”Har du bara haft möten idag eller har du jobbat också?"

Det frågade min son mig för något år sedan. Jag tänker ofta på det. Ur hans perspektiv var det en fullt berättigad fråga eftersom han uppfattade att jag aldrig tyckte jag fick något gjort på jobbet och därför ständigt jobbade hemma. Ur mitt perspektiv blev det en påminnelse om att jag kanske inte använder min tid optimalt – eller så gör jag det?!

Jag har varit chef i 17 år i små grupper, i halvsmå grupper och i verksamhet med runt 3000 personer på lönelistan varje månad. Oavsett storlek på gruppen, oavsett om jag varit ”högsta” chefen eller mellanchef så innebär chefskapet i sig väldigt många möten. Möten för att vi leder styrgrupper, möten för att vi deltar i arbetsgrupper, möten för att vi ansvarar för projekt eller möten för att vi ska nätverka osv. Det är viktiga möten, vi avhandlar frågor av betydelse för verksamheterna och ytterst för stockholmarna. De kunde sannolikt varit kortare och de kunde sannolikt varit färre.

Människor är sociala varelser och det gör att effektivitet ofta missuppfattas och vi anses kalla om vi inte småpratar eller tillåter vissa avvikelser från dagordningen. Ändå kommer jag tillbaka till känslan av att vi borde kunna uträtta mer på våra många möten än vi gör.

Kanske är det skillnad mellan offentlig sektor och privat, jag vet inte, men jag ser att vi har utvecklingspotential genom att dels tänka Lean, dels reda ut syftet med mötet och det resultat vi vill uppnå redan innan vi börjar mötet och sist, men inte minst, vara professionella nog att avhandla det vi ska utan att bli kyliga för det.

Jag är mycket inne på tema effektivitet i dessa bråda sommartider. Det är så mycket som ska vara klart i samband med semestern. Vad är allra viktigast för att nå målet? Hur mycket tid ska saker få ta i relation till sin viktighet? Är det mest effektivt att det är jag som gör detta?

Hur många gånger har jag inte tänkt att det tar längre tid för mig att förklara detta för någon annan än att göra det själv? Många gånger och tyvärr inte sällan om samma sak. Tänk om jag redan första gången hade tagit mig tid att förklara för någon annan vad jag menade och hur jag själv skulle göra så hade jag inte tio gånger senare för elfte gången tänkt – är det verkligen jag som ska göra detta? Ja, det går ju fortare då. Så är det inte. Som chef har jag ansvar för att tänka på det, på vad som är effektivt i det långa loppet och inte på kort sikt.

Så är det med ledning och styrning också – det är inte lönsamt i det långa loppet att runda de som borde utföra ett uppdrag bara för att någon inte litar på den som är ansvarig eller för att någon annan förstår snabbare vad man menar.

Att leda och styra effektivt på lång sikt innebär att vara så tydlig från början och skapa sådan förståelse för vad som ska uppnås att linjeorganisationen är den rimliga vägen att gå. Inte ett projekt vid sidan eller en uppgörelse med annan verksamhet/organisaiton för att vinna lite tid här och nu.

Vi måste tänka efter före, det är väl känt. Vad det innebär för var och en av oss är olika. Ett är dock säkert, vill vi nå resultat måste vi fokusera, prioritera, vara tydliga och transparenta och ha modet att ge ansvar till dem som kan ta det. Då når vi verklig nytta för invånarna. Färre och effektivare möten borde också bli ett resultat av det och mer tid att våga ha semester också!

Carina Lundberg Uudelepp
Biträdande stadsdirektör Stockholms stad