Film gör det lätt att köpa rätt
En kortfilm ska informera avropare, inköpare och övriga anställda i Karlstads kommun kring inköpsfrågor. Initiativet togs av några medarbetare på Upphandlingsavdelningen. Kommunikationsavdelningen i kommunen blev engagerad.
När filmen var färdig bjöds det in till premiär med allt som hör till – röd matta, popcorn och bubbel.
OFFENTLIGA AFFÄRER fick en pratstund med upphandlingschef Martin Magnusson om initiativet.
Hur kom ni på idén att göra en film för att underlätta för anställda i Karlstads kommun?
– Det började under förra året. Vi jobbar som bäst för att ställa om inköpsorganisationen och utveckla den. En del i detta var att vi ville förse olika roller i koncernen med kunskap om inköpsfrågorna. Beställare, beslutfattare, även de som inte ska beställa är en del av helheten.
– Ett fokusområde har varit att förse rätt målgrupper med rätt kunskap för rätt uppdrag. Vad behöver de veta i sitt uppdrag? Alla som jobbar i koncernen behöver känna till hur man förhåller sig till inköp. Om vi ska nå ut till 8 000 medarbetare så är film ett enkelt medium. Man kan få in mycket information på kort tid. ”Ambassadörer” i organisationen kan använda den. Materialet finns redan, alla kan sprida det. Vi jobbade med kommunikationsavdelningen och ett koncept som redan finns framtaget, med vissa animerade figurer som är framtagna för att sprida information i kommunen.
– Vi ville hitta ett angreppssätt som inte innebär pekpinnar, inte att hitta fel utan att tala om ”så här gör jag” genom en animerad figur.
Vilken respons har ni fått på detta?
– Vi har precis börjat sprida filmen och hittills har vi fått positiv respons – inte minst från extern håll. Många är nyfikna och vill veta mer. Den interna effekten tror jag kommer allt eftersom, till exempel när vi introducerar filmen för nyanställda och så vidare.
Martin Magnusson berättar också att det mycket väl kan bli ytterligare någon film under 2023, kanske med fördjupad information till förtroendevalda eller beställare som behöver mer specifik kunskap.
Handlar för tre miljarder
Varje år handlar Karlstads kommun (hela koncernen) för cirka 3 miljarder kronor, en ansenlig summa av skattebetalarnas pengar.
”Du kanske också har handlat i jobbet någon gång? Det kan vara konsult- och hantverkartjänster, läromedel till skolan, kontorsmaterial som till exempel pennor och pärmar”, exemplifierar upphovsmakarna till treminuters-filmen, och fortsätter:
”Häng med så berättar vi mer om effektiva och hållbara inköp i Karlstads kommun”.
Tittaren tas med på en liten resa och får exempel på hur man kan undvika krångel och strul genom att hålla sig de avtal som kommunen tecknat i stället för att spontanköpa i den butik som man råkar åka förbi på väg till jobbet. Olika yrkesgrupper figurerar.
Tidigare har Karlstads kommun berett marken för filmen och syftet med den genom att genomföra en större kartläggning av hela flödet ”från beställning till betalning” . På så sätt har man ökat avtalstroheten genom att få till en mer effektiv beställarorganisation, rapporterar Upphandling24.