Missat momsavdrag ger minus i kassan
Många små oavsiktliga fel i transaktionerna kan i slutänden innebära minus i redovisningen. Torsby kommun beställde en revision och fick pengar tillbaka.
Torsby kommun har tillsammans med kommunerna Hagfors och Sunne anlitat en extern revisor för att granska så kallat kapitalläckage. Det kan handla om felaktiga utbetalningar, momshantering eller skatter som orsakas av krångliga ekonomisystemen, komplexa regler samt att det är många olika administratörer involverade i hanteringen. Det är ofta mycket små avvikelser det rör sig om, men i en kommun eller ett landsting där transaktionerna är många kan det i slutänden bli rejäla summor.
Vi saknar kunskaperna
Angela Birnstein är ekonomichef på Torsby kommun och berättar att det är viktigt att ibland ta hjälp av en extern revisor för att granska kommunens ekonomi.
− Vi har varken kunskaperna eller resurserna att göra detta själva. Den här revisionen intresserade oss eftersom konsulten så att säga drar in sin egen lön. De tar betalt i form av en procentsats på summan de hittar, vi kunde inte förlora något, säger Angela Birnstein.
Hon upplever att en revision på kapitalläckage är väl använda pengar. Det är ett sätt att granska den egna verksamheten, hitta bristerna och åtgärda dem.
− Det de har hittat är pengar som annars hade gått förlorade för oss. Det rör sig om lite skatter och momsavvikelser. Moms på kommunen kan vara besvärligt, bland annat med olika momssatser. Vi går regelbundet på kurser för att minimera fel.
Missat momsen
Det kapitalläckage som hittades var mindre än Angela Birnstein hade befarat.
− De hittade totalt 500 000 kronor från verksamheten under tre år. Det är mest moms som vi missat att dra av. Med tanke på att vi har en omsättning på 1 miljard kronor per år, tycker jag att drygt 150 000 kronor per år är väldigt lite, säger Angela Birnstein.
Konsulten tar hälften av intäkterna i arvode upp till en viss summa. Sedan minskar procentandelen.
Arbetet kommer att följas upp och kommunerna är nu mer medvetna om var luckorna finns.
− Jag kan ändå tänka mig att vi gör en liknande revision ungefär var tredje år för att kvalitetssäkra verksamheten, säger Angela Birnstein.
Hur går det till?
Angela Birnstein och hennes kommunkollegor tog kontakt med företaget Refero som sedan kom och tankade ner alla filer som behövdes och tog med sig hem. Lars Fyhr på Refero förklarar proceduren.
− Vi gör inte mycket mer än vad alla företag gör själva i sina kontroller av ekonomin. Vi samlar alla data i en stor databas där vi utifrån frågeställningar kan leta efter vissa händelser. Vi kanske skruvar frågeställningarna ytterligare något och vi är mycket systematiska i våra analyser. När vi har fått fram alla intressanta händelser påbörjas handarbetet – vilket innebär att våra anställda, som kan det här med skatter, moms och andra regler, studerar siffrorna för att söka svar på eventuella avvikelser. Våra kunskaper är mycket beroende av våra anställdas prestationer. Vi är lite av detektiver och vi tycker att arbetet är roligt – det är nyckeln till framgångarna, säger Lars Fyhr.
Fem tips för att förebygga kapitalläckage
1. Se till att organisationen är införstådd med att kapitalläckage förekommer, och utbilda personalen regelbundet om bland annat kommunmoms.
2. Skapa samarbete mellan olika processägare (upphandling, ekonomi, förvaltning) på administratörsnivå för att öka kontrollen över flödet.
3. När tredje part används (outsourcing) som utför delar av en process, kan det vara en fördel att anlita extern internkontroll eftersom man som beställare av en tjänst inte har tid eller möjlighet att få insyn på samma sätt som om man sköter processen i egen regi.
4. Samkör parallella system (produktion, stöd, ärendesystem) regelbundet.
5. Regelbundet utbilda personal som hanterar betalningar i ekonomisystem och/eller fakturaflöden.