Dataövervakning mot bedrägerier
Datastödd övervakning är nödvändig för att kunna svara mot en stor andel bedrägerier vid offentlig upphandling. Det skriver Hans Strunge Bonde, Senior Industry Consultant på SAS Institute, i en debattartikel för OFFENTLIGA AFFÄRER.
Här följer debattartikeln i sin helhet:
Revisioner och slumpvisa kontroller är betydelsefulla för att komma åt ökade bedrägerier inom offentlig sektor, men det räcker inte. Det krävs också kontinuerlig övervakning med dataanalys som automatiserar flödet. Den offentliga sektorn har mycket att vinna på sådana lösningar.
Att det bästa sättet att upptäcka bedrägerier är att kontinuerligt övervaka allt som sker låter som en självklarhet. Problemet är att det inte hinns med, det finns inte tillräckligt med tid och personal.
Betydande bedrägeririsk
Association of Certified Fraud Examiners (AFCE) är världens största organisation som arbetar internationellt mot bedrägerier. De har undersökt vad effektivare metoder för att förebygga bedrägerier skulle innebära. En slutsats är att fem procent av inköpen som görs både i den offentliga sektorn och i näringslivet är inköp där det finns en betydande bedrägeririsk. Det innebär att för inköp på en miljard kronor riskerar 50 miljoner kronor försvinna till bedragare.
Vidare tar det enligt AFCE vanligtvis tar mellan 18 och 24 månader att upptäcka bedrägerierna. Det är dessutom vanligt att bedragare finns inom den egna organisationen. Endast fyra procent av de som upptäcks för bedrägerier inom egen organisation har tidigare straffats för bedrägerier. Var femte återfinns i högsta ledningen.
Ofta är det en felaktig hantering som gett en lucka som medvetet utnyttjats av en blivande bedragare. Det innebär att det har varit en okänd felaktighet i hanteringen som lett till bedrägeriet.
Många transaktioner
Rent allmänt är grogrunden för bedrägerier stora mängder transaktioner som görs i flera led och hanteras av olika avdelningar. Det kan exempelvis vara inköpskedjor som omfattar flera leverantörer. Under coronapandemin, med en större upphandlingsvolym och med fler bidrag och stöd, kommer bedrägerivolymerna sannolikt att öka.
Vad kan göras åt bedrägerier? Revisioner räcker inte, eftersom de mest handlar om att kontrollera processer, inte själva hanteringen av fakturor. Undersökningar gjorda av SAS Institute visar att det går att upptäcka och förhindra bedrägerier som kan uppgå till flera miljarder kronor.
Utvecklat datorstöd
Det behövs utvecklat datorstöd för att automatisera arbetet analyserna av fakturorna. Nyckeln till framgång är kontinuerlig övervakning. Här är de viktigaste kraven för detta stöd:
- Analysera alla transaktioner. Chanserna att upptäcka bedrägerier ökar inte bara för att fler fakturor kontrolleras. Chansen att upptäcka avvikelser och mönster ökar också. Med fler analyserade ärenden, ökar andelen upptäckta bedrägerier.
- Automatisera integration och tvätt av data. Vanligtvis går 80 procent av tiden för en revision åt till att hitta, sammanställa och tvätta data. Om arbetet automatiseras frigörs tid och resurser som kan läggas på andra arbetsuppgifter.
- Använd AI. Problemlösning görs mer effektivt och bättre med AI-stöd. AI kan användas för alla delmoment.
- Dataanalys innebär att man får möjlighet att både arbeta mer effektivt för att förebygga kända bedrägerimetoder, men också möjlighet att identifiera hittills okända bedrägerimetoder.
I de fall kontinuerlig, proaktiv övervakning med stöd av dataanalys användes minskade bedrägeriförlusterna med 48 procent enligt undersökningar som AFCE genomfört.
Andra metoder
Därmed inte sagt att andra metoder ska förkastas. Kontinuerlig övervakning i samklang med belöning till uppgiftslämnare, så kallade whistleblowers, formell riskbedömning och utbildning av medarbetare minskar sammantaget bedrägerierna.
Att offentlig sektor har koll på sina finanser, och att de arbetar aktivt med att minimera riskerna för felaktiga utbetalningar är av stor vikt för vår tilltro till systemet och rättssäkerheten – och vår betalningsvilja för den offentliga sektorns tjänster.
Hans Strunge Bonde, Senior Industry Consultant, SAS Institute
