Kammar­kollegiet ilsknar till

Leverantörerna på ramavtalet IT-driftstjänster är dåliga på att besvara avropsförfrågningar från myndigheter. Vid ett par tillfällen har det hänt att noll anbud lämnats. Nu överväger Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet vilka åtgärder man ska vidta.

Under året har ett antal myndigheter lämnats helt utan anbud när de försökt avropa IT-driftstjänster från Kammarkollegiets ramavtal. Det är delområdet Helhetsdrift som drabbats, andra delområden i ramavtalet fungerar i stort sett bra.

Det har framförallt varit de mindre myndigheterna som har svårt att få in anbud men nyligen drabbade det även en mellanstor myndighet – Region Gotland.

– Det är mycket allvarligt, säger ramavtalsansvarig Per-Erik Andersson på Statens inköpscentral på Kammarkollegiet.

– När det drabbar de mindre myndigheterna kan man misstänka att de större leverantörerna inte svarar för att lönsamheten är för låg. Det är något vi har fått synpunkter på tidigare, men det är inte giltigt skäl för att avstå. De kan ha en tillfällig svacka i leveranskapacitet, men om en leverantör ständigt avstår att svara har vi rätt att utesluta dem, säger han.

När denna artikel skrevs hade Statens inköpscentral ännu inte beslutat om åtgärder för leverantörerna på IT-driftsramavtalen.

– Vi håller på att analysera ärendet. Vi överväger att säga upp ramavtalen i förtid för de leverantörer som varit inaktiva på avtalet men ett annat alternativ är att inte utnyttja den förlängningsoption som finns.
Beslutet kommer hur som helst inom kort.

Måste motiveras
Om en leverantör inte tänker lämna anbud på ett avrop måste han motivera detta. Region Gotland mottog sådana motiveringar från sex av de totalt tio leverantörerna på avtalet.

– Det är främst tre skäl som förekommer: att de inte ser någon möjlighet att lämna ett konkurrenskraftigt anbud, att de inte har någon etablerad verksamhet på Gotland samt att de inte bedömer det möjligt att i dagsläget överta de drygt 50 personal som Region Gotland har i driften, berättar Christine Edström, utvecklingschef på Region Gotland.

Hon ifrågasätter om leverantörernas motiveringar är godtagbara utifrån det avtal som tecknats med Kammarkollegiet.

Hur reagerade ni på avsaknaden av anbud?

– Det är klart vi är förvånade. Vi lade ner ett stort arbete på förfrågningsunderlaget, säger Christine Edström.

Vad kommer ni att göra nu?

– Regionstyrelsens arbetsutskott har beslutat att vi ska fortsätta med driften i intern regi. Det är det alternativ vi ser nu när vi inte fick in några anbud på vårt avrop, säger Christine Edström.

Vad gör man då?
Även myndigheten ISF, Inspektionen för socialförsäkringen, har råkat ut för att avropet inte lockade några anbud. Myndigheten valde då att göra ett nytt avrop, där vissa punkter i förfrågningsunderlaget togs bort.

– Enligt min mening var förfrågningsunderlaget bra redan från början, men efter korrigeringen blev förutsättningarna ännu bättre och nu har man fått svar på sitt avrop och tecknar avtal i dagarna, säger Per-Erik Andersson på Statens inköpscentral.

Vad har myndigheterna annars för alternativ, om de inte få in några anbud?

– De kan välja att göra en egen upphandling. Då får de skriva en avstegsanmälan till oss. Det kan ju hända att det finns andra leverantörer som kan ta hand om uppdraget – utöver de som finns med på våra avtal, säger han.

Små leverantörer okej
Statens inköpscentral har genomfört en revision av leverantörerna och den visar att de mindre aktörerna på avtalet är mer svarsbenägna än de stora.

Några stora leverantörer har faktiskt inte svarat på anbud en enda gång under avtalsperioden.

– Alla leverantörer utom tre är aktiva och lämnar anbudssvar. En har upphört med affärsområdet och två leverantörer påstår att de inte kan uppfylla våra avtalade skadeståndskrav. De backar, trots att de skrivit på avtalet, säger Per-Erik Andersson.

