Kompetensen central vid upphandlingar

Den omgivning vi verkar i blir inte mindre komplex. På det stora hela är detta positivt, eftersom många av de frågor som aktualiseras har en positiv bottenklang. Det är till exempel glädjande att se hur Upphandlingsutredningen angripit sin uppgift och hur de presenterat ett antal mycket positiva förslag. Samtidigt #nns ett antal problemsällningar, där det många gånger känns som om vi står och stampar på samma ställe, där området ter sig onödigt stelt och problemorienterat, skriver Björn Bergström, ordförande i Sveriges Offentliga Inköpare, SOI, och upphandlingsansvarig på Sveriges Riksbank.

Det finns naturligtvis inte en enskild lösning som löser upp alla knutar, men jag vill peka på en aspekt som är viktig i sammanhanget. En aspekt som går att påverka för var och en av oss – Kompetensen.

Nyttja omgivningen
Enligt Kompetensutredningen (SOU 1991:56) är kompetens ”förmågan att klara av de olika krav som ställs i en viss situation i en viss verksamhet”. Kompetensen består därmed av ett antal kunskaper och färdigheter som personen har förvärvat i olika sammanhang, men även talanger, förhållningssätt och attityder. Men kompetensbegreppet utgår inte från enbart min kunskap, utan från min förmåga att lösa en uppgift. En del av min kompetens är därmed hur väl jag använder min omgivning. Det kan handla om de personer jag arbetar med dagligen inom min upphandlingsenhet, andra personer i organisationen, eller personer i mitt nätverk utanför min organisation. Det blir därför avgörande att kunna identifiera sina egna brister eller kunskapsluckor för att ställa frågan till den som förmodligen kan lösa just den delen av problemet bättre.

Vissa gånger är det här självklart. Som upphandlare är det självklart att jag använder mig av organisationens kompetens för att till exempel formulera kravspecifikationen. Det är inte, och ska inte vara, mitt expertområde. Hur ser det ut inom det område där jag förväntas vara expert då? Egentligen är det inte någon större skillnad, även om det kan kännas så. Om jag resonerar som att det är jag själv som måste formulera alla de delar som är ”mina”, kommer jag förr eller senare att hamna i situationen där jag använder något som liknar en standardmall på något som inte alls kan hanteras enligt en standardmall. Följden blir att upphandlingen inte når sitt mål. Då löser jag inte uppgiften och är med andra ord inte kompetent på rätt sätt.

Konsultupphandling
Att använda sin omgivning för att bli mer kompetent behöver inte vara svårt. Ta en konsultupphandling, där konsulten ska ha en viktig roll under en någorlunda lång period i ett viktigt projekt. Att då köpa en konsult enbart baserat på CV:n kan leda till både ett lyckat och ett misslyckat projekt. Hur det blir beror mest på tur (eller otur). En sådan konsulttjänst liknar ju dock i allt väsentligt en vanlig rekrytering. Alla organisationer har en HR-avdelning. Det är med andra ord inte jag själv som sitter på den bästa kunskapen i alla avseenden, utan mina kollegor inom HR. Hos oss har vi till exempel tagit fram ett antal definitioner på egenskaper och förmågor hos de personer vi anställer. Den chef som rekryterar väljer ut de egenskaper som är viktigast. Utifrån dessa skapar vårt rekryteringssystem en intervjuguide, där man som intervjuare får ett frågebatteri med genomtänkta frågor kopplat till respektive egenskap. På så sätt skapas en jämförbarhet i rekryteringen mellan de kandidater som intervjuas.
Om jag nu har möjlighet att få en intervjuguide, baserad på de egenskaper min konsult bör ha, är det ett utmärkt verktyg att använda även i min upphandling. Jag blir transparent, men kan ändå utvärdera konsulten och poängsätta de önskvärda egenskaperna. Med en sådan intervjuguide, som jag fått ”gratis”, minskar jag ju både tiden jag behöver lägga ner, samtidigt som effekten ökar i och med att jag använder något som är genomarbetat, samtidigt som jag uppfyller lagens krav! Jag har alltså ökat min kompetens genom att använda mig av min omgivning.

Nu var detta bara ett exempel, taget ur en del av verkligheten. Jag tror ändå att det kan belysa en aspekt av kompetensbegreppet. Om en av utmaningarna är att säkerställa att jag är kompetent måste jag vara kunnig och ha rätt förhållningssätt. Men jag måste även använda mig av min omgivnings kunskaper och verktyg. På så sätt blir jag kompetent och kan göra upphandlingar som tar hänsyn till lagen, men som dessutom leder till ett bra resultat! I Sverige finns ett par tusen upphandlare. Låt oss försöka hitta former att nyttja varandras kompetens för att på så sätt bli ännu bättre. Successivt kan vi då ändra den problembild som trots allt finns och visa på att offentlig upphandling innehåller många positiva möjligheter!

Björn Bergström