Fem skäl för gemensamma tjänster

Tajta budgetar är bara ett skäl för ett ökande intresse för så kallade shared services* (gemensamma tjänster) i den offentliga sektorn. Bättre samordning mellan olika organisationer och bättre förutsättningar för distansarbete är andra skäl.

Sammantaget innebär det här en markant ökning av användningen av shared services, skriver Alexander Drevstad, nordisk säljchef för offentlig sektor på Unit4 i denna gästkrönika. 

Alexander Drevstad, nordisk säljchef
för offentlig sektor på Unit4

Sverige utmärker sig jämfört med många andra länder vad gäller den offentliga sektorn. En stark decentralisering, förbud mot ministerstyre och annan praxis har gjort att kommuner, regioner och myndigheter i stor utsträckning byggt egna IT-lösningar och digitala tjänster. Men intresset för att skapa gemensamma, shared services-lösningar ökar av flera skäl.

Det mest uppenbara skälet är att små kommuner och andra mindre offentliga organisationer helt enkelt inte har råd att driva funktionerna på egen hand. Men det finns även andra skäl, som att förbättra samarbete och samordning inom och mellan offentliga organisationer och att underlätta översikt av verksamheter.

Det är också en internationell trend att satsa på shared services inom offentlig sektor. Det visar sig bland annat i två undersökningar som utförts på uppdrag av Unit4 (”2023 State of the Digital Nation” och Pierre Audoin Consultants studie ”Professional Services: A Benchmark for 2023”). De två omfattande undersökningarna visar tydligt på fem starka skäl bakom satsningen på shared services inom offentlig sektor.

1. Driver centralisering
Det här kan vara ett känsligt område i Sverige. Men självständigheten för enskilda organisationer till trots, så finns det behov av att samordna projekthantering, medborgarservice, med mera, mellan dem. Samordning där det passar är positivt, utan att den äventyrar enskilda organisationers beslutsfattande.

2. Underlättar distansarbete
Med ändamålsenliga delade molntjänster blir det enklare för de enskilda offentliga organisationerna att underlätta distansarbete för sina anställda. Det blir alltmer ett krav för att lyckas rekrytera kompetent personal.

3. Nya arbetssätt kräver nya tjänster
Det är inte bara ett ökande distansarbete som ställer krav på nya tjänster, som med fördel delas mellan organisationer. Även den ökande globaliseringen påverkar offentliga organisationer och även den talar för ökad användning av gemensamma tjänster.

4. Ökad flexibilitet
Att satsa på gemensamma tjänster ger inte bara lägre kostnader, utan ökar också möjligheterna att agera snabbt på förändrade förutsättningar. Att bli mer agil, som det heter numera.

5. Samordning av data underlättas
Bristande datakompatibilitet är ett av de största problemen med att införa digitala tjänster och andra IT-lösningar. I undersökningen State of the Digital Nation anger 63 procent av deltagarna att det finns ett stort behov av att förbättra datakompatibilitet. Det blir enklare att åstadkomma om fler organisationer delar på färre digitala tjänster. För den enskilda organisationen innebär det att det blir enklare att åstadkomma en enda bild av ”sanningen”, baserad på data.

Tydlig trend

Enligt undersökningen State of the Digital Nation planerar 25 procent av deltagarna från offentlig sektor i Norden att börja använda shared services för ekonomifunktioner, som redovisning, inom tre år. För samtliga deltagare inom offentlig sektor märks en markant ökning av att använda centrala, shared services: från en knappt märkbar andel 2021, till 33 procent under 2023. De fem skälen ovan ger en tydlig förklaring till ökningen.

Alexander Drevstad, nordisk säljchef för offentlig sektor på Unit4

Fotnot
* Shared services (sv. ung. gemensamma tjänster) är namn på verksamhetsorienterade stödfunktioner inom en organisation  som kan samutnyttjas av flera verksamhetsdelar. Typiskt avser man administrativa stödfunktioner för ekonomiservice, personalservice och IT-support