E-faktura skallkrav i Region Skåne

Region Skåne intensifierar nu arbetet med att helt övergå till elektroniska fakturor och få ett pappersfritt fakturaflöde. E-fakturor blir ett krav vid offentliga upphandlingar.
Från och med i mars 2015 har Region Skåne successivt övergått till e-fakturor för att effektivisera hanteringen av leverantörsfakturor.
– Vi har tillämpat e-faktura sedan 2009 med alla de fördelar det medför, säger Sten Odelberg, GSF kompetenscenter, Ekonomi, Regions Skåne, till OFFENTLIGA AFFÄRER. Idag har vi drygt 60 procent av leverantörsfakturorna mottagna som e-faktura, tillägger han och tror att man snart är uppe i 75 procent.
Målet är att senast vid årsskiftet 2016/2017 ha en andel e-fakturor som uppgår till minst 98 procent av den totala mängden fakturor.
I november 2018 väntas ett generellt EU-krav på e-fakturor att införas.
Sten Odelberg har varit med och skrivit kravunderlaget inför det kommande införandet av att e-faktura blir obligatoriskt för samtliga leverantörer som vill lägga anbud i Region Skånes upphandlingar.
Från början fanns en skepsis hos företagen, men nu kommer initiativet från framför allt de mindre leverantörerna, avslöjar Sten Odelberg. Det beror bland annat på att många mindre företag använder Vismas produkter där tjänsten e-faktura finns inbyggd. Dessutom har mindre och medelstora företag lättare att ställa om än de större, menar Sten Odelberg.
Svefaktura är den dominerande standarden för e-fakturor och det format man valt att arbeta med. Även fakturor i EDI-formatet tas emot. Däremot räknas inte faktura via mail eller PDF som e-faktura i detta sammanhang.
Syftet är att effektivisera och få en säkrare hantering av leverantörsfakturor. Därför kommer Region Skåne framöver att kräva e-fakturor i samband med upphandlingar.
Inledningsvis har en uppmaning gått ut till alla aktiva leverantörer om att samtliga fakturor ska vara elektroniska från mars 2015.
E-fakturering ger ökad kvalité på fakturaflödet och är bättre för miljön, heter det på Region Skånes webbplats. Genom att öka andelen e-fakturor minskar kostnaderna för fakturahanteringen, miljöpåverkan minskar också och kvaliteten på fakturaflödet ökar genom bland annat kortare ledtider och utebliven postgång. Man frigör också resurser för vården.
”Med denna rutin uppnår vi en mycket effektivare och säkrare process för både för leverantören och för Region Skåne som kund samt sänker kostnaden för att skicka och ta emot en faktura”, slår regionen fast.
Standardiserat e-handelsystem som används av såväl Region Skåne som flera andra myndigheter och kommuner i Sverige. På marknaden finns flera förmedlare av e-kommunikation mellan företag som leverantören kan välja mellan.