Fem Dalakommuner gör gemensam sak
– Äntligen! Så känner upphandlingschef Thomas Karlsson, UpphandlingsCenter i Ludvika, efter starten av den nya organisationen där fem Dalakommuner slår sina påsar ihop och upphandlar gemensamt. Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säters kommuner ingår i samarbetet.
Den gemensamma upphandlingsorganisationen satte igång kring årsskiftet och är placerad i Ludvika, i centrala lokaler i Folkets Hus på Carlavägen 24. Verksamheten leds av en gemensam nämnd, som består av en ledamot från varje kommun.
Tretton upphandlare har anställts och man överväger redan att utöka styrkan. Detta eftersom nya avtal slutits med två kommunala bolag, Säterbostäder och Gagnefbostäder.
– Vi har fått en bra mix, åldersmässigt, könsfördelat och med nya och gamla upphandlare, menar upphandlingschefen. Nu i början handlar mycket om strukturfrågor. Fem kulturer ska svetsas samman till en, så det gäller att enas så att man väljer samma riktning i viktiga frågor.
Nyligen hölls Öppet hus och runt hundra besökare ville ta del av den nya verksamheten. Det var bland andra anställda från kommunerna, politiker, leverantörer och media.
Hur kändes det att slå upp portarna?
– Vi har förberett oss för det här under flera månader, och jag pratar nog för både mig själv och mina medarbetare när jag säger att det ligger massor av förväntan i luften. Många positiva vibbar, säger Thomas Karlsson, som även sitter i styrelsen för Sveriges Offentliga Inköpare, SOI.
Sammanlagt ska kommunerna som ingår i samarbetet att göra affärer för runt två miljarder kronor. Är det ett tungt ansvar?
– Det är klart att det är mycket pengar, och vi är ju medvetna om att det faktiskt är så mycket pengar så att det påverkar våra kommuners ekonom hur vi använder dessa pengar. Smarta affärer ska leda till att pengar frigörs och kan användas inom vården, skolan o.s.v.
Vilka förväntningar har du på samarbetet?
– Det är helt nödvändigt att vi bygger upp bra relationer och kontaktvägar med alla våra interna beställare, det vill säga de som ska använda de varor och tjänster som vi på UpphandlingsCenter upphandlar. Jag vet att vi har en resa att göra innan allting fungerar som det ska, men det känns bara stimulerande.
I utredningen som föregått UpphandlingsCenter skriver du om avtalstrohet. För att förebygga att inköp sker vid sidan om ramavtalen och avtalsbrott sker, föreslår du elektroniskt beställarstöd, en tilläggsmodul till kommunernas ekonomisystem. Vilket gehör har du fått för den idén?
– Det här är ju en sak som är upp till varje kommun att bedöma, men från UpphandlingsCenters sida är det helt klart att vi gärna ser sådana lösningar så att vi inte bara ser till att vi köper från rätt leverantör utan dessutom även ser till att vi köper rätt varor.
När det gäller det operativa arbetet har man valt att ha ett gemensamt kontor i Ludvika, kompletterat med lokal närvaro i samverkanskommunerna vissa dagar i veckan. Varje kommun har alltså en kommunansvarig bland de anställda upphandlarna på kontoret i Ludvika.
Vid ramavtalsupphandlingar ska kommunerna tillsammans utse två eller tre sakkunniga. ”Det måste vara engagerade och kunniga verksamhetsföreträdare och de ska bistå upphandlaren vad gäller att formulera krav och ett affärsmässigt upplägg av förfrågningsunderlaget”, påpekas i utredningstexten.
Ni valde gemensam nämnd framför andra samarbetsformer, till exempel inköpscentral och bolag, vilket du motiverar i utredningen. Var det svårt att övertyga de medverkande kommunernas ledningar om fördelarna med denna modell?
– Nej, inte särskilt. Det är en förhållandevis enkel samarbetsform som har visat sig fungera mycket bra ibland annat Jämtland, där jag arbetade tidigare.
Några områden ligger kvar i kommunerna; byggentreprenader, vård och omsorg samt gymnasieutbildningar. Men alla upphandlingar, inklusive på dessa områden, ska kvalitetssäkras av personal på UpphandlingsCenter, avslutar Thomas Karlsson.
Bo Höglander