Upphandling för 11,6 miljarder vann pris

Upphandlingen IT-drifttjänster vann priset Handslaget för 2010 års bästa offentliga upphandling. Per-Erik Andersson från Kammarkollegiet berättar om det omfattande arbetet.

Kammarkollegiets upphandlare har med stor erfarenhet och kunskap noga analyserat behoven hos kommuner och myndigheter samt kartlagt leverantörer för att nå den goda affären. Det väl genomtänkta arbetet har bidragit till ett stort mått av affärsmässighet, innovation och nytänkande.

Därmed står de som självklar vinnare av priset för årets bästa offentliga upphandling – Handslaget.
IT-drifttjänster 2010 är en jätteupphandling med stor omsättning.
– Vi har beräknat att omsättningen under avtalsperioden kommer att landa på cirka 11,6 miljarder kronor. Nu efter ett halvår har vi fått in uppgifter om avrop för 1,2 miljarder kronor så vi verkar ha haft rätt i våra prognoser, säger Per-Erik Andersson.

Det längsta avtalsområdet löper på fem år med möjlighet till två års förlängning. De övriga tre avtalen har en löptid på tre år med två års förlängning. Långa avtal är till fördel för den som är nöjd med sin IT-drift och inte har resurser för nya upphandlingar var tredje år.

Arbetskrävande avrop
Förstudien inför upphandlingen påbörjades 2008. Osäkerheten var stor kring om det ens var möjligt att upphandla IT-drift för Myndighetssverige där behoven varierade stort. I bred samverkan med myndigheter, kommuner, landsting och även privata aktörer kom man fram till att en ramavtalsupphandling ändå skulle göras.

– Vi har utformat avtalet väldigt översiktligt och har inte ställt några specifika krav. Det arbetet har vi överlåtit åt upphandlarna som varit införstådda med att de måste göra ett stort arbete i avropet.

Han tar Hosting som exempel.
– Vi har valt att definiera hostingtjänsterna som IT-drift utanför myndighetens lokaler. Det innebär att många olika tjänster kan inkluderas, bland annat molntjänster.
Det blir istället myndighetens sak att definiera vad man vill ha.
– För att avtalen ska leva under hela avtalsperioden måste vissa formuleringar vara flexibla.

Kammarkollegiet har publicerat en vägledning som är på 100 sidor. Per-Erik Andersson och kollegan Hans-Olov Öhrner arbetar nu heltid med att förvalta avtalet och hjälpa upphandlande enheter med avrop.

Trötta på driftfrågor
I förstudien fick man fram en hel del intressant information.
– Vi frågade bland annat varför myndigheterna beslutar sig för att lägga ut IT-driften på en extern leverantör. Vi trodde det huvudsakligen handlade om kostnadsskäl, att det blir billigare, men det visade sig finnas två andra starkt vägande skäl.

Det ger nämligen en betydligt bättre kontroll över IT-kostnaderna. Genom avtalet med leverantören blir kostnaderna i allra högsta grad förutsägbara. Det andra skälet är att myndigheterna vill koncentrera sig på kärnverksamheten.
– Många är hjärtligt trötta på att diskutera IT-frågor på ledningsmöten, säger Per-Erik Andersson.

Små leverantörer är med
Totalt 35 ramavtal har tecknats med leverantörer i de olika kategorierna, varav 10 betecknas som småföretag.
– Vi har lyckats få med flera småleverantörer på avtalet, något som annars kritiseras i stora upphandlingar. Det har vi åstadkommit genom att bryta ner upphandlingen i mindre delar.

Med en god blandning av leverantörer tillgodoses också olika behov från myndigheterna.
– Alla avropande myndigheter är inte stora, merparten är relativt små vilket betyder att deras behov skiljer sig något åt. De små myndigheterna har ofta behov av att leja bort sin IT-verksamhet men de affärerna ger dålig lönsamhet för de stora leverantörerna. Det gäller att få med små leverantörer som med lönsamhet kan ägna sig åt de små myndigheternas behov.

Per-Erik Andersson är mycket nöjd med att ha fått med de små leverantörerna i avtalet. Han tror till och med att de kan komma att påverka hur de stora företagen utformar sina erbjudanden.

– De små driftleverantörerna är betydligt mer flexibla, järva och riskbenägna i sina erbjudanden och jag tror att vi kommer att se att de konkurrerar även om de stora myndigheterna.

Satt en standard
I förstudien upptäckte man att alla myndigheter hade vitt skilda avtalsskrivningar på förra ramavtalet. Det innebar mycket merjobb för både upphandlare men kanske framförallt för leverantörerna.

– Om du är leverantör och ska hantera avrop från tio olika myndigheter skulle det förstås underlätta om avtalen liknade varandra. Vi bestämde oss för att utforma ett avtalspaket.

I paketet definieras avtalens innehåll, vitesmodeller med mera. Resultatet blev en branschstandard för både myndigheter och leverantörer. De leverantörer som tecknat ramavtal har accepterat standarden.
– Att skapa en branschstandard var inte vårt huvudsakliga syfte från början men vi har fått mycket positiv respons från både myndigheter och leverantörer, säger Per-Erik Andersson.

Kammarkollegiet har också standardiserat förekommande begrepp genom att fastställa enhetliga begrepp och definitioner i en särskild begreppsbilaga.
Logica är en av leverantörerna som tilldelats avtal i upphandlingen.

– Jag tycker att Kammarkollegiet har varit framsynta i sitt arbete. De har gjort en del kloka val som ökar kundens möjligheter att välja, säger Lennart Jonsson på Logica.
– Framförallt har de lagt ett stort och viktigt arbete på att definiera tjänsterna och begreppen. Jag tror att avtalet kommer att påverka all drift framöver, både på offentlig och privat marknad, säger Lennart Jonsson.

Per-Erik Andersson på Kammarkollegiet känner starkt för det arbete man gjort.
– Jag kan lova att vi har ritat om världskartan med vårt ramavtal. Även många privata företag hör av sig och vill ta del av vårt arbete och våra avtalsskrivningar, säger Per-Erik Andersson.

Vinnaren
Statligt ramavtal för IT-drifttjänster 2010
Upphandlande myndighet: Kammarkollegiet
Fyra avtalsområden ingår i upphandlingen: användarnära funktioner, helhetsdrift, hosting och påplatsdrift.
Omsättning: Cirka 2 miljarder kronor per år
Avtalslängd: 3 respektive 5 år, med förlängning på 2 år
Avropande: Totalt cirka 700 myndigheter, kommuner, landsting och offentliga organisationer.
Avropsförfarande: Förnyad konkurrensutsättning
Leverantörer: totalt 35 avtal har tecknats med leverantörer
Tid: Förarbetet tog 18 månader och upphandlingen 9 månader.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.