Hur mycket billigare blir det i molnet?

Vad är det som kostar i myndigheternas ekonomi- och personaladministration? Vi har tagit hjälp av Magnus Rådbo på Aditro för att visa var det finns pengar att spara genom att välja en molnlösning alternativt en outsourcinglösning.

Vi har tidigare skrivit om arbetet med att samla statens ekonomi- och personaladministration i en central myndighet, ett så kallat servicecenter. Beräkningar visar att staten skulle kunna spara uppåt 300 miljoner kronor per år om merparten av de stora och medelstora myndigheterna ansluter sig.

Vi undrar vad Magnus Rådbo, på Aditro anser om statens service center?

– Staten tänker rätt, det finns stora kostnadsbesparingar att göra. Motsvarande besparing kan myndigheterna visserligen få hos en extern leverantör, men samlar man de statliga myndigheterna ökar möjligheten att driva en harmoniserad process.

– Man kanske skulle tro att jag som representerar en leverantör på marknaden ogillar initiativet, att det tar potentiella kunder ifrån oss. Men jag ser att det kommer att driva på mognadsprocessen och i förlängningen kommer vi tjäna på det också, säger Magnus Rådbo.

Var kan man spara?
Han menar att det finns tre olika modeller för hur man kan hantera ekonomi- och personaladministration. Den första är en traditionell inhouse-modell, det vill säga att all IT och administration ligger hos den egna myndigheten. Den andra modellen är att köpa IT-lösningen i molnet men behålla de egna administratörerna av ekonomi- och personalhantering. Den tredje vägen att gå är en total outsourcing, där både IT och administrativa processer hanteras av en extern leverantör.

Beroende på vilken väg myndigheten väljer att ta får det olika konsekvenser. En bra utgångspunkt för att myndigheten ska kunna tillgodoräkna sig en besparing är att man redan står inför någon typ av beslut. Kanske är den befintliga lösningen gammal och behöver uppgraderas, eller så har man svårt att upprätthålla rätt kompetens i organisationen.

– Det är ur ett sådant utgångsläge som denna jämförelse ska betraktas, säger Magnus Rådbo.

Komponenterna som kostar
Att återinvestera i egen teknisk plattform bör därför ställas mot alternativen 2 – en molnlösning, och 3 – en full outsourcing.

– Kostnaden för att installera en ny lösning är som dyrast i en egen regi. Du köper programvara, utbildning av teknisk personal samt utbildning av administrativ personal. Systemleverantören lägger någonstans mellan 50-100 dagar på att få igång lösningen – och du som mottagare av lösningen på myndigheten lägger motsvarande dagar. Bortse inte från denna kostnad, det är vanligt att man glömmer den.

Om man istället går till molnleverantören behövs ingen utbildning av teknisk personal och kostnad för installation av plattform och uppsättning av det administrativa systemet minskas eftersom det är en del av leverantörens standardleverans.

– Branschens generella uppskattning är att man kan spara minst halva kostnaden genom att välja molnlösningen istället för en inhouse-lösning. Jag brukar inte riktigt ta till de talen men kostnaden är värd att jämföra.

Om man sedan väljer en full outsourcinglösning blir kostnaden ännu lägre eftersom man slipper upplärning av den administrativa personalen.

Förvaltning och systemstöd kostar
Den tekniska driften, underhåll av hårdvara och underhåll av kompetens för systemdrift, är kostnadsposter som finns i modell 1 men inte i modell 2 och 3. Detta är en substantiell löpande kostnad.

– Har man ansvar över hela IT-lösningen behövs en förvaltningsorganisation för att sköta drift, underhåll och intern support. Vissa resurser kan förstås köpas från en extern leverantör men det är i regel dyrt.

För lösningar inom ekonomi- och personaladministration tillkommer regelbundet nya uppgraderingar, och man kan även räkna med ett visst mått av support till användarna i organsiationen.

– Stora delar av det tekniska underhållet försvinner med en molnlösning. Det går inte att säga exakt hur mycket eftersom molnleverantörernas tjänster är så olika.

Kostnaden för systemförvaltning och intern support går definitivt att minska med molnet – och kostnaden minskar ännu mer i en outsourcinglösning.

Hur är det med kvaliteten?
Att ständigt förbättra sin verksamhet och sina processer är ett ansvar som vilar tungt på alla organisationer idag.

– När du har fullt ut ansvar för både administrativa processer och IT då inkluderar det även ansvaret att kvalitetssäkra och effektivisera processerna.

Vid avtal med externa leverantörer tecknas så kallade SLA-krav, service level agreements, som anger i detalj vilken kvalitet man kan förvänta sig.

– Det tvingar leverantören till en kvalitetssäkring som inte är lika vanlig när verksamheten bedrivs internt. Och i de fall man faktiskt ställer sådana interna krav – då är det också en kostnad.

I en outsourcing av ekonomi- och personaladministration ingår också avtalad kvalitetsnivå. Det är i regel många parametrar som listas, som till exempel kvalitetsnivå på leveransen eller ”hur snabbt ska vi besvara era frågor”.

Magnus Rådbo vill också framhålla att administratörerna hos en outsourcingleverantör i regel är mer effektiva än hos myndigheten, framförallt gäller det för de mindre myndigheterna.

– Genom att vi har högre skalbarhet kan vi också få högre effektivitet. Jag skulle vilja påstå att om en normalkund internt hanterar 400-500 lönespecifikationer per administratör, så ligger vi på det tredubbla.

Finns det då inga nackdelar?
Den stora frågan handlar ofta om upplevelsen att tappa den operativa kontrollen kontroll vid en outsourcinglösning. En annan aspekt handlar om att man på sikt förlorar kompetensen i den egna organisationen.

– Kompetens är i det här fallet inte verksamhetskritisk, eftersom ekonomi- och personaladministration är stödprocesser till verksamheten. Det är ännu tydligare inom näringslivet. Det är inte hanteringen av ekonomi- och personaladministration som gör avgör kundens konkurrenskraft. Däremot kan en outsourcinglösning göra att man får mer tid att ägna sig åt uppgifter som skapar konkurrenskraft eller mervärde.

Samtidigt menar han att man som kund måste behålla en viss kompetens, i form av beställarkompetens som förstår de ekonomiska eller personaladministrativa processerna. Är man inte en duktig beställare kan det bli fel i relationen med en leverantör.

– Många organisationer tycker att det är knepigt att tappa kontrollen när hela system eller administration flyttar över till leverantören. Då är det viktigt med förtroende, och att man har ställt rätt krav.

– Det har varit mycket diskussioner om molnet och hur molnleverantörer agerar och var kunden data egentligen befinner sig. Här måste man också säkerställa att molnleverantören agerar på ett bra sätt.

Hur data behandlas är inte en lika stor fråga vid outsourcing, men även den leverantören bör agera på ett sätt som kunden känner sig trygg med.

Hos Datainspektionen kan man hitta bra hjälp för kravställning vid upphandling så att man kan garantera att till exempel personuppgiftslagen följs.