Morgondagens utmaningar

Vi väntar en spännande vår för offentlig upphandling. Regelverket på både europeisk och svensk nivå ska revideras. I väntan på konkreta besked lät vi framtidsstrateg Bengt Wahlström berätta lite om vad han gör för spaningar i ämnet offentlig upphandling.

Bengt Wahlström har varit runt i Sverige och föreläst om offentlig upphandling ur ett framtidsperspektiv. Som framtidsspanare gäller det att kombinera sina insikter om hur samhället utvecklas på ett större plan, med pågående trender inom sakområdet. Bengt Wahlström har vridit och vänt på vårt käraste ämne – offentlig upphandling – och gjort vissa reflektioner.

Levande lokalsamhälle
– Det finns ett par områden inom offentlig upphandling som står i fokus. Närproducerat är ett sådant, konstaterar han.

Många upphandlare brottas med lösningar för att låta små, lokala leverantörer få delta i upphandlingar, inte minst inom livsmedelsområdet.

– Vi ska vara medvetna om att det här är frågor som förändras över tid – med trender. För inte alltför länge sedan var det ”cook-and-chill” som var trendigt för offentliga kök, alltså att måltider massproducerades och levererades färdiglagat till boenden och skolor för uppvärmning. Då pekade man på fördelarna med stordrift och kostnadseffektivitet.

Idag har det här tillvägagångssättet hamnat i vanrykte. Diskurser förändras, det styrs av politiker och andra intressen. Effekterna slår mot andra, minst lika behjärtansvärda områden.

– Idag är frågan om den globala rättvisan nedprioriterad, det verkar helt ointressant. Den lilla jordbrukaren i Kenya får stå tillbaka för våra nationella värden. De två är inte lätta att kombinera.

Han säger inte att det ena är rätt eller fel, utan bara att det förändras hela tiden.

Ta vara på innovationskraften
Faktum är att kraven som ställs på upphandlarna blir allt högre. Upphandling ska användas som ett verktyg för att förbättra samhället på väldigt många plan. Ett sätt att möta förväntningarna kan vara att utnyttja innovationskraften hos leverantörerna.

Bengt Wahlström ser att upphandling präglas av en strävan mot det rationella, att det finns en enda lösning som är det optimala. Man missar helt de flexibla, emotionella värdena.

– Återigen, jag säger inte att det är fel men man behöver vara medveten om att det är så.
Upphandlingen är i mångt juristernas och möjligtvis ekonomernas mark.

– Jag har respekt för dessa yrkeskategorier, utan dem hade det varit kaotiskt, framförallt när motstridiga intressen står mot varandra. Men de tvingas skapa en grovt tillyxad bild.

Bortom dessa roller finns samhällsvetare och humanister till exempel.

– De är inte ens med i samtalet, och det kanske de borde vara. Inte minst när vi talar om upphandling av mjuka sektorer som vård och omsorg. Där behöver den humanistiska kunskapen finnas med.

– Men försök att formulera det i ett förfrågningsunderlag, tillägger han.
Det är oerhört svårt att lämna utrymme för det irrationella, det flexibla, i upphandlingar.

Teknikupphandling
Upphandling som system fungerar utmärkt bra när det är gamla och utprövade varor och tjänster som ska upphandlas. Men så fort det ingår någon typ av utveckling, eller marknader under utveckling, är det ofta mer framgångsrikt att fokusera på resultatet än på produkten. Inom vissa områden har tankarna om innovationsupphandling fått fäste – framförallt inom teknikupphandling.

– Det finns många bra och väl fungerande exempel på upphandlingar som lyckats med det, men det finns tyvärr även exempel där viljan är god men horisonten har satts för kort.

Han nämner upphandlingar inom försvarsområdet som resulterat i att reservdelar saknas, eller upphandlingen av IT till skolorna som inkluderade dyra e-postadresser som ingen ville ha.

– Hade man kunnat förutse det, och istället lyckats upphandla ett resultat från leverantören så hade de haft hyfsat fria händer att leverera utifrån behovet istället.

Att sia om behoven i framtiden är inte helt enkelt.
– Upphandlaren ska vara den som kan avgöra och stötta verksamheten i den här frågan, det är tuffa krav.

Långsamt höjs statusen
Och kompetensfrågan är också en av de centrala bitarna, framhåller han.

– Upphandlande myndigheter står inför allt ökande kunskapskrav. Upphandlare ska inte bara ha kompetens inom sitt kunskapsområde utan även ha en djup kunskap om verksamhetens behov, idag och inte minst imorgon!

För att inte tala om kunskap om anbudsgivarnas situation – det är mötet mellan kunden och leverantören som är det intressanta, anser Bengt Wahlström.

Upphandlarens betydelse och status ökar i takt med att vi får allt större fokus på frågan.
– Det kan tyckas att utvecklingen går långsamt, men den är oundviklig, anser han.

Allt går inte att mäta
Vi har traditionellt utvärderat upphandlingar på pris och det, menar han, är inte speciellt smart. Om man bara kräver en sorts lösning, då vänder man ryggen åt all form av utveckling. Egentligen vill vi inte köpa varan – vi vill köpa resultatet. Han är ödmjuk för att det inte alltid går att rymma allt i dagens upphandlingssystem.

– Man måste självklart ha respekt för de förutsättningar som finns i lagen om offentlig upphandling och andra krav som finns kring upphandlingen. Jag menar bara att det ofta är olyckligt att snäva in upphandlingen på det som är synligt och mätbart. Så långt det är möjligt bör vi formulera behoven så att vi öppnar för smarta lösningar, för flexibilitet.

Det är inte utan risk.
– Det är sant, om anbudsgivaren får allt för fria händer har man avsagt sig en del av kontrollen. Det finns tyvärr misslyckade försök.

Ut med det gamla
Han tycker att det är vemodigt att upphandlingen inte erbjuder större mått av flexibilitet.

– Det är inte svårt att få in de innovativa tankarna. Det svåra är däremot att få ut de gamla tankarna, säger han och påpekar att det gäller för alla människor, inom alla yrken.

– De egna kunskaperna och erfarenheterna står i vägen för nya innovativa nödvändigheter. Det är så för alla, ju längre du har arbetat med något, ju mer kunskap och erfarenhet du har på området, desto mer begränsad blir du i din tanke.

Det är bekvämt och tryggt att luta sig mot erfarenhet, och det ska man göra också men inte bara.

– Försök att blanda kompetensen – åldrar och bakgrund – då blir möjligheterna större i organisationen.

Det är också intressant att titta på teknikstöd när man diskuterar framtiden för upphandling.
– I en värld där Tradera och E-bay regerar är det oundvikligt att tekniken även spiller över på upphandlingsområdet. Det finns egentligen inga tekniska hinder idag, det handlar om människorna. Man får ha lite respekt för att människorna utgör en tröghet, säger Bengt Wahlström.