Statens servicecenter säljer sig inte själv

Socialdepartementet turnerar runt i landet för att informera om och sälja in statens servicecenter till myndigheterna. Anslutningen är frivillig för myndigheterna men det krävs en god uppslutning för att nå de stordriftsfördelar man hoppas på.

I höstas beslutade regeringen att myndigheternas ekonomi- och personaladministration skulle centreras till en renodlad servicefunktion och sedan dess har flera informationsmöten hållits runt om i landet. Det är i sig ett nytänkande då svensk statsförvaltning bygger på att varje myndighet är självständig men där man nu etablerar en operativ statsövergripande struktur.

Mötena har varit välbesökta och frågorna många, hållningen från åhörarna är blandad och delvis avvaktande.

Thomas Pålsson, departementsråd på Socialdepartementet
Thomas Pålsson, departementsråd på Socialdepartementet, visar på fördelarna med att ansluta sig – minskade kostnader, minskad sårbarhet och personberoende till exempel, och att man delar på större investeringar med andra myndigheter.

Beräkningar visar att staten skulle kunna spara uppåt 300 miljoner kronor per år om merparten av de stora och medelstora myndigheterna ansluter sig. Men anslutningen är frivillig, något som Thomas Pålsson framhåller som viktigt.

– Frivilligheten skapar goda förutsättningar och minskar eventuella motsättningar som vi har sett exempel på i andra länder. Det ska även vara möjligt för en myndighet att lämna servicecentret, säger han och tillägger att vi i Sverige är sena med att centralisera administrationen, något som både näringslivet och statsförvaltningen i andra europeiska länder har genomfört för flera år sedan.

Pekar med hela handen
Trots talet om frivillighet pekar regeringen tydligt med hela handen och säger att alla myndigheter ska ansluta sig. Den myndighet som väljer att avstå måste redogöra för att man själv kan sköta administrationen lika effektivt som servicecentret.

Marie Heiborn, ekonomichef SMHI
– Hur ska vi kunna räkna fram en jämförbar kalkyl när verksamheterna är så olika utformade, undrar Marie Heiborn ekonomichef på SMHI.

Charlotte Johansson Ahlström, huvudsekreterare i införandearbetet, har inget enkelt svar på den frågan, men berättar att Ekonomistyrningsverket har tagit fram en vägledning och att det krävs en nära dialog med servicecentret.

– Eftersom talen är svåra att jämföra är dialogen extra viktig, säger hon.

Någon ur publiken påpekar att man förlorar kompetens på myndigheten om man lägger verksamheten på servicecentret, kompetens som bland annat behövs i den beställarroll som myndigheten förväntas utgöra.

– Det är sant att en viss kompetens måste finnas kvar på myndigheten, därför säger vi inte heller att vi kan ta över hela er kostnad på området, säger Charlotte Johansson Ahlström.

Servicecentret ska finansieras med intäkter från anslutna myndigheter. Hur mycket det kommer att kosta är för tidigt att säga. Först framåt 2014, när allt är på plats, kommer prisbilden klarna och ju fler myndigheter som ansluter sig – desto billigare tjänster.

Gemensam e-handel
Genom servicecentret kan staten göra stora investeringar tillsammans, som elektronisk inköpsprocess eller e-arkiv.

– Det finns ett mycket stort värde i att inte varje enskild myndighet går ut och gör de här investeringarna på egen hand, säger Thomas Pålsson.

Den första stora gemensamma investeringen berör e-beställningar. Myndigheterna har krav på sig att införa elektroniskt stöd för e-beställningar före 2013 års utgång och vissa myndigheter har redan investerat i en egen lösning.

Karin Bergenlid, förvaltningschef Högskolan i Väst
– Vi är mitt i ett införandeprojekt och har precis gjort ett avrop på en e-handelslösning. Ska vi bara avbryta arbetet och säga upp avtalet med systemleverantören, undrar Karin Bergenlid förvaltningschef på Högskolan i Väst.

– Flera myndigheter är i samma sits som ni. Vissa väljer att avbryta avtalet och åberopa servicecentralen som skäl medan andra myndigheter har bedömt att det inte går att bryta. Det innebär ett visst risk- och kostnadstagande, säger Charlotte Johansson Ahlström.

Dubbla anslutningskostnader
Hon tillägger att det kan vara bra att begränsa avtalslängden, om man väljer att gå vidare.

– Det skulle innebära dubbla anslutningskostnader för oss, säger Karin Bergenlid.

Men Peter Norén från Ekonomistyrningsverket påpekar att den stora kostnaden med att införa elektroniska beställningar handlar om att förändra organisationen och verksamhetsprocesserna.

– Och det arbetet har ni ju fortsatt användning för, säger Peter Norén.

Genom statens servicecenter får varu- och tjänsteleverantörerna en professionell samarbetspartner för anslutning till beställningssystemet och samtidigt nå ut till alla de myndigheter som valt att ansluta sig.

– Det blir ett bra incitament för leverantörerna att ansluta sig till beställningssystemet. Erfarenhetsmässigt har intresset från varu- och tjänsteleverantörerna att ansluta sig till myndigheternas egna beställningssystem varit varierande, bland annat då det medför en initial investering, säger Anders Christensson från PwC.

Det är fortfarande meningen att myndigheterna själva ska göra sina upphandlingar, alternativt avrop från ramavtal. När avtalet sedan är tecknat skickas alla uppgifter till servicecenter som lägger in dem i systemet. Om man även vill koppla faktureringen till e-beställningarna måste en koppling till ett ekonomisystem göras, antingen på den egna myndigheten eller hos servicecentrets.

På sikt kan servicecentret eventuellt även komma att erbjuda upphandlingstjänster.

– Vissa, framförallt mindre, myndigheter har efterfrågat det, säger Thomas Pålsson, men det finns inget sådant beslut idag.

Viktig reform
Sänkta kostnader är bara ett skäl till att införa servicecentret. Minst lika viktigt är att öka samordningen och förbättra kommunikationen i statsförvaltningen. Även om Thomas Pålsson pratar om den som en familj så är myndigheternas suveränitet relativt stort.

– Det här är en av regeringens viktigaste förvaltningspolitiska reformer. Här finns enorma chanser att förbättra kommunikationen, säger Thomas Pålsson.

FAKTA
Statens servicecenter blir en egen myndighet med start den 1 juni 2012. Till att börja med ska servicecentrets tjänsteutbud bestå av löneadministration, rese- och utläggsadministration, beslutsskrivning, administration av tjänstepensioner, fakturering, kund- och leverantörsreskontra, redovisning och bokslut samt stöd för e-beställningar och
tidredovisning.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.