Den Goda Affären och/eller Samhällsnytta?

Det pratas mycket om den goda affären i upphandlarkretsar, men är vi verkligen överens om vad begreppet innebär i alla situationer? Det är inte Göran Brunberg, upphandlingschef för Upphandlingsbolaget i Göteborg, så säker på.

Vi behöver reda ut begreppen affärsnytta, affärsmässighet och den goda affären – kanske rent av byta ut mot samhällsnytta i vissa fall. Det anser Göran Brunberg, upphandlingschef för Upphandlingsbolaget i Göteborg stad.

– Vi pratar inte om lägsta pris längre – vi måste lyfta blicken och identifiera olika situationer för att kunna gå vidare och ha en gemensam målbild. Då duger inte begrepp som affärsmässighet eller affärsnytta om man inte har definierat dem utifrån den unika situationen. Personligen tycker jag att samhällsnytta är ett begrepp som speglar dagens, och med all säkerhet framtidens, upphandlingsarbete.

Ett enormt uppdrag
Göteborg stad handlar för flera 10-tals miljarder kronor per år och staden har avsevärt höjt målsättningarna för upphandlingen inom områden som miljö-, etiska krav och sociala hänsyn.

– I Göteborgs stads budget för 2013 finns stort fokus på upphandling. Det är ett enormt uppdrag man lägger och vi vet att upphandling är ett kraftfullt verktyg, säger Göran Brunberg.

Det är troligt att ökade krav vid upphandling kommer att synas i ökade inköpskostnader. Hur förenas det med uppdraget att upphandla kostnadseffektivt?

– Vi ska leverera maximal utdelning för pengarna, men utifrån vilket perspektiv? Jo, perspektivet är samhällsnytta, säger han.

Viktigt med kommunikation och förståelse
Göteborg stads budgetmål gäller inte bara Upphandlingsbolaget, utan samtliga upphandlande myndigheter och enheter i staden.

– Vi har en bra upphandlingsverksamhet i staden, men vi blir inte bättre än den samverkan, den relation vi har med våra leverantörer. Det kräver seriösa leverantörer, och seriösa beställare för att kunna leverera samhällsnytta.  

En viktig nyckel för att lyckas ligger i uppföljningen.
– Om vi inte har kontroll och uppföljning skapas utrymme för oseriösa leverantörer, underprissättning, svarta löner, etc. Vi måste anstränga oss för att kommunicera detta. Vi måste få med leverantörerna på det samhällsnyttiga spåret som bland annat innebär en fungerande marknad, säger Göran Brunberg.

Kommunikation internt är minst lika viktig.
– Avtalstrohet är en annan nyckel för att lyckas. Visar vi inte marknadens aktörer att vi är eniga i vårt uppdrag, att vi ser helheten, ja då har tjänstemännen missförstått sitt uppdrag. Hur når vi förståelse för detta – i organisationen och hos leverantörerna? Kommunikation är viktigt, vi behöver nå hela vägen ut till alla som kan beställa, säger han.

Sociala prioriterade mål
I listan av politiska mål har ett prioriterat mål identifierats. Under 2014 ska minst 50 procent av stadens upphandlingar av tjänster göras med sociala hänsyn. Och särskild fokus ligger på att främja sysselsättning för medborgare som står långt ifrån arbetsmarknaden.

Det kan till exempel göras genom att, i upphandlingen, ställa krav på att leverantören ska rekrytera ett antal långtidsarbetslösa – som ett särskilt kontraktsvillkor.

– Det är samhällsnytta, säger Göran Brunberg, men är det affärsmässigt? Ja, det beror på hur du definierar affärsmässighet den situationen.

– Samhällsnytta är ett intressantare perspektiv att jobba mot, tillägger han.
Staden tillämpar redan förfarandet i viss mån och då främst i så kallade objektsupphandlingar, till exempel vid större byggen. Sådana upphandlingar är väl lämpade eftersom de är definierade avseende både innehåll och volym.

– Ska leverantören räkna på lönsamheten av en sådan motprestation måste han kunna väga åtagandet mot en summa, en volym, säger Göran Brunberg.

Därför är också ramavtalsupphandlingar mindre lämpade för den här typen av krav. I ramavtalet finns sällan utfärdade löften om försäljningsvolym, och de vänder sig till flera leverantörer. Göteborg tittar också på hur man i London arbetar med dessa frågor, och konstaterar att de har kommit längre.

Samverkan behövs
Upphandlingsbolaget ska leda processen med att öka användningen av sociala krav i Göteborg stad. Svårigheten ligger inte i första hand i att formulera kravet i en upphandling, utmaningen är istället vad man ska göra med svaret. Det behövs en struktur för att hantera rekryteringen tillsammans med leverantörerna.

– Det måste finnas en eller flera funktioner/organisationer som kan hjälpa både upphandlande myndigheter och leverantörer att uppfylla kraven, och sedan ha en fortsatt dialog med dem under tid.

Vill se fler sociala företag
En annan möjlighet för att nå stadens sociala mål kan vara att vika delar av en upphandling specifikt till så kallade sociala företag.

– Sverige har inte införlivat de delarna ur EU-direktiven, men vi ser att det skulle kunna vara en väg att gå. De sociala företagen fångar ofta upp personer inom målgruppen. Det skulle kunna vara ett komplement, men troligtvis behöver svenska sociala företag anpassa delar av sin verksamhet för att uppfylla kraven från upphandlande myndigheter. Men då får de väl göra det, menar Göran Brunberg.

Sociala hänsyn i Göteborg stad innefattar förstås fler krav än målet att öka sysselsättningen av arbetslösa. Sunda arbetsvillkor för leverantörernas anställda, antidiskrimineringsklausul som exempel.

– Vi använder oss av checklistor för att utreda om en aktuell upphandling lämpar sig för den här typen av krav, och vi får motivera varför om det inte gör det. Vi får aldrig glömma att ställa frågan, säger Göran Brunberg.