Region Skåne utvecklar innovationsupphandling

Region Skåne satsar medvetet och stort på innovationsupphandling.
– Vi har formulerat vårt uppdrag, mål och strategi i syfte att tydliggöra riktningen gentemot innovationsupphandling. För att lyckas krävs modiga och kreativa medarbetare, säger Louise Strand, inköpsdirektör, Region Skåne.
En leverantör som tycker att Region Skåne satsar rätt är Petronella Warg på Min Doktor, Sveriges första och största digitala vårdgivare.
– Region Skåne ligger sedan länge i framkant vad gäller innovationssatsningar och har generellt en smart och öppen inställning till utveckling, inte bara för näringsliv och tillväxt utan även utveckling som förbättrar den egna verksamheten. De har en ständig kontakt med verkligheten utanför regionhuset, säger hon till OFFENTLIGA AFFÄRER.
Hon berömmer initiativet att ha en egen hub som dotterbolaget Innovation Skåne har. Det ger regionen insikt om entreprenörskap, kunskap om de allra senaste innovationerna och nya framtida branscher.
Skåne har jobbat hårt
– Region Skåne har jobbat hårt och länge och till viss del motströms med att komma dit de är idag, då deras inköpsavdelning faktiskt genomfört innovationsupphandlingar och framgångsrikt dessutom! De visar omvärlden att det går. Som med allt annat nytt är förankring en nyckel, säger Petronella Warg och menar att det tar tid och är tålamodskrävande men att Skåne har lyckats genom att bjuda in och låta leverantörerna vädra sina farhågor och åsikter under processen.
– Detta har banat väg för framgången. Det allra viktigaste är nog att först förklara vad innovation är: nya, goda idéer som skapar ett värde och kan komma var som helst ifrån, inte alls bara från forskning vilket är en vanlig missuppfattning, slår hon fast.
Seminariet i Stockholm i somras där Region Skåne ihop med leverantörer, forskare och egna medarbetare, presenterade sitt koncept för innovationsupphandling, tycker hon var ett utmärkt exempel på hur man kan jobba professionellt.
– Bra föredrag, relevant information och så själva entreprenören på plats, vars bioplast hade blivit innovationsupphandlad av Region Skåne. Han berättade generöst om sitt liv och företagande och vi fick alla klämma och känna på plasten. Ett stort steg för både innovationsupphandling och miljö.
”Vi ersätter plast”
Petronella Warg syftar på Åke Rosén på Gaia Biomaterials som på seminariet visade upp de omtalade miljövänliga förkläden som Region Skåne innovationsupphandlat.
– Det är ovanligt inom offentlig upphandling att man blir inbjuden och får visa vad man har. Detta betyder mycket för Gaia. Nu har vi fått chansen att även visa den senaste utvecklingen.
Drömmen om den fullt nedbrytbara och förnyelsebara biomaterialet fick Åke Rosén att starta Gaia. I företagets framtidsvision är fossila råvaror ett minne blott.
Företaget framställer ett biomaterial som ersätter plast. Filosofin bakom är att göra material av förnybara produkter som kan återvinnas och omvandlas till förnybar energi. Att följa kretsloppet.
Man framställer även andra produkter för sjukvården och säger sig kunna ersätta 80 procent av alla plastprodukter i sjukvården.
Professor utvecklar
‪Max Rolfstam, professor vid Lunds Universitet, har skrivit en bok om innovationsupphandling. Han deltog också på seminariet i Stockholm i somras där Region Skåne presenterade sina strävanden mot innovationsupphandling ‬
– I början när man pratade om innovationsupphandling tänkte alla på radikala innovationer, som att uppfinna nytt Internet eller liknande. De flesta innovationseffekterna är i regel ganska instrumentella, men för den skulle inte oviktiga. I hälso- och sjukvårdssektorn är enbart det faktum att en leverantör får sin produkt såld en framgång, säger Max Rolfstam i samtal med OFFENTLIGA AFFÄRER.
Det som tycks leda till framgång är att man har rätt kompetens och stöd från politiskt håll, hela vägen. Det har väldigt litet med EU att göra, slår professorn fast.
Som exempel nämner han norska Telenor som upphandlade sjöfartssystem. Då var självaste statsministern intresserad. I de fall innovationsupphandling fungerar är politikerna med och vågar stödja och ta risker. Upphandlarna känner stöd och vågar ta risker och får resurser i form av utbildning, tid, med mera som de behöver. I Region Skåne fruktar man därför inte överprövningar.
