Den kompetenta beställaren vet vad som ska till

Ett strukturerat förändringsarbete i linjen behövs för att organisation och verksamhet ska bli mer effektiv och lönsam. Det går fortare och man kommer längre om ledningen förstår affärsflödena i verksamheten från grunden.
En verksamhetsledning ska öka förmågan att leverera och hålla en god trivsel på arbetsplatsen. Det handlar om att våga lyssna av regelbundet långt ned i organisationen och lära sig så mycket som möjligt om vad verksamheten innebär – hur, varför och vad gör man för att leverera värde för kunden, det vill säga vilken yrkeskunskap finns och ska utvecklas. För att förändringar i en komplex verksamhet ska lyckas behövs en hel del.
Inom det offentliga finns en stor risk för problem när en gammal förvaltningsstruktur som jobbar med ett tungrott ledningssystem genomför omorganisationer för att effektivisera i en önskan om stordrift, samtidigt som förmågan att skapa hållbar nytta urholkas genom kortsiktig måluppföljning. Här finns många myndigheter som gått på pumpen när nya IT-system införs. Att certifiera sin organisation till exempel enligt ISO och jobba med LEAN är bra och räcker halvvägs. För att lyckas hela vägen behövs dessutom ett strukturerat arbete med strategisk ledning där affärsflödena är i fokus.
Kunskap om affärsflödena ökar leveransförmågan
Ledningsarbetet startar med mål och visioner kring de aktuella affärsflödena, i enlighet med verksamhetens värderingar. Sedan skapas strategier och nedbrytning i mätetal, där varje enhet och nivå i verksamheten mäter och planerar för sitt ansvarsområde, till exempel vårdpersonal hur man förmår tillgodose vårdtagarens behov enligt uppgjord plan, medan planerare fokuserar på hur väl vårdpersonalen utnyttjas, både kompetens, resurs och effektivitetsmässigt.
Med sin bakgrund som flygingenjör har Erika Bellander har tagit fram en modell för affärsflöden, som utvecklats till ett ledningskoncept, Vinnande Flöden®, vilket syftar till att hitta nycklar till verklig effektivitet. Med detta kunde Erika i sin tidigare roll som CIO leda förändringsarbetet mer riktat för en högre processmognad i verksamheten.
Modellen gjorde en hel del saker tydliga, som man idag inte pratar så mycket om, som exempelvis vad det innebär att verksamheten är chokad, och hur man kan ta extra hänsyn till detta. Förståelsen gjorde att hon kunde leverera det som efterfrågades i tid och med nytta. Erikas erfarenheter kring komplex IT sedan många år gör att hon kan stötta arbetet i ledningar inom både offentligt och privat till att bli mer kompetenta beställare.
IT är kompetent men svårhanterad resurs
Vi lever i en tid då IT går från att vara något speciellt, till att bli allmängods i alla digitaliserade och informationstunga processer. Om inte IT förmår stötta operativt så att medarbetarna kan göra ett gott arbete varje dag är grunden för digitalisering borta. Ta till exempel en IT-avdelning på ett större sjukhus. Man har en helpdesk och flera pågående förändringsprojekt. Arbetssättet är agilt och processer enligt ITIL och RUP används för att leverera det som SLA-erna förskriver. Tittar man på effektiviteten och frågar efter målen för deras verksamhet så handlar det om att vara kostnadseffektiva och jobba med till exempel användbarhet, men synar man det som levereras är det mycket som är snabba fixar av saker som är bråttom. Det är många system att förvalta och egentligen är arbetet hårt chokat både hos utförarens och hos IT-folket. Minsta störning skapar långtgående problem.
För att stävja detta behövs IT-system som kan ändras efter verksamhetens behov med minimal insats. De kan alltså inte vara dyra och krångliga, utan ha moduler som lätt kan byggas ut och kopplas ihop och där fokus läggs på gränssnitt, gemensamma protokoll och sådan funktionalitet som kan underhållas och utökas eller uppgraderas snabbt och enkelt. Systemet ska dessutom uppmuntra till riklig personlig kommunikation mellan handläggarna i processen. Här är det viktigt att inte dumsnåla, det kostar ännu mer sen. Se till att ha koll på logistik och flöden för att skapa optimal nytta, innan system läggs upp.
Har man strömlinjeformat ett flöde gjorda för standardärenden, så finns de sällan i verkligheten. Vardagen är full av varianter, till exempel när patienter får oväntade sjukdomar, personal blir utbränd, eller paket levereras fel. Många projekt tvingas dessutom till alltför tidiga leveranser av halvfärdiga system, vilket förvärrar situationen, och gör det svårt med bra utbildningssystem. Resultaten blir lidande på alla nivåer.
Att vara en kompetent beställare börjar med ledningens egna processer
Förändringsledning i linjen driver beställningarna. För att lyckas med detta behövs:
1) En organisation som följer processerna med tydliga ansvars- och rollfördelningar, samt transparenta verktyg, som handlingsplaner och verksamhetssystem.
2) Att ställa krav på projekten. Det första är att skaffa ett gemensamt språk, nomenklatur och normer som alla förstår. Det man inte enas om innan, blir snabbt stoppklossar i en chokad värld. När man sedan inför nya system och kör piloter med tidiga versioner måste status på IT-systemet vara känt. Den som validerar måste veta vad som ska prövas och vad finns ännu inte inne i systemet. Därefter är utbildning nyckeln till att kunna choka processerna. Allt ska sitta, och alla problem måste lusas av ordentligt innan man ”rampar upp”. Sedan är det kört, det vill säga kostar mycket att rätta, glöms bort och blir snabba fix med bristande kvalitet, och kunder som kommer i kläm.
3) Nyttan med förändringen måste räknas hela vägen till upplevelsen hos slutkunden, då först har vi värdet säkrat. Det hänger mer på personalens uppfattning än på hur bra systemet är enligt spec.
Har man koll på sina affärsflöden och det praktiska och yrkesmässiga kunnandet i den organisation som ska utvecklas är det enklare att förändra processerna så att störningarna blir minimala och nyttan ökar hela tiden. Det gör ledningen till en kompetent som beställare.
Tre sammanlänkade verktyg med flöden i fokus
Konceptet Vinnande Flöden® hjälper först med att definiera och diskutera affärsflödena med hjälp av Värderöret, då samverkan, språk och överblick är i fokus. Därefter strukturerar vi ledningsarbetet med Värdeturbinen, ett flödesorienterat styrkort.Arbetet stöttas av processerna i Värdeväxlaren tills förändringar har genomförts och levererar som tänkt. Erika Bellander har skrivit två böcker om konceptet, diplomerar konsulter och personal i ledande befattningar samt håller föredrag med mera.
Erika Bellander