Den strategiska upphandlaren

Kommunledningen bör utnyttja upphandlingen som strategiskt styrverktyg, anser politiker ända upp på EU-nivå. Men hur ser verkligheten ut?
– Det krävs lite finess och kreativitet att inom lagens ramar på bästa sätt uppfylla kommunens mål, säger David Braic, upphandlingschef i Växjö kommun.

De offentliga inköpens strategiska betydelse har ökat på regeringsnivå, både staten och EU behandlar frågor som rör upphandlingsreglernas förmåga att åstadkomma fri konkurrens, hållbara inköp och innovationskraft i samhället.

Företrädarna, som till exempel civil- och bostadsminister Stefan Attefall, pratar gärna om vikten av att betrakta upphandlingen som en strategisk resurs i förvaltningen. Men hur ser det ut där inköpen faktiskt görs? Jo, det varierar.

Tre viktiga uppdrag
David Braic är en av de mest omskrivna upphandlingscheferna när det handlar om strategisk inköpsverksamhet. Han arbetar i Växjö kommun och driver en upphandlingsenhet med nio anställda och rapporterar direkt till kommunchefen.

Han har en tydlig bild av vad upphandlingen ska bidra med i kommunen. Internt ska inköpsstrategin förankras hos alla medarbetare med inköpsansvar, så att alla bidrar till att upprätthålla de mål som definierats.

Externt ska upphandlingsenheten skapa goda affärer i dialog med näringslivet. Den tredje och mycket viktiga strategiska uppgiften handlar om att uppfylla kommunens mål och visioner genom inköpsstrategin. I Växjö kommun har politikerna till exempel hårt profilerat sig på miljöområdet.

Med en slogan som lyder Europas grönaste stad, har Växjö satt upp ett antal ambitiösa miljömål, som i mycket stor utsträckning åligger upphandlingsenheten att förverkliga. Det handlar om allt från inköp av el-bilar, miljökrav på byggentreprenader och prioritering av ekologiska livsmedel.

Dialog med politiker
David Braic berättar att de har en väl fungerande dialog mellan politiker och förvaltning, något som underlättar arbetet på upphandlingsenheten.

– Vi har etablerat ett förtroende som gör att vi tidigt involveras i arbetet och får tillfälle att yttra oss i till exempel de fall målsättningarna leder till rent lagtekniskt orimliga krav.

Trots det händer det att de politiska frågorna drivs så framgångsrikt att upphandlingsenheten inte får möjlighet att bromsa, som till exempel kravet att handla närproducerade livsmedel.

– Då krävs det lite finess och kreativitet från vår sida, att inom lagens ramar på bästa sätt uppfylla kommunens mål, säger David Braic.

Krav på närodlade livsmedel är inte tillåtet i offentliga upphandlingar eftersom det strider mot en av de grundläggande principerna inom den europeiska gemenskapen – den fria rörligheten av varor och tjänster. David Braic berättar att man nyligen har genomfört en stor livsmedelsupphandling, där man har vidtagit andra åtgärder för att till exempel inkludera fler lokala småleverantörer.

– Vi har delat upp upphandlingen i flera delar och kommer att teckna avtal med samtliga 17 leverantörer som har lämnat anbud. En förutsättning för att göra det är det inköpssystem vi numera har, som gör att våra inköpare ute i organisationen inte behöver hålla reda på vilket avtal som gäller, det sker automatiskt vid avrop i systemet.

En annan åtgärd som sänker tröskeln för de små leverantörerna att delta i upphandlingen, är den satsning på varudistribution som kommunen har dragit igång.

– En leveransadress för alla leverantörer öppnar upp för större konkurrens mellan små och stora företag.

Initiativet har gjort att leverantörerna nu har 1 istället för drygt 300 ställen att leverera till i kommunen.

– Det innebär minskade kostnader för leverantörerna och vi tror att det kommer synas i form av lägre priser i anbuden. Vi har ännu inte gjort några kalkyler på det, men vi bedömer att vi kommer att hämta hem kostnaden för distributionen och samtidigt vinner vi miljöaspekten av att samordna distributionen, säger David Braic.

Ett viktigt verktyg
Ett inköpssystem, inklusive e-fakturering, är ett viktigt verktyg för en kostnadseffektiv och strategisk inköpsverksamhet. Genom att samla alla avrop i systemet ökar man både effektiviteten i arbetet och styrningen av inköpen. I systemet finns alla produkter som kommunen har avtal på och det blir lätt att hitta produkter med lägsta pris, miljömärkning eller liknande.

Det går att få fram detaljerad inköpsstatistik som utgör ett viktigt underlag inför kommande upphandlingar.
Leverantörerna har också anledning att vara positiva inför verksamhetsstödet eftersom det leder till ökad avtalstrohet och därmed garanterade intäkter till leverantörer med avtal.

Visma Proceedo levererar det inköpssystem som Växjö använder och avtalet tecknades för ett år sedan. Implementeringen är tidskrävande och än så länge är ett par avtalsområden i skarp drift.

– Under den här tiden har jag varit ute i organisationen och informerat om vad som ska komma. Det är oerhört viktigt att förankra en sådan här satsning.
Även utbildningen är en kritisk punkt för att lyckas med inköpssystemet. Av kommunens 7000 anställda har cirka 1200 personer anmälts som användare av inköpssystemet. De kommer att få en tvåtimmarsutbildning, där de även får en inblick i de juridiska delarna av inköpsprocessen. Därmed blir de certifierade beställare.

– På sikt tror jag att vi kommer att minska antalet inköpare eftersom systemet innebär en stor effektivisering av arbetsuppgifterna, tror David Braic.

Tidskrävande ledningsmöten
Hur upphandlingsfunktionen är organiserad i kommuner och landsting varierar, men endast ett fåtal upphandlingschefer sitter i ledningsgruppen. Däremot är det inte ovanligt att man rapporterar direkt till kommunchefen. En nackdel som framförs är att det tar mycket tid i anspråk att sitta med i ledningsgruppen, tid som kan ägnas åt upphandlingsverksamheten.

– Jag tror att det beror på vilken syn man har på upphandlingen. Det är väldigt många frågor som avhandlas i ledningsgruppen som på ett eller annat sätt berör vårt arbete. Vi måste vara med i ett tidigt skede i allt som kommunen gör så att vi kan säkerställa goda affärer.

En plats i ledningsgruppen innebär dessutom en nära koppling till förvaltningschefer och koncernråd där VD:ar från de kommunala bolagen ingår. David Braic medger att arbetet i ledningsgruppen tar tid, men det är nödvändigt eftersom det är där de strategiska besluten tas.

– Det är alltid något som berör upphandling på ledningsmötena. Om upphandlingsfrågorna inte representeras av en upphandlingschef så är risken för informationstapp stor. Dessutom är det avgörande att få mandat i organisationen för att driva igenom sina projekt, säger David Braic.