Så blir ramavtalet till störst nytta
Ett väl fungerande ramavtal kräver grundligt förarbete under upphandlingsprocessen. Avtalet ska även vara användarvänligt både för beställare och leverantörer.
Fredrik Lovén, tf försäljningschef, berättar om analyserna och förberedelserna som ledde fram till Bevakning och larmtjänster 2016-2.
– I förarbetet träffade vi olika leverantörer, men höll även nära dialog med branschorganisationer. Effekten för kunderna är att det blir enklare att handla tjänster när leverantören är vår förtrogna. Bevakning och larmtjänster handlar ju om så mycket mer än att bara leverera en utbildad person för att utföra ett uppdrag på en given tid, säger Fredrik.
I samband med kontraktsskrivningen fick leverantörerna dessutom återkoppla på upphandlingsarbetet. Återkopplingen ledde till större vilja att arbeta proaktivt med de som avropar, precis som SKI avsåg och lyssnade in i förstudien.
Ramavtalet i praktiken
Det var förarbetet. Därefter följer hur användningen av ramavtalet blir den bästa. Börja därför med att hämta mallar för avrop och kontrakt samt annan information på hemsidan.
– Fundera över hur behoven ser ut före avrop, därefter formuleras dessa i konkurrensutsättningen, uppmanar Fredrik.
Vi kan ta följande scenario som exempel: Hur ska man göra med skolan som riskerar skadegörelse under jullovet? Kanske jobba proaktivt med rondering då skolgården är en samlingspunkt för människor under kvällar/helger? Har bevakningsbolaget särskilda tillvägagångssätt för att möta dessa personer?
Nu är det bevakningsbolagets tur att möta dessa frågor och beskriva hur man tillgodoser önskemålen. Kan man det är utsikterna goda för att motverka skadegörelsen innan den sker. Genom proaktivt arbete går det att spara kostnader för klottersanering och andra reaktiva åtgärder.
Fredrik avslutar: – Arbetar ni på detta sätt idag och ser en positiv effekt? Då är jag nyfiken på att få höra mer. Allt vi får veta beaktas i nästa upphandling av Bevakning och larmtjänster om fyra år. För även om ett ramavtal är bra sätter vi alltid ribban ännu högre nästa gång.