynamiska inköpssystem skulle kunna öka flexibiliteten och ge ytterligare möjligheter att välja den form av upphandling som ger bästa konkurrensen för det aktuella upphandlingsområdet. Metoden är ju ännu inte prövad hos oss, men t ex att kunna ansluta leverantörer i efterhand kan ge större flexibilitet.
Alf Oskarson, Områdeschef Inköp, Västra Götalandsregionen

– Det finns en del frågetecken kring hur ett dynamiskt inköpssystem fungerar men själva kontraktstilldelningen (avropet) verkar enklare och mer flexibel i jämförelse med hur avrop på ramavtal fungerar. För avrop av standardiserade varor och tjänster borde systemet kunna fungera som en prispressare.
Pia Nylöf, chefsjurist, SKL Kommentus

– Ett dynamiskt inköpssystem möjliggör en ökad konkurrens eftersom fler leverantörer kan vara verksamma i ett system samt nya leverantörer kan ansluta under hela verkningsperioden. Detta leder till att beställaren kan få förmånligare priser och kvalité på de varor och tjänster som köps in. Det elektroniska systemet innebär dessutom att all information om upphandlingen finns lättillänglig för anslutna deltagare, vilket bidrar till en ökad transparens. Framförallt lämpar sig ett dynamiskt inköpssystem för marknader där endast ett fåtal aktörer är verksamma samt för varor eller tjänster som är standardiserade
eller som används dagligen.
Olof Hallberg, advokat, Advokatfirman Lindahl

– Jag tycker att det låter som en bra upphandlingsform, som inte har den inlåsningseffekt som dagens ramavtal kan ha på konkurrenssituationen, eftersom det löpande går att ansluta nya leverantörer vartefter anbud kommer in. Jag föreställer mig att det skulle passa för en rad olika upphandlingar som idag görs med ramavtal men är nog i första hand lämpligt för stapelvaror, där beställning redan idag ofta sker elektroniskt och i branscher där konkurrens kan behöva uppmuntras. Det kan till exempel vara el-, ventilations- & VVS-artiklar, papper och kontorsvaror, bränslen samt vissa livsmedel.
Roland Pettersson, Upphandlingskonsult i Sverige AB

Korta fakta kring dynamiska inköpssystem
I EU-direktiven finns regler för hur ett dynamiskt inköpssystem ska organiseras. Dessa bestämmelser har inte implementerats i svensk rätt. Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process för anskaffning av standardprodukter till en upphandlande myndighet.  Upphandlingsförfarandet är avsett för att effektivisera anskaffningen av väl definierade ”enkla” produkter som anskaffas löpande och är återkommande.
Kortfattat kan sägas om ett dynamiskt inköpssystem att vid upprättande av denna process följer den upphandlande myndigheten det öppna förfarandet fram till kontraktstilldelning. Den upphandlande enheten ska utvärdera de ekonomiska aktörernas anbud inom 15 dagar från och med anbudets lämnande, dock finns det möjlighet att förlänga denna tidsfrist. Därefter ska myndigheten snarast möjligt underrätta anbudsgivaren om dennes anbud är medtaget i systemet eller om det har förkastats.
En skillnad mellan ramavtal och dynamiska inköpssystem är att i det senare finns möjlighet att ansluta leverantörer i efterhand.
Källa: Upphandlingsutredningens delbetänkande