Livscykler, värt en analys
Genom att analysera en produkts livscykel får man fram den totala ekonomiska kostnaden i en investering. Samtidigt är det ett lönsamt sätt att beakta miljön i upphandlingar. Annie Stålberg på Miljöstyrningsrådet berättar hur en LCC-analys går till.
I praktiken handlar LCC om att jämföra olika produkter ur ett livscykelkostnadsperspektiv. Anbuden jämförs enligt inköpspris, energiåtgång, samt kostnad för underhåll och avveckling. Detta ger en mer rättvis bild av en produkts verkliga kostnader.
– Det är viktigt att räkna in alla slags osynliga kostnader utöver inköpspriset i upphandlingen. Alla moment har olika stor betydelse. De behöver vägas mot varandra för att visa på det verkliga priset på en produkt så att alla anbud kan jämföras på ett rättvist sätt, säger Annie Stålberg, projektledare och LCC-expert på Miljöstyrningsrådet, regeringens expertorgan inom hållbar upphandling.
Det är framför allt vid upphandling av produkter med stor energiåtgång som LCC-beräkningar har betydelse.
Kaffe- och andra vendingautomater är ett exempel på en produktkategori som har ett pris där inköpspriset inte säger allt om kostnaden. I Miljöstyrningsrådets nedladdningsbara kalkyl för vending skriver man in kostnaden för inköp och leverans av automaten, energikostnaden både vid användning och standby-läge, service- och reparationskostnader, samt kostnaden för att göra sig av med maskinen när den inte längre kan lagas.
Känslighet är en parameter
Miljöstyrningsrådets LCC-kalkyl innehåller även en känslighetsanalys som visar hur mycket kostnaderna ökar med ökande energikostnader och andra parametrar.
– Detta fungerar ungefär på samma sätt som kalkylerna över ökande bolåneräntor på bankernas hemsidor. Risken för ökade kostnader på exempelvis energi och service är stor. Eventuellt kan man lägga in en parameter som hanterar detta för att det rätta priset ska framgå i upphandlingen, säger Annie Stålberg.
Genom att mata in egna värden i kalkylen, till exempel på inomhusbelysning, så får upphandlaren ett verktyg att spara såväl tid som pengar. I slutändan handlar det även om stora miljövinster i form av energibesparingar som bidrar till minskad klimatpåverkan.
– LCC är ett av de säkraste sätten att kombinera ekonomisk och miljömässig hållbarhet. Samtidigt får man en jämförbar baslinje för alla anbud som gör att man kan säkerställa kvaliteten. En produkt som håller länge och är driftssnål är ju både miljöanpassad och av hög kvalitet och sparar pengar i längden, säger Annie Stålberg.
Hon tipsar om att helst använda Miljöstyrningsrådets miljökrav i kombination med LCC-verktyget.
Inte alla upphandlare har budget att tänka långsiktigt även om det skulle bli billigare på sikt. Hur kan man då motivera kostnaden för att köpa en produkt med högre inköpspris?
– Genom att använda LCC får man fram det totala priset på en produkt. En organisation vinner på att tänka långsiktigt. Kalkylerna gör ju att valet av den mest kostnadseffektiva produkten ur ett livscykelkostnadsperspektiv kan bevisas och motiveras även om produkten kanske är dyrare i inköp, säger Annie Stålberg.
Det är framför allt i anbudsutvärderingen i upphandlingsprocessen som LCC med fördel kan visa på de verkliga kostnaderna. LCC kan användas som ett utvärderingskriterium vid utvärderingen av det ekonomiskt mest lönsamma anbudet. Förfrågningsunderlaget ska då tydligt beskriva de parametrar som ska ingå i beräkningen. Till detta kommer den dokumentation och de mätmetoder som ska tillämpas, så att det tydligt framgår vilken information anbudsgivaren ska ge.
– Ett sätt att avgränsa sig i användandet av LCC – som vi gjort i våra kalkyler – är att räkna på en ekonomisk livscykel och inte en livscykel enligt ”vaggan till graven”. Verktyget tar därmed endast med kostnader som belastar den upphandlande enheten och alltså inte andra miljökostnader som belastar samhället, säger Annie Stålberg.
LCC-beräkningar kan även vara en hjälp i behovsanalysen för att bättre planera sina inköp, även ur ett miljö- och energiperspektiv. Vill man köpa in ett miljöanpassat alternativ så är det i behovsanalysen man kan göra ett överslag på vad ett miljöanpassat alternativ kommer att kosta i jämförelse med en konventionell produkt.
I många fall innebär det miljöanpassade alternativet en besparing istället för en högre kostnad.
Annie Stålberg ger upphandlare rådet att tänka till innan de bestämmer sig för att använda sig av LCC i en upphandling.
– De viktigaste frågorna man kan ställa sig är om produkten som ska upphandlas är lämplig för LCC, i vilken fas ska jag använda mig av LCC, vilket verktyg ska jag använda och hur kan jag följa upp att LCC-kraven följts, säger Annie Stålberg.
Fotnot: Miljöstyrningsrådet har tagit fram ett allmänt LCC-verktyg samt produktspecifika verktyg för vendingautomater, utomhus- och inomhusbelysning, storkök och personbilar. Se www.msr.se/sv/Upphandling/LCC-och-miljoekonomi/
Hanna S Backman
Exempel på LCC i upphandling
SKL Kommentus Inköpscentral använde sig av Miljöstyrningsrådets LCC-kalkyl i sitt nya ramavtal för personbilar och transportfordon. Du hittar LCC-verktyget, svar på dina frågor och andras goda exempel på www.msr.se.