Lätt att göra rätt när Sandviken direktupphandlar
Direktupphandling – den tillåtna varianten – är en upphandlingsform som kan bidra till att få fler småföretag att göra affärer med det offentliga. Håkan Bergström, upphandlingschef i Tierps kommun, tidigare Sandvikens kommun, berättade tillsammans med Per Zackrisson, upphandlare i Sandvikens kommun, om den modell för direktupphandling som tillämpas i kommunen.
Bakgrunden till systemet är synpunkter som kom fram från företagarhåll. ”Ni köper bara av dem ni känner” var kontentan i kritik som framfördes. Företagarna ville få reda på alla de direktupphandlingar som Sandvikens kommun genomförde. Man önskade transparens, helt enkelt.
Det överensstämde med upphandlingscentralens strävan att få kontroll över köpen. Flera hundra genomförde inköp och vi ville få mer ordning och reda, menar Håkan Bergström.
När man resonerat med företagarna började man titta på de egna systemen. En modul för direktupphandling, kopplat till ramavtalsdatabasen, byggdes i gen regi.
Per Zackrisson berättar hur det går till i praktiken. Leverantörerna anmäler sig via formulär och får alla förfrågningar via e-post. Inköparen använder intranätet för att först kolla om det finns ramavtal på varan eller tjänsten.
Formuläret som inköparen fyller i är mycket enkelt, i stort sett namn på köpare, vad som efterfrågas, sista datum för lämnande av anbud, m.m. Mejlet går ut till anmälda leverantörer och samtidigt går en kopia till upphandlingsavdelningen.
– Det måste vara enkelt, annars används inte systemet, slår Per Zackrisson fast.
Håkan Bergström inflikar att systemet byggdes på de principer för direktupphandling som kommunen redan hade slagit fast. Att kontakta minst tre, antal direktupphandlare styrs av attestordning, o.s.v.
– För de små leverantörerna är kommunen en stor och viktig kund och de tycker systemet är bra, tillägger Per Zackrisson.
I andra kommuner som tittat på modellen så finns en tvekan till att skicka ut e-postmeddelande icke kategoriserat till samtliga mottagare. Men i Sandviken vill både kommunen och leverantörerna ha det på det sättet, avslutade Håkan Bergström.
Bo Höglander