Öppenhet är nyckeln till förnyelse – och digitalisering

Vad innebär digitalisering?
Det finns en hel del olika tolkningar på det, men i teorin betyder digitaliseringen i botten en omfattande förnyelse av arbetsmetoder, samt införande av ny digital teknik.
Varför är det då så svårt att förnya arbetsmetoder?
Frågan är retorisk, men tål att granskas. Det är inte lätt att förändra en organisation, eftersom det inte är lätt att förändra människor. När man till exempel har lärt sig att arkivera dokument på ett visst sätt under 30 år, är det naturligtvis ganska svårt att ändra på sina rutiner över en natt, eller ens på ett år. Det beror delvis på människans naturliga motstånd mot förändring, men än viktigare: vår rädsla för det vi inte känner till.
Det handlar inte bara om att dokumenten helt plötsligt ska lagras i molnet istället för i mappar och fysiska arkiv. Det är även fråga om ansvar. Ansvaret för att använda korrekta och lagenliga metoderna för arkivering och datahantering faller på individerna, och de gamla arbetssätten kan inte direkt flyttas över till de nya teknologibaserade processerna. En tjänsteman kan vara personligt ansvarig för att alla dokument är lagenligt arkiverade i det nya systemet även efter fem år. Vad händer om jag sköter arkiveringen fel och något försvinner? Kan jag bli personligt ansvarig för det?
Eller ännu värre: tänk om jag inte längre behövs?
Många tänker i dessa banor när det pratas om digitalisering, och det hjälper inte att sopa oron under mattan. Ett vanligt argument för digitalisering är att jobben inte försvinner, utan uppgifterna ändras. Detta kan vara sant, men man måste fortfarande kunna möta och hantera rädslan för det motsatta – annars kan rädslorna leda till motstånd mot förändringar.
Lyssna på oron
För att åstadkomma förändring krävs öppen kommunikation. När man leder en organisation genom förändringar, måste man kunna lyssna på människorna och förstå deras oro, inte försöka stävja deras känslor. När man får chansen att diskutera sin oro och är hörd, blir det möjligt att börja prata om varför förändringarna behövs och vad man kan vänta sig av framtiden.
Förutom bristande kommunikation kan förändringarna försvåras av att organisationen måste sköta daglig uppgifterna samtidigt som man genomför förändringarna. Organisationer kan inte bara stänga igen medan man inför nya teknologier och arbetsmetoder. De måste upprätthålla de befintliga processerna och samtidigt skapa nya.
Förnyelse är svårast när ingen i organisationen har heltidsansvar för förändringsprojektet. Då måste förnyelsen parallellt med någons vanliga jobb – och man får inte tillräckligt med tid över för diskussioner om oron och behovet av förändringar. I sådana fall kan införandet av ett nytt system upplevas som brutalt – de berörda är inte redo. Plötsligt, en dag, har man nya förutsättningar och rutiner, och måste kunna hantera detta. Man kan förstå om första reaktionen är att slå bakut och skrika efter hjälp.
Hur kan man då värna om kommunikation och dialog? I Norge började 35 universitet och forskningsanstalter nyligen (framgångsrikt) använda ett nytt gemensamt ärendehanteringssystem, under ledning av upphandlingsorganisationen Uninett. Det finns flera orsaker till att projektet lyckades, men en av de viktigaste var öppen kommunikation mellan alla parterna.
Vägen till framgång
Öppenheten nåddes på olika sätt. För det första hade man i systemets utformningsfas en styrgrupp på sex personer med representanter från små, mellanstora och stora organisationer. Dessutom deltog samtliga 35 organisationer genom regelbundna möten, där man samlade in och lyssnade på åsikter om det som redan hade gjorts. Direktör för informationsförvaltningen hos högskolan i Oslo och Akershus, André Neergaard, sade följande:
”Jag är nöjd att vi hade, och fortfarande har, möjligheter att påverka produktutvecklingen. Rådet vi bildade vid utformningsfasen fungerar fortfarande och där tar vi beslut om vad som behöver utvecklas.”
För det andra var det fokus på slutanvändarnas upplevelser under utformningen och planeringen. Att förstå slutanvändarnas behov och motstånd mot förändring är inte helt lätt i sådana här stora projekt, så det finns all anledning att satsa på detta.
Varje organisation och alla förändringsprojekt har förstås inte lika stora resurser som Uninett, och varje projekt behöver inte någon styrgrupp. Men man måste hitta ett sätt att lyssna på människorna och förstå dem.
Utan kommunikation blir det helt enkelt ingen förnyelse.
Staffan Miefalk, Head of Public 360°, Tieto
Läs mer om hur Uninett genomförde en gemensam upphandling för 35 organisationer och hur den gemensamma lösningen för informationshantering har lett till en mer effektiv resurs och kostnadskontroll, samt stärkt kommunikationen internt och mellan olika intressenter.( artikeln är på norska)