Upphandling i en osäker tid
– Vi står inför en helt ny situation där man måste identifiera och beakta samhällsperspektiv, inte minst utifrån ett försörjningsperspektiv och säkerhetsmässigt. Det förklarade Anders Asplund, chefsjurist på Upphandlingsmyndigheten på Mötesplats Offentliga Affärer.
Rubriken var Hur upphandlar vi i ett osäkert samhällsläge? En diger panel intog scenen för att reda ut begreppen. Den bestod av Anders Asplund, Upphandlingsmyndigheten, Niklas Kling, MSB, Roger Himmelsköld, SOI, Eva-Maj Mühlenbock, Cirio, och Anja Clausin, FMV.
– Bryt ner och titta på vilka avtalsområden som är centrala. Det kan man göra genom bl.a. kategoristyrning. Det gäller nu att ha koll på försörjningskedjorna, menade Niklaz Kling, MSB.
Roger Himmelsköld, upphandlingschef i Huddinge kommun, menade att svaret på frågan i rubriken är ”helst inte alls”. Det bästa är att förebygga och upphandla när det inte är kristid och allt är dyrare. Nu är det för sent, men vi måste ändå göra jobbet. Det handlar om långsiktiga strategiska beslut. Inköpsfunktionen måste vara med när man ska prata långsiktiga försörjningskedjor – tyvärr är det inte alltid självklart, menade han.
Eva-Maj Mühlenbock nämnde sanktionerna mot Ryssland som leverantörer måste hantera. Läget är bekymmersamt men på samma sätt som pandemin lärde oss olika saker så tvingas offentliga aktörer att agera smartare – med kategoristyrning och annat.
Anja Clausin menade att vi levt för mycket efter devisen ”just in time”, vilket inte längre håller. När det verkligen bränner till så måste vi ha nationella planer. Krisen har visat på osolidariskt beteende från stater som vi betraktar som vänligt sinnade.
– Gör något nu, börja i det lilla, manade hon.
Anders Asplund pekade på vikten av att ta fram säkerhetsskyddsplaner ute i kommunerna. Sanktioner har redan utbetalats av en länsstyrelse i södra Sverige. Det finns ett regelverk som ska följas. Detta är en fråga för den högsta ledningen, inte enbart inköps- eller upphandlingschefen. Och det gäller hela verksamheten.
Niklas Kling påpekade att det finns likheter i detta gentemot hur man jobbar med hållbarhet. Men det handlar litet om att lära sig medan man springer…
Goda grannar och lojalitet – två framgångsrecept som Roger Himmelsköld pekade på. När pandemin bröt ut och det rådde brist på skyddsutrustning träffades ett antal inköpschefer i omgivande kommuner för att hjälpa varandra. Principen är lika aktuell nu.
Anja Clausin höll med om att pandemin blev något av en väckarklocka för många. Att ha avtal på plats innan krisen bryter ut samt ha bra relationer med leverantörerna bidrar till att man kan hantera ett skarpt läge bättre.
Vad ser ni runt hörnet, undrade moderatorn Britt-Marie Mattsson.
Anders Asplund att det viktiga nu är att tänka efter vilka samhällsviktiga verksamheter som man ansvarar för samt fundera på hur kommande kriser ska hanteras. Vi har gått in i ett mer säkerhetskänsligt läge. Det ställer krav på oss alla att tänka på säkerhetsskyddsaspekterna, inte röja säkerhetsskyddad information, o.s.v. Försöka skapa ökad robusthet för att kunna mota kriser.
Niklas Kling menar att man redan nu kan lyfta in säkerhetsaspekterna i de befintliga avtalen och verksamheterna.
– Vi måste ha tummen i ögat på oss själva, men även på leverantörerna för att säkra leverantörskedjorna, menade Roger Himmelsköld.
Anders Asplund menar att samarbete är en av nycklarna till att förebygga och rusta sig för kris. Pandemin visar att det går. Riskfördelning pekade han också på, man kan som offentlig köpare inte lägga all risk på leverantören.
– Sänk tröskeln och börja någonstans. Bygg på de avtal som ni redan har, manade Anja Clausin till sist.