E-anbud snart obligatoriskt

Från och med april 2017 ska anbud ges in elektroniskt i alla direktivstyrda upphandlingar, alltså upphandlingar över tröskelvärdet.
 
OFFENTLIGA AFFÄRER tog därför kontakt med Kerstin Wiss Holmdahl, förbundsjurist på Avdelningen för juridik på Sveriges Kommuner och Landsting, SKL.
 
E-upphandling blir obligatoriskt våren 2017. Vilka konsekvenser får det för en medlemsstat ifall dess myndigheter inte åtlyder direktivet?
– Det är reglerna om fördragsbrott som gäller även här. Beträffande tiden för när reglerna om elektroniskt ingivande av anbud träder ikraft är det april 2017, men det finns möjlighet för medlemsstaterna att skjuta upp ikraftträdandet för den lokala och regionala nivån till oktober  2018. Det ger ju möjligheter att bättre hinna anpassa sig till e-upphandling. I den svenska propositionen föreslår man att denna möjlighet till senare ikraftträdande inte ska användas.
 
Vet man hur små- och mikroföretag, som inte har resurser eller förmåga att hänga med i teknikutvecklingen, påverkas?
– Bestämmelserna om att anbud ska ges in elektroniskt gäller enbart direktivstyrda upphandlingar, även om medlemsstaterna naturligtvis kan gå längre och låta det omfatta även upphandlingar under tröskelvärdena. Vi ska nog utgå från att det blir upphandlingar över tröskelvärdena och då är det färre mikroföretag som påverkas.
– I Sverige är ju många företag redan vana vid att ge in anbud elektroniskt. Det har det gjorts undersökningar som bland annat visar att uppemot 80 procent av upphandlande myndigheter har e- upphandling, och även för upphandlingar under tröskelvärdena, fast i varierande omfattning. Och de får inte färre anbud.  Dessutom har ju e-upphandlingsplattformarna utvecklats till att vara väl fungerande och med support för anbudsgivarna om frågor dyker upp. Men visst kan det behövas en del stödjande åtgärder, det tror jag. Och det ser dock inte lika positivt ut i alla länder, så där finns mer utmaningar.
 
Enhetligt dokument
ESPD (European Single Procurement Document) är det europeiska enhetliga upphandlingsdokument som utgör ett företags försäkran om finansiell ställning, kapacitet och lämplighet för ett offentligt upphandlingsförfarande. Tack vare detta upphandlingsdokument behöver anbudsgivare inte längre lämna in fullständiga styrkande handlingar och olika formulär som tidigare användes för EU-upphandling. Det innebär en förenkling av möjligheterna att få tillgång till gränsöverskridande upphandlingar. Fr.o.m. oktober 2018 kommer ESPD-dokumentet att finnas enbart elektroniskt.
 
Vilka blir konsekvenserna?
– Syftet var att förenkla så att enbart vinnande anbudsgivare skulle behöva ge in bevisen. ESPDn, eller den egna försäkran som Lagrådet har föreslagit som benämning i den svenska lagtexten  är dock inte helt enkel utformad. En förordning finns med ett standardformulär som ska användas. Upphandlande myndighet måste tillhandahålla en ESPD för varje upphandling. ESPDn kan finnas på upphandlingsplattformen eller så kan leverantören använda kommissionens tjänst för att fylla i uppgifterna.
– l Upphandlande myndighet måste kunna ta emot en ESPD men i propositionen konstateras att det inte finns skyldighet för leverantör att lämna in en ESPD utan att leverantör ska kunna lämna on sina bevis direkt. Jag tror dock att leverantörerna kommer att framöver ge in ESPDn elektroniskt. Redan nu finns den elektroniskt att fylla i, i ett webbgränssnitt och då tror jag att det inte blir så vanligt att skriva ut på papper och fylla i. Men jag vet att mallen anses svår och även hört att leverantörer inte kunnat ladda ner för att spara den och fylla i den vid senare tillfälle.
 
Har själv testat
Kerstin Viss Holmdahl har själv testat i kommissionens tjänst och då fungerade det att spara ner, men hon noterade samtidigt att det finns potential att utveckla tjänsten mer.
– Det är ju av oerhört  stor betydelse att detta fungerar väl och är begripligt. Sen är det ju knepigt att uppfylla krav på bevis ur brottsregistret. Det är ju en ny bestämmelse.
 
Vilket råd ger du upphandlande myndigheter/enheter som upplever att de ännu inte till fullo behärskar e-handel?
– Det brukar finnas goda möjligheter till utbildning både av plattform som är upphandlad för myndigheten men även andra kurser och att ta del av andras erfarenheter. Sedan är det ju mycket inbyggt stöd i lösningarna/ plattformarna och likaså skapas ju snabbt ”mallar” som kan återanvändas. Att sätta sig in i hur den nya bestämmelsen om egen försäkran fungerar är naturligtvis viktigt och det gäller även om man inte ännu infört e-upphandling eftersom bestämmelsen gäller redan nu.
 
 
Vad ska de leverantörer nu göra som inte kan lämna elektroniska anbud?
– De kommer att lära sig hur man gör, det är jag övertygad om, redan nu är det ju vanligt i Sverige och e-upphandlingsplattformarna här är väl fungerande. Men jag tror att det finns behov  att informera potentiella anbudsgivare om hur de ska göra och vi har på SKL också fått förfrågningar om enklare utbildningar. Det är ju ofta praktisk , hands on-utbildning som det är viktigt att det finns. Vi vill ju verkligen inte att e-anbud leder till färre anbud, snarare ska det ge ökade möjligheter för både leverantörer och upphandlande myndigheter, avslutar Kerstin Wiss Holmdahl.
 
Bo Höglander