Gräddan av innovations­konsulter på ramavtal

– Vi har fått se var innovationsfronten i Sverige befinner sig, säger Helene Vogelmann från Lunds universitet, som i år har upphandlat konsulter inom innovation och innovationssystem.

Lunds universitet har upphandlat konsulter inom innovations och innovationssystem för totalt fem lärosätens räkning. – Det här är troligtvis den första upphandlingen av detta slag som görs bland högskolorna i Sverige och vi har blivit kontaktade av vissa andra lärosäten som vill använda sig av våra erfarenheter i egna upphandlingar, berättar Helene Vogelmann, från Lunds universitets avdelning innovationssystem. – Vi ville få till en konkurrensutsättning av marknaden och se vilka innovationskonsulter vi har här i Sverige. Genom upphandlingen får vi in mer kunskap kring innovation i våra organisationer, tillägger hon.

Ramavtal för innovationskonsulter De fem lärosätena Lunds universitet, Malmö högskola, Blekinge tekniska högskola, Kristianstad högskola, Sveriges lantbruksuniversitet Alnarp samt Mobile Heights har gemensamt upphandlat konsulter inom innovation och innovationssystem. De fem delområdena i upphandlingen var: Analys Utveckling och projektledning Finansieringsstrategier Processtöd Kommunikation och marknadsföring

Högskolorna bedriver förstås egen forskning kring innovation. Syftet med upphandlingen är att få in innovationskonsulternas praktiska perspektiv, att bidra till processen att omsätta kunskaperna till nytta. Vilket är ett område som ingår i högskolornas tredje uppgift, att nyttiggöra kunskap.

– Det handlar om att förmedla, förklara och förbättra kunskapen som finns på högskolorna så att den bidrar till samhällsutvecklingen, säger Helene Vogelmann.

Dessutom ser hon att förväntningarna på Sveriges lärosäten ökar när det kommer till att bidra med Sveriges innovationsförmåga och kunskapsbas.

– Vi kan se en trend på högskolorna, att innovationsarbetet ökar. Vi behöver och vill bli mer aktiva. Det är en av de viktigaste faktorerna för Sveriges framtida välfärd, säger Helene Vogelmann.

Ovärderlig hjälp
Upphandlingen genomfördes i samarbete med inköpsenheten på Lunds universitet.

– Vi har fått en ovärderlig service och experthjälp från inköpsenheten. Upphandling och inköp har inte alltid så hög status i våra organisationer utan ses mer som ett nödvändigt ont. Men vi måste sätta värde på deras kompetens – utan den här typen av hjälp hade vi inte fått så bra avtal, säger Helene Vogelmann.

Gabriella Manieri är inköpschef på Lunds universitet. Hon berättar att tjänsteupphandlingar har sina specifika utmaningar och i det här fallet var en av utmaningarna att precisera tjänsteområdet.

Tjänstebeskrivningarna har Helene Vogelmann ansvarat för, efter en kartläggning av marknaden. Upphandlingen delades upp i fem delområden för att ringa in de olika typer av konsulttjänster som kan komma att efterfrågas.

– Att göra en uppdelning är viktigt för att få så många anbud som möjligt. Vi vill till exempel inte riskera att tappa bort leverantörer som har specialinriktning. Det är många småföretag i branschen, ibland till och med enmansföretag, säger Gabriella Manieri.
En annan viktig aspekt var att inte utvärdera på pris.

– Priset är helt ointressant i en sådan här upphandling. För att ta ett exempel, om konsult 1 tar ett timpris på 1500 kronor och konsult 2 tar 1000 kronor per timme, men konsult 1 behöver en timme för att göra uppdraget medan konsult 2 gör jobbet på två timmar – ja då blir den billigare konsulten ändå dyrast, säger Gabriella Manieri.

Många leverantörer på avtalet
Därför utvärderade man inte alls på pris, istället får leverantören, vid en förnyad konkurrensutsättning i avropet, lämna en offert med en prisuppgift för just det specifika uppdraget. I avropet utvärderas pris, leveranstid om det inte redan är givet, och bemanning – ibland efterfrågas till exempel senior projektledning. Det kan även efterfrågas ett nätverk, där leverantören kan knyta till sig expertkunskap.

