Värnamo lyfter upphandlingen


– Genom att inrätta en särskild förvaltning och nämnd för offentlig upphandling med det strategiska och övergripande ansvaret för utvecklingen av offentlig upphandling och konkurrensfrågorna, tydliggörs såväl ansvaret som den politiska tyngd som offentlig upphandling ska ha. Det menar Harrieth Forsberg, förvaltningschef i Värnamo kommun.

I snart två och ett halvt år har Värnamo kommun tillämpat denna ordning. Upphandlingsnämnden består av fem ledamöter med ansvar för kommunens upphandlingsverksamhet och leverantörsfakturor. Offentliga Affärer ställde några frågor till förvaltningschef Harrieth Forsberg med anledning av Värnamo kommuns sätt att jobba med upphandling.

Vad var bakgrunden till att förvaltningen och nämnden inrättades?
– Ett politiskt beslut för att lyfta upphandlingsfrågor till en strategisk nivå och att samtliga upphandlingsbeslut tas i en och samma nämnd. Genom inrättande av upphandlingsförvaltning och tillsättande av förvaltningschef har upphandlingsfrågorna lyfts i ledningsgruppen där de är en återkommande punkt. I dag får vi till exempel möjlighet att delta i budgetprocessen, berättar Enligt Harrieth Forsberg.

Upphandlingsnämnden även det strategiska och övergripande ansvaret för konkurrensfrågorna inom kommunen.
– Ett annat skäl till att inrätta nämnd och förvaltning var att de upphandlingsstödjande insatserna behövde stärkas.

Vad har nämnden uträttat hittills och vilken betydelse har den haft?
– Bland annat har det inrättats en Distributionscentral, en lösning som består av logistiksamordning och utveckling inklusive kundtjänst, drift av distributionslösning och transporter mellan distributionscentral och kommunens leveransmottagare. Upphandlingsförvaltningens logistikenhet är från och med årsskiftet 2012 systemansvarig och ansvarig för administrationen av alla fordon i kommunen (cirka 180 stycken), och även ansvarig för bilpoolen. Upphandlingsförvaltningen har hand om den praktiska hanteringen/skötseln av cirka 75 stycken fordon, av dessa ingår tio fordon i bilpoolen vid stadshuset. Från och med halvårsskiftet 2013 kommer det även inrättas en tjänst som logistik/skolskjutssamordnare för att ta ett förnyat grepp om skolskjutsarna och övriga transporter och vidareutveckla verksamheten.  

Harrieth Forsberg berättar vidare att Upphandlingsförvaltningen även ökat informations- och utbildningsinsatserna avseende kommunens upphandlingsregler och ramavtalens status. Vi har bland annat lagt mer fokus på samrådsgrupperna genom utbildning och förankring i ledningsgruppen.
– Vi kommer att medverka i utveckling och införande av beställningssystem och elektroniska handelsplatser. Vi har också tittat närmare på möjligheterna till ökad samverkan mellan kommunen och de kommunala bolagen, tillägger förvaltningschefen.

Vad tror du om framtiden för nämnden? Kan den fortsätta spela en strategisk roll i upphandlingsverksamheten även i framtiden?
– Det arbete som jag berättat här om sammanfattas i en strategi för den framtida offentliga upphandlingen med en konkret policy och handlingsplan för de åtgärder och insatser som ska genomföras under de närmaste åren.

– Vi måste ha starkare fokus på det sökta slutresultatet, den goda affären. Alla regler måste bygga på en bred insikt och acceptans inför vad som krävs för att realisera denna målsättning och uppnå en effektiv och sund offentlig upphandling.
Harriet Forsberg betonar att en annan viktig del är att fortsätta utveckla metoder och instrument för att mäta effektiviteten inom offentlig upphandling på mera övergripande nivåer, såsom inom upphandlande enheter och dess verksamheter.

– Vi måste höja målsättningen för upphandling inom områden som miljö, etiska och sociala hänsyn. Förslag på fokusområden är livsmedel, transporter och fordon, understryker hon.

Det råder bred politisk enighet om det här sättet att jobba. Nämnden är tänkt att fungera som en fristående stödjande enhet för samtliga kommunala förvaltningar. Något av ett ”kommunens eget konkurrensverk”, som Dieter Wagner, ordförande i Upphandlingsnämnden, uttryckte det i en intervju i Svenskt Näringslivs nyhetsbrev några månader efter att nämnden inrättats.
Tidigare var ordningen att förvaltningarna själva upphandlade varor och tjänster – med stöd av upphandlingsavdelningen. Nu har man vänt på kuttingen och gör tvärtom.
Och nämnden har getts omfattande befogenheter av kommunfullmäktige, kommunens högsta beslutande organ. I ett särskilt reglemente stadgas Upphandlingsnämndens uppgifter och roll. Den ska inom ramen för LOU och andra relevanta lagar ansvara för kommunens upphandlingsverksamhet samt att upphandlingarna genomförs enligt gällande upphandlingslagstiftning samt i enlighet med kommunens särskilda föreskrifter/beslut/delegationer.

Nämnden är också ansvarig för kommunens samtliga leverantörsfakturor, vilket bidrar till att man får ett helhetsperspektiv och bättre kan följa upp avtalen.
Upphandlingsnämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom nämndens verksamhetsområde.


Bo Höglander

Värnamos upphandlingsnämnd ska:
Få tjänstemännen hantera upphandlingar som en naturlig och viktig del av deras vardagliga arbete.
Samordna upphandlingar mellan förvaltningar.
Vara huvudansvariga för förvaltningarnas upphandlingar.
Förenkla kravspecifikationerna för att få in fler anbud och för att själva kunna följa upp kraven man ställt.
Förenkla språket och sammanfatta de huvudsakliga syftena med upphandlingen så att alla enkelt förstår vad det handlar om.
Se till att upphandlingarna följs på ett bra sätt och att kraven följs upp.
Använda upphandlingslagarna fullt ut i nära samverkan med tjänstemännen.
Lägga ut inom vilka områden befintliga avtal finns på nätet.
I samarbete med övriga förvaltningar söka efter nya varor eller tjänster lämpliga att upphandla.
Källor: Värnamo kommun, reglemente för Upphandlingsnämnden 2011-01-27, nyhetsbrev från Svenskt Näringsliv, Harrieth Forsberg, förvaltningschef Värnamo kommun och kommunens webbplats: www.varnamo.se

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.