Det krävs kompetens för att outsourca IT

Riksrevisionen konstaterar att de flesta myndigheter inte har analyserat alternativet att outsourca sin IT-verksamhet. Orsaken är att det saknas god beställarkompetens.

IT-verksamheten i offentlig sektor bedrivs närmast utan krav på effektivisering. Endast de större kommunerna och landstingen har haft kompetens nog att utkontraktera delar av IT. Den bilden framträder i Riksrevisionens granskning om myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet.

En myndighetsledning är enligt myndighetsförordningen skyldig att eftersträva hög effektivitet i verksamheten. Outsourcing kan vara ett sätt att effektivisera IT-verksamheten.

Även utbildningsföretaget Institutet för informationsteknologi, Ifi, har publicerat en rapport som visar att IT-kostnaderna i stat, landsting och kommuner uppgår till 40 miljarder kronor per år.

Enligt rapporten driver den offentliga sektorn nära 90 procent av sin IT-verksamhet i egen regi. Bättre priser och prestanda, ökad medborgarnytta och positiv miljöpåverkan uppnås om IT-verksamhet konkurrensutsätts, enligt Ifi vars verksamhet är att anordna kurser inom IT och outsourcing.

– Det är uppseendeväckande att den offentliga sektorns kärnverksamhet – förskolor, grundskolor, hemtjänst, äldreboende och vårdcentraler – konkurrensutsätts och överflyttats till marknadens aktörer på ett helt annat sätt än IT-verksamheten, skriver Björn Stolpe, vd på Ifi.

I kommuner och landsting är andelen IT-entreprenader 5-12 procent. Mest outsourcing har skett i de större kommunerna, till exempel i Stockholms stad där IT-driften för ett par år sedan upphandlades och numera sköts av Volvo IT.

Vad kostar IT?
Riksrevisionen har i sin granskning gjort flera iakttagelser som indikerar att IT inte hanteras affärsmässigt hos myndigheterna. Många kan överhuvudtaget inte redovisa sina IT-kostnader, det saknas intern styrning av IT och det ställs sällan effektivitetskrav på interna IT-avdelningar.

Om man inte känner till vad det kostar att producera olika IT-tjänster så är det mycket svårt att ta ställning i sourcingfrågan eftersom man då inte kan jämföra kostnader vid outsourcing med sina interna IT-kostnader.

Flera myndigheter har en decentraliserad och fragmenterad IT-organisation. Organisationsstrukturen och stora mängder egenutvecklade system innebär svårigheter i fråga om styrning, uppföljning och övergripande integration av IT-verksamheten.

Myndigheterna vet därför inte alltid hur väl IT bidrar till att uppfylla verksamhetens mål och hur den totala IT-verksamheten inom myndigheten faktiskt ser ut och fungerar.

En slutsats är att om myndigheterna inte kan göra fullgoda ställningstaganden och mäta sin egen prestation på området får de svårt att fatta rationella beslut rörande sourcing.

Relativt starka och självständiga IT-avdelningar med låga effektiviseringskrav på sig är en annan förklaring till att så få myndigheter prövat om outsourcing kan vara ett medel för att öka effektiviteten i verksamheten.

Det har helt enkelt saknats incitament för IT-avdelningarna att ompröva sin egen verksamhet, och det är logiskt att en IT-avdelning utan större effektiviseringstryck på sig från myndighetens ledning inte prövar frågan om att avskaffa sig själv genom att rekommendera att verksamheten outsourcas.

Det behövs vägledning
Korrekt utförd IT-outsourcing kan vara ett effektivt sätt att både öka kvaliteten och sänka kostnaderna tack vare skalfördelar, specialisering och spetskompetens.

Riksrevisionens slutsats är att det behövs vägledningar och erfarenhetsutbyte, så att myndigheterna inte alltid behöver börja från början när outsourcing ska utvärderas. Även om IT-driften läggs ut på en extern aktör är det viktigt att behålla viss kompetens. Beställare med gedigna kunskaper måste finnas kvar inom den egna organisationen.

Samcourcing kan vara ett tredje alternativ
Små kommuner har allt att vinna på att samarbeta i större IT-investeringar. Det kan till exempel gälla en gemensam telefonitjänst, ekonomisystem eller bibliotekskatalog. Samverkan är ett sätt att minska kostnaderna, men också att få en effektivare verksamhet och möjlighet att dela erfarenheter och personalkompetens som kan vara svår att rekrytera.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.