Hon blev Årets Nyskapande chef

Ewa Thylén, enhetschef på Tillväxtverket, är vinnare av priset Årets Nyskapande chef i offentlig sektor. I nr 2 av OFFENTLIGA AFFÄRER samtalar L-G Fröjd med henne. Här följer en sammanfattning av den text som publicerades i papperstidningen.

Ewa Thylén om omslaget till OFFENTLIGA AFFÄRER.

Vi börjar med att backa bandet till 16 mars 2020. Pandemin har precis börjat få ett grepp om Sverige och regeringen kallar till presskonferens för att meddela att Tillväxtverket får i uppdrag att ta hand om Korttidsstödet för att hjälpa företag som tillfälligt behöver permittera personal. Det kom att bli ett av de största krisstöden i svensk historia.

Inget system fanns

Ansökan skulle öppna tre veckor senare och två veckor efter det skulle förskottsutbetalningarna till de 50 000 första företagen finnas på kontot för att de skulle kunna betala ut löner till sina anställda. För att lösa uppgiften fanns inget färdigt system. Lagen var inte på plats och myndigheten hade inte tillräckligt många medarbetare för att lösa uppgiften. Dessutom behövde alla jobba hemifrån.

Det gällde att försöka agera snabbt, rättssäkert och tydligt, trots att det var en helt okänd händelse utan någon tidigare erfarenhet att luta sig mot. Nu behövdes det mod, se till att forma ett lag samt att lita på det personliga ledarskapet. Ewa blev tillfrågad om att hjälpa till att leda handläggningsorganisationen.

”En akut för företag”

– Jag tvekade inte en sekund när jag fick frågan. Vi blev ett akutsjukhus för företag. För mig var det självklart att vara med och bidra i en viktig uppgift under ett antal månader. Tänk om jag då hade vetat att när jag summerade mitt ledarskap i uppdraget skulle det ha gått nästan tre år och jag skulle ha introducerat över tusen medarbetare från sex olika myndigheter, att jag skulle ha hunnit bygga och lett en helt ny organisation där över tvåhundra medarbetare arbetat och att jag fick vara med och säkerställa att det blev en snygg offboarding för alla när krisorganisationen skulle avvecklas.

Ewa bestämde sig direkt i sin nya chefsroll att göra sitt yttersta för att vara en trygg och empatisk ledare när allt omkring dem stormade. Hon använde sig av tre ledord för arbetet tillsammans med sina medarbetare; företagsfokus, lagarbete och arbetsglädje. Någonstans där började den kultur som kom att bli kännetecknande för Ewas sätt att leda sin avdelning att ta form.

Ewa berättar:

– Det här hade aldrig gjorts tidigare, så det fanns ingen strategi på plats. Vi lärde oss längs vägen – samtidigt som vi arbetade helt distansbaserat, alla på geografiskt utspridda hemmakontor, men vi lyckades ändå skapa en exceptionell arbetsmiljö. Jag är en nyfiken person och vill se människorna bakom arbetsinsatsen och förstå helheten genom individen. Jag har tränat våra medarbetare att förhålla sig till ständigt ändrade förutsättningar och uppmuntrat och tillåtit medarbetare att få växa med ansvar.

Lyfta fram ledarstjärnor

– Det har varit en ära för mig att få bygga mitt eget lag, att rekrytera chefer med ledarpotential. Att få chansen att lyfta fram nya ledarstjärnor och tillsammans skapa recepten för framgångsrikt digitalt ledarskap. Jag började faktiskt med att ge alla mina gruppchefer en tom receptbok, denna har vi tillsammans fyllt med uppåtpuffar, insikter och lärdomar längs vägen. För mig har det varit ett sätt att skapa ett dokument som de kan luta sig mot när de framöver ska leda i nya uppdrag.

Några av Ewas medarbetare var på sin första arbetsplats efter examen, andra hade tagit tjänstledigt eller var utlånade från andra myndigheter (mestadels Skatteverket) och bidrog med gedigen myndighetserfarenhet. Ewa och hennes gruppchefer fick dem alla att samarbeta som ett lag. Det går inte att ta miste på att Ewa är extra stolt över att ha fått leda den enhet där den största delen av myndighetsöverskridande samarbete gjorts och genom det fått visa på fördelarna av att Myndighetssverige arbetar tillsammans.

– I en digital arbetsmiljö behövde vi skapa sociala sammanhang och strukturerad och återkommande möteskultur. Genom detta har helt nya digitala arbetssätt byggts upp, där det varit självklart att delta på korta dagliga videomöten med kollegorna för att skapa lagkänsla och snabbt kunna undanröja hinder i arbetet. Men jag har även varje vecka modererat korta morgonmöten för alla medarbetare i handläggarorganisationen. Dessa möten har fungerat som en påminnelse om den kultur som vi tillsammans skapat och är bärare av.

– För mig handlar det om att sprida pepp, fira delsegrar och påminna om att det är viktigt att använda friskvårdstimmarna, uppmuntra till promenadmöten, sociala digitala aktiviteter och att lagarbete är det självklara sättet för att driva arbetet framåt. Mötena har börjat och slutat med anonyma digitala in- och utcheckningar, vilket har varit ett sätt att både kunna ställa frågor som lockar till skratt, att kunna fånga upp hur organisationen mår för att använda som underlag i förbättrad styrning.

Märkbart stolt

Det har varit angeläget för Ewa att skapa en arbetsmiljö för medarbetarna som fått dem att trivas på jobbet. Kontinuerligt under uppdraget har det skickats ut anonyma enkäter till medarbetarna med frågor om deras arbetsmiljö. Ewa är märkbart stolt över resultaten. I tio undersökningar har alla grupperna haft genomgående höga resultat på alla frågor som ställts. Bland svaren har medarbetare uppgett att de har ett bra samarbetsklimat, inte känner sig ensamma och att de får stöd av sin närmaste chef, detta i en tid med ständigt förändrade förutsättningar och när alla arbetat på distans och inte träffat sina kollegor eller sin chef fysiskt.

Rollen som ledare är att säkerställa ett gott ledarskap som genomsyrar hela organisationen. Ewa har nått det genom ett ledarskap som bygger på tillit, empati, mod, inställning och energi. Av hennes medarbetare har Ewa beskrivits som en möjliggörande chef som sätter tydlig struktur och ledstjärnor för arbetet för medarbetarna och genom att visa förtroende motiverar till utveckling och lärande. Detta i en organisation som ständigt introducerat nya medarbetare. Hon missar aldrig chansen att hylla eller lyfta en medarbetare eller kollega.