Varför går det så fel ibland…

Ett lyckat upphandlingsresultat kräver kompetens och resurser – inte bara hos upphandlingsenheten utan också i den övriga organisationen. Det kräver också viss förståelse och kompetens hos anbudsgivarna, vilket inte lika ofta lyfts fram i debatten, skriver Petra Hållander, redaktör på JP Upphandlingsnet.

Värdet av den offentliga upphandlingen i Sverige uppskattas till 500-600 miljarder kronor per år. Det är lätt att förstå att upphandlingar hamnar i domstol när det står så mycket på spel. Misslyckanden skylls ofta på bristande kompetens hos upphandlarna, men det är att förenkla bilden. För en bra kvalitet i upphandlingsarbetet krävs förståelse hos berörda ledningar för hur strategiskt viktig upphandlingen är.

Upphandlaren ska ofta köpa in en mängd olika objekt och tjänster. Regelverket är komplext och samtidigt som man navigerar snåriga juridiska frågeställningar, ska man göra bästa möjliga affär.

Upphandlaren har även den egna organisationens förväntningar och krav att hantera. Ett bra resultat förutsätter att man lyckas förena mål som ibland kan stå i konflikt med varandra. Det finns några fällor man lätt kliver i, på grund av bland annat tidsbrist.

Kravställandet
Det finns otaliga exempel från domstolarna på att en bristfällig användning av krav leder till att en upphandling måste rättas eller göras om. Med tanke på att en öppen upphandling tar cirka sex-åtta månader att genomföra är detta ett stort resursslöseri.

Det finns för övrigt inte någon statistik över hur ofta en potentiell anbudsgivare avstår från att lämna anbud på grund av att kraven upplevs som för omfattande, och vilka förluster det i sin tur leder till för både myndighet/enhet och marknad.

Vid varje upphandling måste kraven vara väl avvägda och skall-kraven, det vill säga de obligatoriska krav som måste uppfyllas för att ett anbud ska få utvärderas, måste vara nödvändiga.

Man måste tänka efter vid varje krav; vad är det egentligen vi vill uppnå? Kan kravet formuleras på ett mindre ingripande sätt? Man måste givetvis också se till att övriga krav är rätt formulerade och viktade. Det här är ofta lättare sagt än gjort; det kräver att man har tillgång till tid och insatser från hela den referens-/expertgrupp som arbetar med en upphandling.

Jag tror att man ska undvika utvärderingsmodeller som är så avancerade att de kräver ett matematiskt geni; om man inte själv förstår modellen, går det knappast att vara transparent och tydlig mot anbudsgivarna. Det kan dessutom medföra att man får ett utfall som inte har förutsetts. Det är lätt att krångla till det…

Det är en ömsesidig förlust när ett i övrigt bra anbud måste uteslutas, exempelvis då alla skall-krav inte är besvarade. Här har upphandlaren dock inget annat val – man är bunden av regelverket.

Det krävs att anbudsgivarna tar sitt ansvar och skaffar sig viss förståelse för vad som gäller! Det gäller framför allt att fråga under den tid man får fråga, det vill säga under annonstiden, och påtala allt som är otydligt eller upplevs som felaktigt.

Om man avstår från att lämna anbud, tycker jag att man ska skriva ned skälen för detta och skicka till upphandlaren. Det kan vara till hjälp inför nästa upphandling.

Marknadskännedom och dialog
Ibland ser man att underlag från tidigare upphandlingar återanvänds. Det beror nog på tidsbrist, men marknaden utvecklas ofta för snabbt för att detta ska fungera. Det finns inga juridiska hinder mot att göra en marknadsundersökning innan en upphandling påbörjas.

Jag vill påstå att man bör göra det i princip varje gång; för att veta vad som finns, vad man ska fråga efter och inte minst hur man ska fråga. Man måste givetvis alltid ha de grundläggande principerna om bland annat likabehandling i åtanke.  

Om man är orolig för misstankar om särbehandling, kan man till exempel bjuda in till en öppen hearing.

Fokus på resultatet
Upphandlingar utmynnar i avtal med stora ekonomiska värden och effekt på verksamhetens kvalitet. Följaktligen borde det vara självklart att man från början har fokus på ett bra kontrakt och att man har en organisation som följer upp och förvaltar detta kontrakt när det väl är tecknat.

Dessa delar är idag dock ofta bristfälliga. Det tyder på att man inte har förstått att det är här som effekten av en bra upphandling hämtas hem – eller inte!

Sammanfattningsvis är offentlig upphandling komplex och kräver kompetens och resurser. Fokus måste vara att få ett för båda parter bra kontrakt, som följs upp och förvaltas på bästa sätt. För att upphandla detta goda kontrakt krävs en bra dialog med marknaden och förståelse från samtliga berörda.

Petra Hållander
Redaktör för JP Upphandlingsnet

Jur. kand. Petra Hållander har många års erfarenhet som upphandlare och tidigare upphandlingschef på Södersjukhuset i Stockholm. JP Upphandlingsnet är en informationstjänst som tillhandahåller regelverk, domar och nyhetsbevakning inom upphandling. Vidare finns referat och analyser skrivna av juridiska experter. Tjänsten är en del av JP Infonet.