Undvik relativa utvärderings­modeller

Expertpanelen ger svar på frågan hur man kan undvika osunda strategiska anbud i upphandlingar, och anser att bevisbördan för att ett onormalt lågt anbud är seriöst menat, ska ligga på anbudsgivaren istället för på den upphandlande myndigheten som nu är fallet.

Osunda strategiska anbud har vi skrivit om tidigare i Offentliga Affärer. Enligt en studie från Konkurrensverket som publicerades i juni 2011 har man identifierat tre typer av manipulation i strid mot intentionerna i upphandlingen – att
1. anbudsgivarna inte håller de prisnivåer som utlovats,
2. koncernstrategiska anbud där anbud anpassas mellan olika leverantörer inom samma koncern,
3. manipulation av relativa utvärderingsmodeller.

1. Hur kan man undvika denna typ av anbud i upphandlingar?

Utforma avtalet med sanktioner som straffar leverantörer som inte levererar det som anbudet omfattar. Utforma utvärderingsmodellen med minimipriser, så att anbudsgivaren inte kan tillgodoräkna sig fördelar med väldigt låga eller nollpriser i sitt anbud. Använd så långt det är möjligt absoluta utvärderingsmodeller. På så vis utvärderas anbuden baserat på sina egna meriter och inte beroende på de anbud som inkommit.
Roland Pettersson, Upphandlingskonsult i Sverige AB

Beställare bör satsa ännu mer på väl genomarbetade förfrågningsunderlag och utforma en utvärderingsmodell som i större utsträckning tar hänsyn till andra kriterier än priset samt där det som efterfrågas motsvarar beställarens reella behov. Det är svårare att manipulera en modell där till exempel leveranstid, inställelsetid, tekniska egenskaper och service ges större vikt än priset. Även krav på ”öppna böcker”, där till exempel timpris, rabatter och påslag redovisas kan motverka denna typ av anbud.
Natalie Svensson, Advokat, Advokatfirman Lindahl

Det är en väldigt svår fråga. Generellt sett är svaret att försöka hitta en utvärderingsmodell som begränsar möjligheten till manipulation. I upphandlingar av konsulttjänster kan man exempelvis försöka undvika att bygga utvärderingsmodellen på timpriser. Det är bättre att efterfråga priser för specifika uppdrag, men det är svårt när man upphandlar ramavtal. Relativa utvärderingsmodeller är bäst att undvika.
Pia Nylöf, chefsjurist, SKL Kommentus

2. Behövs det lagändringar för att ge upphandlarna möjlighet att avvisa vad man kan tycka anses som onormalt lågt anbud?

Jag tror det skulle vara bra, för en sund konkurrens, om det vore lättare att använda argumentet ”onormalt lågt anbud” för att utesluta ett anbud. Det är idag en omständig process, hela ansvaret ligger på upphandlaren att begära in och värdera argumenten för det låga priset. Kanske skulle det bli mer effektivt om anbudsgivaren får ett större ansvar. För att påvisa och bevisa att det är ett affärsmässigt sunt anbud, fast med ett mycket lågt pris.
Roland Pettersson, Upphandlingskonsult i Sverige AB

Idag finns en möjlighet för beställare att förkasta ett anbud som är onormalt lågt (12 kap. 3 § LOU). Det är dock beställaren som i svensk praxis har ålagts bevisbördan för att leverantörens anbud anses vara oseriöst eller icke trovärdigt och därmed kunna förkastas. För att i större utsträckning komma åt oseriösa anbud skulle istället leverantören, genom en lagändring, kunna åläggas bevisbördan för att ett anbud är ekonomiskt motiverat eller att leverantören kommer att kunna leverera till angivet pris.
Natalie Svensson, Advokat, Advokatfirman Lindahl

Det har föreslagits att bevisbördan för att ett onormalt lågt anbud är seriöst menat ska ligga på anbudsgivaren istället för på den upphandlande myndigheten som nu är fallet. Det tror jag skulle kunna hjälpa de upphandlande myndigheterna när de får in onormalt låga anbud.
Pia Nylöf, chefsjurist, SKL Kommentus

3. Hur ska man hantera leverantörer som inte håller de prisnivåer som utlovats i anbudet?

Att leverantörer håller vad som utlovats i samband med upphandlingens genomförande, är en grund för sund konkurrens. Avtalsuppföljning är viktig även för framtida affärer, att köparen följer upp vad som levereras och till vilka villkor, ger trovärdighet till upphandling. Prisglidning kan förhindras, bland annat genom utformningen av avtalet. Där ska tydligt framgår när köparen har möjlighet att häva avtal. Om säljaren till exempel inte levererar eller om priser ändras på annat sätt än avtalat.
Roland Pettersson, Upphandlingskonsult i Sverige AB

En leverantör som inte håller avtalade prisnivåer begår ett avtalsbrott. Det är därför av vikt att avtalet mellan beställare och leverantör innehåller sanktioner vid denna typ av avtalsbrott i form av till exempel skadestånd eller vite samt att beställare lägger ned tid på avtalsuppföljning efter en upphandling. Beställare måste generellt sett bli bättre på att följa upp fakturor gentemot exempelvis det avtalade priset samt bevaka att leverantören i övrigt följer avtalet.
Natalie Svensson, Advokat, Advokatfirman Lindahl

Det ska man hantera i avtalsuppföljningen. Det gäller att ha avtalsvillkor som reglerar situationen då leverantören inte levererar enligt avtal. I värsta fall får man häva avtalet.
Pia Nylöf, chefsjurist, SKL Kommentus