– Vi var tvungna att bygga in lite spänst i avropet, eftersom området är så brett – vi kände ju inte till det specifika behovet som kommer att finnas i avropssituationen. Även om vi har ringat in tjänstekategorierna, säger Gabriella Manieri.

– Vi specificerade inte heller de olika roller som leverantörerna använder sig av i sina organisationer, ex projektledare, seniorkonsult, mm. Det varierar så stort beroende på företag.

Ni har tecknat avtal med relativt många leverantörer, delområdet processtöd har till exempel elva leverantörer – det är trots allt bara fem myndigheter som kan avropa ramavtalet.

– Vi hade bestämt att teckna avtal med alla leverantörer som klarade skall-kraven vad avser kvalificering av anbudsgivare, tjänst och leveranskapacitet. Vi hade ställt ganska höga krav ändå.

Upphandlingen drog alltså in många anbud, och anbuden höll hög kvalitet.
– Jag blir alltid glad när vi får in så många kvalitativa anbud, det är roligt för mig som upphandlare, tillägger Gabriella Manieri.

Utvärderingen
Anbudsgivarna fick beskriva ett referensuppdrag – ett case, och även ange omfattningen av uppdraget. Genomgången av referensuppdragen var tidskrävande och gjordes av Helena Vogelmann och en kollega.

– Det har varit roligt och kan betraktas lite som en trendspaning för oss. Det är väldigt intressant att se var innovationsfronten i Sverige ligger. Vi valde även att träffa alla för att få en ännu bättre uppfattning om vad de kunde leverera, säger Helene Vogelmann.

Erfarenheten hos den konsult som genomfört caset skulle även dokumenteras i utbildning och kompetens, och minst två referenskunder anges.

– Det enda vi krävde konkret var minst tio års erfarenhet av motsvarade arbetsuppgifter. Det kan tyckas lite luddigt men vi ville inte specificera för hårt, säger Gabriella Manieri.

Konsultens kompetens betraktades utifrån förmågan att skapa och designa innovationsprocesser, visa på kopplingen till forskning, hur det empiriska underlaget såg ut, uppdragets nyhetsvärde och kvalitet, den analytiska och logiska kompetensnivån, hur resonemang kring innovation och verktyg speglas och vilka metoder som används.

– Bedöm
ningen är i betraktarens öga, köparen bestämmer, men våra bedömningsgrunder var mycket specifika anser jag, säger Gabriella Manieri.

Leder till ökad innovationstakt
Två avrop har hittills gjorts från avtalen. Dels har Lunds universitet upphandlat så kallad följeforskning, där en konsult studerar ett av universitets innovationsprojekt från start till avslut, följer upp, återkopplar och slutrapporterar till Tillväxtverket som är finansiär.

Det andra avropet har Malmö Högskola gjort.
– Nu måste vi marknadsföra att det här ramavtalet finns och uppmuntra till användning. Därför planerar vi ett event den 30 oktober där samtliga leverantörer bjuds in att presentera sig, och potentiella köpare av tjänsterna får en chans att klämma lite på leverantörerna, säger Helene Vogelmann.

Kommer innovationsprojekten hos de här högskolorna att öka nu när ramavtalet finns?
– Absolut, och framförallt för att lärosätenas roll inom den tredje uppgiften kommer att öka och då behövs den här typen av tjänster som kan avropas på ramavtalen, säger Helene Vogelmann.

 

Röster från två av leverantörerna

– Det var oerhört givande att få fokusera på vad vi gjort och kan i anbudsskrivandet, och inte våndas över matematiska formler. De har ju fortfarande all möjlighet att vikta priset högt i den förnyade konkurrensutsättningen, så jag ser inte att de förlorat något på detta. Ser man till de valda företagen i de olika kategorierna så har de fått både bredd och mycket hög kvalitet, och en rejäl spridning i referenspriserna, säger Anna Kelly på PwC.

 

 

 

– Vi är naturligtvis oerhört glada och stolta över att ha blivit antagna inom två av de områden där vi upplever att vi är starkast och även skiljer oss från andra strategiska kommunikationsbyråer.  Vi har sedan några år tillbaka medvetet nischat oss mot att driva affärsprocesser med strategisk kommunikation som kraftfullt verktyg, säger Monica Thomasson, VD på Aktiv Kommunikation Öresund.  Dessutom är vi väl bekanta med innovationsfrågor och arbetar operativt i det offentliga innovationssystemet sedan flera år tillbaka.