Allt fler affärssystem i molnet i kommunerna
När många svenska kommuner byter till affärssystem i molnet finns det framför allt en fälla att undvika: anpassa inte det nya systemet till gamla sätt att arbeta. Genom att dra nytta av den funktionalitet som finns i moderna system blir det också enklare att vidareutveckla lösningarna.
Det framkom under konferensen Kommek nyligen. Även på Mötesplats Offentliga Affärer nyligen stod dialogen mellan leverantörer och offentliga köpare i fokus. Vi har kommunicerat med Fredrik Kristansson på Mercell.
Affärssystem behövs
Det är inte lätt att vara ansvarig för verksamheten i en svensk kommun i dag. Budgetutrymmet krymper och kraven på effektivisering ökar, samtidigt som behovet av digitala tjänster ökar. Det är uppenbart att det behövs ett sammanhållande kitt i form av ett affärssystem som både tillgodoser traditionella behov av ekonomiadministration och möjliggör digitalisering.
Hur sådana affärssystem bör utformas, användas och implementeras diskuterades på Kommek i Malmö 17-18 augusti. Det är Kommunalekonomernas Förening (KEF), Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), Region Skåne och Malmö stad som arrangerar Kommek.
Under rubriken ”Utmaningar för ekonomiadministration nu och i framtiden” berättade Anneli Lehtinen, redovisningschef, Södertälje kommun, Bo Glas, ekonomichef Timrå kommun och Bertil Ågren, senior rådgivare på HerbertNathan & Co om sina erfarenheter. Även representanter för Unit4, leverantör av affärssystem, deltog. Det är företaget som försett Offentliga Affärer med fakta och citat i denna artikel, förutom de delar som handlar om Mercell, Fredrik Kristiansson och Mötesplats Offentliga Affärer.
Stort systembyte
Södertälje genomförde ett stort systembyte med start 2019. Ett 30-årigt system byttes ut mot en molnlösning från Unit4. Bland utmaningarna märks byte till en helt ny kod- och kontoplan, samt att mycket av arbetet skedde under pandemin. Två viktiga erfarenheter sticker ut:
– Det är väldigt viktigt att dra nytta av de fördelar som ett nytt system bjuder på, i stället för att försöka anpassa det efter gamla sätt att arbeta. Att vårt systembyte lyckats beror till stor del på att vi hade väldigt duktiga projektledare, säger Anneli Lehtinen.
Men att byta till nya sätt att arbeta är inte enkelt:
– Det finns en rädsla för förändringar och för att göra fel. Det behövs en morot för att folk ska förändra hur de arbetar, säger Bo Glas.
Bygg rätt lösning
Han berättar att god funktionalitet inte är en garanti för att nya IT-lösningar ska få framgång:
– Vi har en mobilapp för att attestera fakturor som fungerar bra, men ingen använder den.
– Det är viktigt att fundera på och diskutera varför saker ska göras, samt vad och hur de ska göras. Samtidigt behöver man tänka på framtiden, på vad ett system kan bidra med, säger Anneli Lehtinen.
Timrå och Södertälje är olika stora, med cirka 18 000, respektive drygt hundra tusen invånare. Men står de i hög utsträckning inför samma utmaningar, även vad gäller affärssystem och andra administrativa IT-system.
Bo Glas berättar om läget i Timrå:
– En liten kommun har utmaningar med att rekrytera. Vi måste kunna erbjuda intressanta arbetsuppgifter, men kan inte bygga alla lösningar själva. Vi behöver samarbeta med andra kommuner och vi behöver hjälp av SKR, Kammarkollegiet och regeringen, menar han.
Fokus på upphandling
Bertil Ågren som ofta hjälper kommuner med upphandlingar framhåller att många utmaningar är oberoende av kommunstorlek. Han lyfter fram fyra viktiga punkter för bättre upphandlingar av IT-lösningar:
- Hämta in egen kunskap innan upphandlingen, till exempel genom att prata med leverantörer.
- Var noga med att definiera vad som ska upphandlas, det så kallade ”scoopet”.
- Avsätt de resurser som krävs för upphandlingen.
- Förankra upphandlingen i hela organisationen.
Bertil Ågren har också en önskan om mindre fokus på funktionalitet under upphandlingar. Det är bättre att fokusera på de processer som ska stödjas, till exempel genom att be leverantörer kontrollera om deras lösningar kan understödja processerna.
Se framåt – inte bakåt
Urban Danielsson, lösningsarkitekt på Unit4, påpekar att många kommuner utgår från befintliga system när de ska upphandla nya. Det gör att de missar många möjligheter som ges med moderna lösningar. Han understryker också att upphandlingen är en del av en längre process:
– Det behövs en plan för vidareutveckling efter implementeringen av ett nytt system, säger Urban Danielsson.
Katarina Gunnarsson, Nordenchef på Unit4, berättar att företaget har jobbat med svenska kommuner i 40 år och i dag har 90 av dem som kunder. För cirka fem år sedan kom en brytpunkt. Efter det har i princip samtliga potentiella kommunkunder velat ha molnlösningar. I år är det bara en enda kommun som har upphandlat ett lokalt installerat, så kallat on-prem-affärssystem.
Gunnarsson framhåller vikten av att standardisera systemanvändningen, i stället för att ställa en stor mängd specifika krav. Eller annorlunda uttryckt: dra nytta av funktionaliteten i systemet, i stället för att försöka anpassa det till gamla arbetssätt.
– Vår vision är tredelad med branschfokus, användarupplevelser och moderna tekniklösningar med möjlighet att uppfylla olika användares behov. Ett exempel är användare som kommer åt funktioner i en chatt och kanske inte ens vet om att de använder ett affärssystem, säger Katarina Gunnarsson.
Dialog på mötesplats
Även på Mötesplats Offentliga Affärer som hölls 7-8 september gavs stort utrymme för möten mellan leverantörer av affärssystem och offentliga köpare. Denna tidnings redaktör var givetvis på plats. En av de deltagande leverantörernas representant var Fredrik Kristiansson, Head of Costumer Success på Mercell.
– Vår erfarenhet är att ökad dialog driver innovation och utveckling. Vi vill se mer funktionskrav i upphandlingarna där köparen berättar om vad syftet är och vad de vill uppnå med det som de ska köpa in och att vi som leverantörer får komma med bästa lösningsförslag. På detta sätt drivs utvecklingen framåt och det kommer att leda till bättre dialog och relation mellan köpare och säljare.