– När avtalen skrevs hade vi inte kunnat föreställa oss att de skulle avstå från att lämna anbud, det har vi inte varit med om tidigare.

Han tillägger att 25 avropande myndigheter trots allt har tecknat leveransavtal inom området efter förnyad konkurrensutsättning.

En leverantör svarar
Tieto är den leverantör som omsätter mest på ramavtalet, cirka 200 miljoner kronor per år, men de besvarar inte alla avrop. Ulf Nygren, Tietos marknadsdirektör för offentlig sektor, svarar att det finns flera faktorer som förklarar varför det blir så.

– På ramavtalen för helhetsdrift finns i huvudsak de stora leverantörerna med. Vi prioriterar affärer efter storlek – där det finns störst potential. Vi har inte obegränsat med resurser så vi måste prioritera även där, vilket innebär att vi ibland väljer bort någonting, säger Ulf Nygren.

Storleken på myndigheten respektive leverantören har betydelse även för kunden menar han.

– En liten kund är inte alltid lämplig hos en mycket stor leverantör, de kan uppleva att de hamnar i kläm.

En annan aspekt är hur avropsunderlagen är utformade.

– Ibland är de så omfattande och komplexa att vi bedömer att det är för mycket jobb att besvara dem. Vi måste alltid göra våra affärsmässiga bedömningar, säger Ulf Nygren.

Tycker ni att förfarandet med avropen är för omfattande?

– Avsikten med ramavtalen är att underlätta upphandlingsprocessen och det tycker vi också att de gör. Men ibland upplever vi att vissa myndigheter är väldigt ambitiösa i sina krav till avropet.

Det är stor bredd på utformningen, alltifrån ett formulär med 13 skall-krav och uppmaning om att uppge ett pris – till uppemot 400 skall-krav och uppmaning om att beskriva hur tjänsten kommer att genomföras.

– I ramavtalet finns det mesta som behövs i form av avtalsvillkor, tjänstebeskrivningar och SLA-förslag, men vissa myndigheter vill lägga till, förändra och ställa egna krav, säger Ulf Nygren.

IT-driften på Gotland
När det gäller Region Gotlands avrop var platsen också en faktor.

– Vi tittar också på vad det finns för potential i den aktuella regionen. Om vi tar över en verksamhet gör vi det med planer på att effektivisera och expandera, säger Ulf Nygren.

På Gotland finns endast Regionen och i övrigt inga större företag vilket gör möjligheten för vidare expansion av verksamheten begränsad. Detta i kombination med andra konkurrerande affärer låg till grund för vårt beslut, säger Ulf Nygren.

– Jag kan tycka att det är tråkigt att de inte fick in ett enda anbud. Om vi hade vetat att vi skulle vara ensamma anbudslämnare hade vi eventuellt kunnat göra en lönsam affär. Det är en väldigt konkurrensutsatt bransch vi arbetar i. Samtidigt vill vi göra affärer som är bra för båda parter, tillägger han.

Har ni bedömt riskerna för att ni begår avtalsbrott?

– Vi försöker alltid att svara på de avrop som kommer och vi meddelar alltid myndigheten om vi inte avser att lämna in ett anbud.

– Avropen på detta ramavtal är en stor del av vårt levebröd, tillägger Ulf Nygren.

I avtalet mellan Kammarkollegiet och leverantören står bland annat:”Ramavtalsleverantörens leveranskapacitet skall hållas intakt under hela ramavtalsperioden.”
”Anskaffningar under Ramavtalet skall präglas av ett storkundsförhållande mellan Ramavtalsleverantören och offentlig förvaltning. Detta skall gälla även vid mindre anskaffningar. Kund som är berättigad att göra Avrop får inte vägras leverans av tjänster som omfattas av Ramavtalet. I tider av stor efterfrågan och förlängda leveranstider skall Kund tillhöra Ramavtalsleverantörens högst prioriterade Kunder.”