Dyra misstag i upphandlingar vanligt

Brister i kompetens och administrativa rutiner orsakar dyra misstag i upphandlingar när det kommer till säkerheter och garantier. Många offentliga upphandlare är inte medvetna om att förfrågningsunderlagen är utformade på ett sätt så att man helt i onödan begränsar antalet anbud och därmed konkurrensen. Det är också vanligt att köparen eller beställaren agerar på ett sätt så att man går miste om garantier som man kanske tror att man har.
Frågan om säkerheter och garantier är förmodligen inte högt prioriterat i alla upphandlingar eller anbudsprocesser. Det kan vara en av orsakerna till att det dagligen begås onödiga misstag, både medvetna och omedvetna, säger Katarina Jordell Rimmerfeldt, marknadschef i Nordic Guarantee.
Fler anbudsgivare och bättre konkurrens
I vissa upphandlande organisationer sägs att man har tagit ett aktivt beslut att säkerhet alltid måste komma från bank, det vill säga att anbudsgivaren ska presentera en bankgaranti. Därmed exkluderar man säkerhet i form av försäkring, vilket leder till att man får ett färre antal anbudsgivare. Om man kräver garanti från specifikt bank så innebär det att vissa entreprenörer inte kan lämna anbud. Därmed snedvrids konkurrensen mot de stora rikstäckande byggbolagen, vilket kan innebära högre kostnader.
Många offentliga upphandlare verkar inte känna till att säkerheter kan komma både från bank och försäkringsbolag. Av gammal vana och okunskap står det ofta ”Bankgaranti” i förfrågningsunderlag, och då går det inte att ändra på det när det är dags att presentera säkerheten.
– Förutom att de misstag som begås kan få negativa konsekvenser som färre anbudsgivare och potentiellt högre kostnader, så kan man misstänka att agerandet kan vara lagstridigt eftersom en upphandlande myndighet, landsting eller kommun inte får medverka till att konkurrensen snedvrids eller hämmas, säger Katarina Jordell Rimmerfeldt.
Betalda säkerheter tas inte in
Det händer också säkerheter aldrig tas in från en vald entreprenör, eller att det sker i rätt tid. Ett exempel är AB/ABT, där det framgår att säkerhet ska lämnas inom två veckor. Om man inte följer det, så bör det framgå av anbudshandlingarna för att inte snedvrida konkurrensen.
– Vi vet också att man ”glömmer” att ta in säkerheter. Det kan vara så att en entreprenör inte lämnat anbud på ett jobb på grund av att de inte kunnat ordna säkerhet enligt anvisning i upphandlingen, oavsett om det skulle vara via bank eller försäkring. Om beställaren sedan ändå inte tar in säkerheten är det allvarligt att detta inte var känt från början, menar Katarina Jordell Rimmerfeldt.
Påverkan av EU-direktivet Basel III
Basel III införs successivt fram till 2018, och skärper kraven på bankernas kapitaltäckning. Bankernas kostnader ökar och det är troligt att bland annat bankgarantier blir dyrare. Upphandlare och beställare som fortsätter kräva att säkerheter ska lämnas i form av bankgarantier, riskerar att de ökade kostnaderna vältras över på dem i form av fördyringar av projekten.
– Vi noterar att bankerna själva allt oftare hänvisar sina kunder till försäkringsbolagen när det gäller just garantier, eftersom både banken och kunden vinner på att kundens kreditutrymme används på ett klokare sätt, avslutar Katarina Jordell Rimmerfeldt.
Sammanfattning – tips för att undvika misstag:
1. Upphandlare kan sänka kostnader genom att skapa konkurrens och inte exkludera anbudsgivare på ett medvetet eller omedvetet sätt; begränsa inte kravet på säkerheter till bankgaranti.
2. Om man har betalat för en säkerhet måste man också se till att säkerheten tas in. I annat fall är det slöseri med skattebetalarnas pengar, och den enda som tjänar på det är entreprenören.
Katarina Jordell Rimmerfeldt
Nordic Guarantee