En utmaning att kartlägga kompetens
Ett IT-stöd för att kartlägga medarbetarnas kompetens kan riskera att bli ett tidsslukande monster som ger en felaktig bild av nuläget. Men det finns alternativ.
Medarbetarnas kompetens är avgörande för organisationers framgång. Därför finns också IT-stöd för att hantera, strukturera och planera arbetet kring medarbetarnas kompetens. Men kompetens är ett komplext begrepp som det kan vara svårt att sätta på pränt, det blir oprecist.
Risken är också att systemstöden inte fångar nuläget eftersom de är tidskrävande att uppdatera, utan endast visar på historisk kompetens.
– Det är lätt att fastna i ambitionen att ge en så detaljerad bild som möjligt. Man överdriver hur finmaskigt det behöver vara, och hamnar på en nivå för skruvar och muttrar. Då blir IT-stöden till monster som knappt ger tid över att dra nytta av den information man samlar in, säger Lars Svensson, docent i informatik vid Högskolan Väst.
Ett bra beslutsstöd
Trots varningarna anser Lars Svensson att kompetenskartläggning absolut är något som organisationer behöver ägna sig åt, så länge man är medveten om begränsningarna.
– Informationen behövs som beslutsunderlag, för att kunna blicka bakåt, illustrera nuläge och mål för framtiden i medarbetarsamtal eller för att ge en helhetsbild av aktuell kompetens, och eventuellt gap till målkompetensen, att använda vid rekrytering.
– Systemen är bra om man använder dem på rätt sätt och min erfarenhet är att användarna är ganska bra på att överbrygga teknikens brister.
Det är ofta personalen på HR-avdelningen som sitter och listar medarbetarnas kompetens i systemet. Synen på kompetens har traditionellt varit rationell – som kan definieras abstrakt, objektivt och oberoende av situation och sammanhang. Men idag är synen en annan, min kompetens beror även av vilka verktyg och vilka nätverk jag har tillgång till.
Lars Svensson tycker att system där medarbetarna själva uppdaterar sin kompetensprofil kan vara en bra lösning.
– Om andra personer ska sätta ord på medarbetarnas kompetens finns en viss risk för godtycklig värdering. Bjud in medarbetarna så att informationen inte blir för styrd av företaget.
Kan man inte lika gärna använda sig av till exempel LinkedIn, där man själv administrerar sina meriter?
– LinkedIn är ett mycket spännande komplement till den här typen av system, men det kan inte ersätta. Ur personalavdelningens och ledningens strategiska perspektiv behövs fortfarande de kompetensträdsliknande lösningarna, säger Lars Svensson.
Ökat kompetensutbyte
Dessutom är organisationer uppenbart ovilliga att lägga så mycket värdefull information och struktur i ett socialt nätverk man inte äger någon kontroll över, såsom LinkedIn. Istället har det utvecklats ett antal lösningar för internt bruk, men som i princip är uppbyggda enligt samma modell – så kallade sociala verktyg.
En sådan lösning är Logica Live Connections vars syfte är att öka kompetensutbytet och effektivisera kommunikationen i en organisation. Medarbetarna ansvarar själva över sina profiler och den kompetens som anges taggas för att bli sökbar. Det är även möjligt att lägga till kompetens på sina medarbetare. Där finns naturligtvis också ett forum för diskussion och erfarenhetsutbyte.
Det innebär alltid ett visst mått av arbete att förankra nya arbetssätt hos medarbetarna men att gränssnittet liknar de verktyg många av oss redan använder dagligen, såsom Facebook, kan underlätta införandet.
En stor fördel man vill uppnå med ett socialt nätverk är ökad dialog i organisationen. Traditionellt har kommunikationen med medarbetarna mestadels varit enkelriktad från ledningen, genom att sprida information i intranät eller veckobrev från informationsavdelningen.
– Information är makt, och cheferna har varit vana vid att information ska spridas genom organisationens hierarkier. Å andra sidan är alla fullt införstådda med att det tar onödig tid och kan i värsta fall påverka hur budskapet uppfattas. En snabbfotad och rörlig organisation är väldigt viktigt idag, säger Lars Holmström.