Framgång med rätt besluts­stöd

Beslutsstöd är relativt lätt att köpa in men betydligt svårare att tillämpa. Hur får man till ett framgångsrikt beslutstöd i verksamheten? Den största risken med investeringar i beslutsstöd är att funktionerna förblir oanvända, menar leverantören Qliktech.

Offentlig sektor ligger långt framme inom verksamhetsuppföljning och att ta hjälp av beslutsstöd för att planera för det som ska komma. Det menar Johan Salenstedt, nordenchef på Qliktech, en leverantör av beslutsstödsystem. Kollegan David Bolton ser att det gäller även globalt. Lösningar för beslutsstöd har fått ett uppsving i offentlig sektor och en bakomliggande orsak är en pressad ekonomisk situation.

– Offentliga sektorn behöver skära i sina kostnader och öka effektiviteten – helt enkelt göra mer med mindre resurser. Det har fått inverkan på hur vi använder beslutsstöd. Det behövs underlag som visar vad vi spenderar pengarna på och hur vi arbetar effektivt, säger David Bolton på Qliktech.

Han ser till exempel att offentlig sektor i allt större utsträckning gör jämförelseanalyser av verksamheten.

– Det är en mycket tydlig trend globalt att man till exempel jämför effektiviteten och processerna hos två olika enheter för att dra goda exempel och komma fram till hur verksamheten bäst bör bedrivas. Framförallt inom sjukvården, men även många andra verksamheter, säger David Bolton.

Trender inom BI
Marknaden för beslutsstöd växer alltså och analysföretaget Gartner pekar på vissa trender. Fler och fler organisationer bygger analysverktyg som gör det möjligt för användarna att utforska sina data på ett mer flexibelt sätt.

Svenskgrundade Qliktech är föregångare inom området som kallas för Business Discovery – en typ av funktionalitet som kan ses som en utökning av traditionella Business Intelligence, BI.

– Traditionell BI finns i större delen av organisationerna i offentlig sektor, det vill säga lösningar som till exempel erbjuder finansiella rapporter som levereras med en förutbestämd regelbundenhet och med samma uppställning varje gång, säger David Bolton.

– Det vi ser nu är ett behov av snabba rapporter, till individer och med möjlighet att själv välja förfrågningarna till datakällorna. Verktygen ska vara direkt tillgängliga även för de som arbetar ute på fältet, exempelvis poliser, socialsekreterare eller hemtjänst, säger David Bolton.

Beslutsstöd
Business Intelligence, BI, omfattar många olika funktioner som stödjer effektivt beslutsfattande i organisationen. IT-stödsystemen samlar ihop data från flera håll, samt hjälper till att skapa god överblick.
Business Discovery, även kallat användardriven BI, eller self-service-BI, är en nisch inom Business Intelligence som låter fler användare i en organisation få direkt åtkomst till verksamhetsdata.

 

 

Så åstadkommer du ett lyckat projekt

Gör ett noggrant förarbete genom att analysera vilka data ni behöver.

Involvera representanter från hela verksamheten.

Ta hjälp av analytiker, samt ta del av goda exempel från omvärlden.

Låt verksamheten testköra verktygen på egna data.

Visualisering är viktigt för användbarheten. Enkelt är bäst.

Följ upp införandeprojektet med fördefinierade mål.

 

Johan Salenstedt, Nordenchef på Qliktech.

Med dessa verktyg kan fler användare i organisationen få direkt svar på sina specifika frågor och direkt tillgängligt i mobiltelefoner och läsplattor.

Johan Salenstedt, Nordenchef på QlikTech förklarar fördelarna.
– Att beställa en rapport på det traditionella sättet kan innebära en lång väntan på rapporten, och för vissa typer av statiska data kan det traditionella verktyget vara användbart. Men våra kunder ser att de måste hitta komplement. De inser att de inte vet morgondagens behov, det förändras så snabbt, säger Johan Salenstedt.

Ett lyckat införande
Att införa ett nytt beslutsstöd handlar mer om verksamhetsutveckling än om införande av ett IT-stöd. Det är inte verktyget som drar slutsatser, det gör medarbetarna. Därför är det viktigt att förankra ett införandeprojekt hos de som är användare i verksamheten, menar David Bolton.

– Sätt ihop en liten arbetsgrupp av berörda representanter för att specificera de tekniska förutsättningarna och vilka datakällor man ska använda. Involvera sedan de som ska dra nytta av verktygen. Låt dem testköra verktyget, nöj er inte med en demonstration utan låt leverantören installera funktionerna mot er befintliga tekniska infrastruktur och ge användarna möjlighet att praktiskt testa. Det är mitt bästa och viktigaste råd. Den största risken med investeringar i beslutsstöd är att funktionerna förblir oanvända, säger David Bolton.

Dela goda exempel
Inspirera medarbetarna genom att visa goda exempel på vad som är möjligt att åstadkomma. Då blir nyttan med verktyget mer konkret.

– Dra goda erfarenheter från andra organisationer. Vi har kunder i offentlig sektor både i Sverige och i andra länder, och ser hur de arbetar. Den mycket stora fördelen med offentlig sektor är öppenheten och viljan att dela sina erfarenheter.

Finns det inte en risk med att ge alla tjänstemän möjlighet att sammanställa rapporter från datakällorna? Till exempel genom att fel slutsatser dras från underlaget?

– Jo, det stämmer. Men med utbildning och vissa begränsningar i användargränssnittet går det att undvika. Dessutom överstiger nyttan av verktygen den risk det eventuellt skulle innebära, säger David Bolton.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.