Vilka är de kommersiella fördelarna med innovationsupphandling?
– Jättebra fråga. Jag har funderat och diskuterat. Man kan peka på vinn-vinn-situationer. Företag som går med får chans att utveckla något som de kanske inte hade gjort annars, de lär sig något nytt och får ökad konkurrenskraft på den globala marknaden. De kanske skapar billigare och bättre service för det offentliga. Företag som är med i offentlig upphandling får en bra referens, det blir en katalytisk effekt. I det norska fallet hade leverantören inte tidigare gjort något sjöradiosystem, de ville komma in på en ny marknad.
– Det intressanta med Region Skåne är att de visar på förutsättningarna. Man gnäller inte på EU:s regler utan funderar på hur man ska göra! För mig var det en positiv upplevelse att lyssna på seminariet. Man kan göra mycket med de rätta förutsättningarna.
Fokus på affären
Louise Strand, inköpsdirektör i Region Skåne, avslöjade på seminariet i Stockholm att man jobbar efter devisen ”koll på juridiken men fokus på affären”.
– Vår ambition är att ha ett ledarskap som tillåter, efterfrågar och premierar medarbetare som vågar testa nytt och ett ledarskap som inte kritiserar utan står upp och tar ansvar när en ny lösning inte fungerar, säger Louise Strand.
Därför satsar regionen mycket på kompetensutveckling, inte bara LOU utan mer inom ekonomi, förhandlingsteknik och utvärderingsmodeller.
Region Skånes innovationsvänliga arbete omfattar olika aktiviteter för att öppna upp för nya lösningar och entreprenörer.
De kan sammanfattas i följande punkter:
• analyserar marknaden för att få kännedom om marknadens aktörer och nya lösningar som finns på marknaden eller håller på att utvecklas.
• håller i anbudsskolor för de presumtiva anbudsgivare som är intresserade av att lära sig om upphandling.
• delar upp upphandlingar antingen geografiskt eller kapacitetsmässigt.
• förenklar förfrågningsunderlag och skriver på mer lättillgänglig svenska.
• utmanar krav, om de är nödvändiga att ställa och vid vilken tidpunkt som de behöver uppfyllas. (Kanske inte vid anbudets lämnande utan ett år efter avtalsstart)
• försöker undvika långa detaljerade kravspecifikationen och istället beskriva vad vi önskar uppnå i funktionsmässiga termer eller målbilder.
• underlättar anbudslämnandet t ex vad gäller inlämnande av handlingar som kan begränsas till det anbud som ligger bäst till.
• sätter fast pris och garanterad volym (i vissa fall), vilket kan innebära att en entreprenör får möjlighet att göra nödvändiga investeringar.
Utveckling under avtalstid
– Vi har och kommer att testa olika vägar för att skapa förutsättningar för utveckling under avtalstiden, berättar Louise Strand. Inom avtal om hörapparater möjliggjorde vi utbyte till nyutvecklade hörapparater. I ett avtal om FM-tjänster hade vi en piska som innebar att om leverantören inte kom med nya förslag på hur FM-tjänsten kunde utvecklas sänktes ersättningen.
– I avtal om mammografi har vi istället en morot; ett incitament till höjd ersättning om tjänsten utvecklas. I avtal om andningshjälpmedel för hemmabruk valde vi att undanta utrustning för distansmonitorering, ett utvecklingsområde, i syfte att kunna testa sådan utrustning från flera leverantörer under avtalsperioden. Vid upphandling av sårvård har vi möjliggjort innovation från underleverantörer.
Dialogprocess
Eftersom Dialog med marknadens aktörer är en av de viktigaste delarna av Region Skånes strategi för att skapa bra affärer har man skapat en dialogprocess.
– Vi avsätter mycket resurser för dialog eftersom vi ser att effekten är så god. Dialog är också en förutsättning för Innovation. Vi jobbar med dialog före, under och efter upphandling. Jag vill särskilt lyfta fram olika former av möten då leverantörer och inköpare träffas, helst tillsammans med verksamheten. Och extern remiss då vi publicerar utkast på förfrågningsunderlag och ber om synpunkter från marknaden.
Region Skåne har också ett Råd för strategisk upphandling med 16 medlemmar från olika sektorer, näringslivet, akademin, idéburna sektorn, offentliga sektorn och fackförbund. Ett råd som fungerar som motor för utveckling av strategiskt inköp och innovation.
 

Petronella Warg
 

Åke Rosén
 

Louise Strand
 
 
Bo Höglander